国産グループウェアと海外グループウェアの特徴比較
近年は、リモートワークの推進や業務効率化のため、グループウェアを導入する企業が増えており、グループウェアは国内でも数多くの製品が提供されています。どのツールも多機能や低コストをアピールしていて、グループウェアの選びが難しくなってきています。
今回は、グループウェアが「国産」か「海外製」かに注目して、それぞれの特徴などを比較してご紹介していきます。ツールを提供している国が違うだけでなく、文化や慣習の影響が基本機能やカスタマイズに現れています。
日本には独特の文化や慣習が多いので、特徴を把握してからグループウェアの導入を検討すると良いでしょう。
国産グループウェアの特徴
国産グループウェアの特徴は、基本機能に加えて日本でよく利用されている掲示板機能や回覧機能が充実していることです。実際の運用を想定してグループウェアが作られているので、細かいところまで最適化されています。
日本特有の機能は、社内回覧やスケジュール確認機能などです。回覧機能は紙媒体の資料とは違って、時間ができた人から承認できるため、待ち時間の短縮になります。大勢での会議が多い日本企業ではスケジュール機能が大いに役立ちます。
メンバーの表示順も役職順や年齢順など自由に並び替えが可能です。まさに日本企業向けの機能といえます。国産グループウェアには標準機能にWeb会議機能がついていないので、オプション料金や別ツールの導入費用もコストに入れて比較しましょう。
海外製グループウェアの特徴
海外製のグループウェアは汎用性の高い機能が充実しています。カスタマイズや運用方法の工夫で日本企業にあった使い方もできますが、時間やコストがかかる点はデメリットです。
海外製グループウェアで力を入れている機能として、「チャット機能」があります。電子メールで用いられるビジネス定型文が不要になり、迅速なコミュニケーションが可能です。グループチャットを使えば簡単に複数の相手に連絡できます。
既読機能やリアクション機能もついていて相手の確認状況がすぐにわかります。既読がつかなければ、すぐに次のアクションが起こせるので待ち時間の短縮が可能です。
海外製グループウェア特有の機能として、ドキュメント作成・編集機能とWeb会議機能があります。ドキュメント作成・編集機能は、グループウェア上で場所や時間にとらわれず作業することが可能です。
Web会議機能は国産グループウェアだとオプション機能になりますが、海外製グループウェアでは標準でついています。Web会議専用のツールを導入するとコストもかかるので、海外製グループウェアのメリットといえます。
グループウェアは国産と海外製どちらがオススメ？
国産グループウェアと海外製グループウェアの特徴を解説しました。特徴をしっかりと理解した上で、国産グループウェアが向いている企業と海外製グループウェアが向いている企業をそれぞれご紹介します。
国産グループウェアがオススメの企業
国産グループウェアの運用が向いている企業は、日本国内の取引が多く昔ながらの文化や慣習が残っている企業です。回覧機能やスケジュール管理などが充実しているので、カスタマイズをしなくても業務効率化が期待できます。
日本企業向けの仕様になっているので、情報システム部門に力を入れてなくても運用が可能です。現場で実際に使用する社員にとっても、ITリテラシーにかかわらず使用できる場合が多いです。
海外製グループウェアがオススメの企業
海外製グループウェアの運用が向いている企業は、今後グローバルにビジネスを広げていく企業です。いまのところは国内市場のみをターゲットにしていても、事業拡大の可能性を考えて海外製グループウェアを導入するのもオススメです。
海外製のグループウェアは日本企業に向けて細かい機能に特化していないため、企業や社員のITリテラシーが求められます。カスタマイズを行う情報システム部門と実際に使用する社員両方の教育が必要です。
国産グループウェアのおすすめ7選
国産グループウェアと海外製グループウェアの特徴や向いている企業が理解できたので、ここからはオススメの国産グループウェアを紹介します。国産グループウェアの特徴に加えてツール独自の特徴もあるのでしっかりと比較しましょう。
クロジカスケジュール管理-TOWN株式会社
クロジカスケジュール管理はTOWN株式会社から提供されています。料金を機能ごとに設定しているので自社に必要な機能だけを設定して運用できます。操作性にも定評があり、マニュアルを見なくても使いこなすことが可能です。
サーバー代などもかからないので、できるだけコストを抑えたい企業にオススメです。
サイボウズOffice-サイボウズ株式会社
サイボウズOfficeは、サイボウズ株式会社が提供しているグループウェアです。国内シェアNo1を11年連続で獲得しています。10,000件以上の導入実績があり、日本の企業にあった機能を搭載していることが特徴です。
オンプレミス型、クラウド型を好きな方から選べて細かなフォローもしてくれます。運用コストも月額500円/ユーザーでリーズナブルに利用が可能です。
サイボウズGaroon（ガルーン）-サイボウズ株式会社
サイボウズGaroonはサイボウズ株式会社が提供しています。ワークフローやスケジュール管理機能などのさまざまな機能を搭載しています。カスタマイズもしやすいので既存のツールとの連携も可能です。
サイボウズOfficeよりも中堅・大規模企業向けにつくられていて、こちらも日本企業にあった機能が搭載されています。
また、オンプレミス型、クラウド型を選べて企業にあったニーズを選べることがオススメです。クラウド型の料金は300ユーザーまで月額845円/ユーザー、301〜1000ユーザーまでは月額800円/ユーザーになります。
desknet’s NEO-株式会社ネオジャパン
desknet’s NEOは株式会社ネオジャパンから提供されています。プロジェクト管理や議事録、来訪者管理など機能が多いグループウェアです。官公庁や学校、自治体などでも利用されているので信頼性も高いです。
ITリテラシーに関係なく扱える操作性や安心して利用できるサポート体制があり、カスタマイズ型業務アプリ作成ツール「AppSuite」の活用で、独自の業務アプリも追加できます。
初期費用がかからず、月額400円/ユーザーで利用が可能です。運用コストが安い点に加えて、5ユーザーから導入できユーザー数の上限なく利用できる拡張性も人気です。
StarOffice（スターオフィス）-NEC
StarOffice（スターオフィス）はNECから提供されています。長い歴史と豊富な実績を持つグループウェアです。日本企業向けの機能が搭載されていることに加えて、セキュリティ面がしっかりしていることが特徴です。
料金はパッケージ料金（実質初期費用）138,000〜+月額料金1,500〜になっています。ライセンスやサポートによって料金はさまざまなので確認が必要です。
J-MOTTO-リスモン・ビジネス・ポータル株式会社
J-MOTTOはリスモン・ビジネス・ポータル株式会社から提供されています。掲示板やスケジュール管理のメジャーな機能に加えて、安否確認などの機能もついています。PCやスマートフォンだけでなく、ガラケーからのアクセスにも対応しているので幅広い年齢層で利用が可能です。
スタンダードプランを申し込むと20ユーザーまでは月額3,000円で加入が可能です。お得な年払いプランもあります。1ユーザーあたり月額150円と、ほかのグループウェアと比較しても安価です。
GRIDY-ナレッジスイート株式会社
GRIDYはナレッジスイート株式会社から提供されています。役職や部署によってデータ管理の権限が制限されるので、安心して運用できます。23種類の基本機能がついている充実したグループウェアです。
料金は月額6,000円/法人になります。セキュリティへの意識が高いので情報マネジメントを行っている企業などにオススメです。
まとめ
国産グループウェアの特徴や導入に向いている企業について紹介してきました。グループウェアは業務効率化が期待でき、コミュニケーションの促進につながります。
グループウェア導入前には、利用人数や求める機能、目的をはっきりさせてから選定に入ることが大切です。目的は具体的な数字を入れることで、導入後の効果が確認しやすくなります。
既存ツールとの相性がいいものを導入するとスムーズに運用できます。グループウェアは導入するだけでは効果を発揮しないので、社員にとっても使いやすいものがオススメです。
国産グループウェアのオススメも紹介しました。今回紹介したツールは、国内シェアが高く実績が豊富で安心して使用できます。それぞれに特徴もあるのでしっかりと比較しましょう。
＜参考記事＞
【徹底比較】5つの主要クラウド型グループウェアの機能性を調査（マイナビニュース編集部）
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