目次
IT化とは
IT化とは、アナログで行われていた作業をIT技術を活かしてデジタルで行うことです。現在は、人員不足やリモートワークに対応するため、IT化を行う企業が増えています。アナログで行っていた作業を効率的に行うことで、人件費削減や業務効率化が期待できます。
地域や職種に限らず、企業の人手不足は問題となっています。激しい競争に勝つためにも今後社内でのIT化を進めていくと良いでしょう。
IT化の目的
IT化の一番の目的は既存業務を”効率化”することです。業務効率化を進めることで、コスト削減や労働環境の改善を行います。日本は少子高齢化問題による労働力不足の対策として、IT化を推進しています。
業務効率化がうまく進めばコストダウンにつながり生産性が向上します。利益向上や事業拡大のためにもIT化の推進は大切です。
DX、デジタル化との違い
IT化とともに聞く言葉として「DX（デジタルトランスフォーメーション）」「デジタル化」があります。それぞれIT化との違いを説明します。
IT化とDXの違いから説明します。IT化はビジネスの業務効率化を目指していて、DXはビジネスの変革が目的です。DXの意味はデジタル技術によるビジネスの変容になるので、業務改善ではなくビジネス全体を情報技術で変革していきます。
IT化とデジタル化の違いはデジタル情報を活用するか、表現するかです。情報をデジタルで表現するのがデジタル化、デジタル化された情報を活かして業務効率化を行うのがIT化になります。
IT化の成功とは
IT化の成功とは、IT技術によって業務効率化を達成することです。IT技術を導入するだけでなく、コストダウンや業務効率化ができていないとIT化の成功とは言えません。IT化ツールの導入後も、既存のツールを使用して二度手間になっている企業もあります。
IT化ツールの導入前後で業務効率化できているかを、数字や時間でしっかりと把握することが大切です。
IT化にはグループウェアがオススメ
業務効率化のためのIT化ツールとしてオススメしたいのが、グループウェアです。グループウェアは情報共有機能やコミュニケーション機能など複数の機能がついています。
グループウェアを導入する企業はすでに増加していて、リアルタイムでの情報共有で業務効率化に取り組んでいます。グループウェアの特徴を理解して積極的な導入を検討しましょう。
ここからグループウェアのメリットや注意点を紹介していきます。
グループウェアを活用するメリット
グループウェアを活用するメリットは次の3点です。それぞれのメリットをしっかりと把握して導入するかを決めていきましょう。
情報共有の効率化
グループウェア導入の最大のメリットは情報共有などのコミュニケーションなどにおける業務効率化です。ファイル共有機能を使えば紙の資料を電子データで共有でき、進捗状況の確認や同時編集が可能になります。業務連絡をしなくても確認ができるので、修正案の指示が可能です。
ワークフロー機能を使えば押印もネット上で行うことができます。役職順で紙を回す必要がなくなり、時間が空いた人から押印を行うことで待ち時間の短縮が可能です。
掲示板機能を利用すればリアルタイムでの情報更新ができます。ホワイトボードなどのアナログの掲示板では、情報の更新が遅かったり社外からは確認ができません。グループウェアなら出先からでも更新や確認が可能になります。
リモートワークの推進
クラウド型のグループウェアを導入することでリモートワークの推進につながります。ネット環境さえあればどこからでも業務を行えるのでリアルタイムでの情報共有を行うことができます。
対面でのコミュニケーションができないリモートワークでは、チャット機能による手軽な連絡が可能です。電話は相手の作業を止めてしまう可能性があり、電子メール機能は定型文などを入力しなければなりません。チャット機能は相手の都合を気にすることなく簡潔にコミュニケーションが取れます。
既読機能がついているので相手の既読がつかないときは、確認のためのアクションを起こすこともできます。リアクション機能で時間を使わずに相手に確認したことを伝えることも可能です。
不要コストの削減
グループウェアのテレビ会議機能を使うことで、交通費や移動時間を削減できます。印刷していた議事録や資料をファイル共有できるので、印刷コストや保管コストの削減が可能です。多拠点で業務をしている企業や取引先への郵送コストも削減できます。
業務効率化を達成して工程や作業量が減れば人件費の削減も可能です。グループウェアの機能を駆使すれば不要コストの削減につながります。
グループウェアを活用する際の注意点
新しいツールを導入すると、メリットだけでなくデメリットもあります。グループウェアを導入したにもかかわらず、作業効率が落ちてしまわないように注意点を確認しておきましょう。
導入コストの確認
グループウェアには無料ツールや無料プランもありますが、基本的にはコストがかかります。無料のものは利用人数や機能に制限がかかっているからです。高額なグループウェアを導入しても機能を使いこなせないと不要なコストがかかります。
グループウェア導入の目的を明確にして目的に合った機能と要件のグループウェアを導入することが大切です。導入コスト以上の経費削減ができるようにグループウェアの機能を活用しましょう。
運用にあたって教育が必要
グループウェアを導入しても企業に定着しなければメリットが活かせません。定着するまでに時間がかかるとそれだけコストが上昇します。グループウェアを導入してすぐに活用するためには、マニュアル作成や勉強会を行うことが必要です。
マニュアル作成や勉強会など企業も積極的なサポートを行い、グループウェアの速やかな浸透が大切です。
選定が難しい
グループウェアは多くの会社から提供されています。企業に適したものを導入するには選定をしっかりと行うことが必要です。はじめてグループウェアを導入するときは選定基準がわからず、必要な機能がついていない物や不要な機能までついているものを導入してしまう可能性があります。
企業に合っていないグループウェアを導入してしまうと、余分にコストがかかったり再選定を行う必要がでてきます。事前にしっかりとリサーチを行った上で選定を進めていきましょう。
選定の際には利用人数の確認や既存のツールとの相性、操作性などの確認が大切です。無料プランのあるグループウェアを試してみるのもいいでしょう。途中で事業の拡大に合わせてプランを変更できるグループウェアもオススメです。
グループウェアでIT化を進めた事例
IT化のためにグループウェアの導入をオススメしてきました。ここから具体的な事例を紹介します。
事例を参考にしながらグループウェアを導入することによって社内業務の効率化が測れそうか、検討していきましょう。企業や業種によってそれぞれの機能の重要性や利用頻度が違う点にも注意が必要です。
業務効率化を達成するために優先するべき機能を決めてから、グループウェアの選定を行うことが大切です。ここでは4つの事例について紹介します。
リモートワークの実現
リモートワークを推進しているA社ではクラウド型グループウェアを導入しています。自宅からの業務で打ち合わせを行うときは、スケジュール管理機能とテレビ会議機能を使用します。移動の時間や待ち時間の短縮が可能です。
コミュニケーションも問題ありません。録画しておけば会議の記録も残せますし、ファイル共有機能でお互いの画面で確認しながら会議を進めることができます。
ITリテラシーを問わず情報共有
高齢社員の多いB社ではExcelを使用したデータ管理がメインでした。ファイル共有も行っていないので、操作できるパソコンは一つだけで作業の進捗状況はわかりませんでした。
グループウェアを導入後、高齢社員も使用できるようにマニュアルの作成や勉強会を開催してファイル共有機能が浸透しました。お互いの進捗が見えることで修正案もすぐに伝えられるので、無駄な作業時間が短縮できました。
学校内での連絡、共有
C大学では連絡や情報の共有に時間がかかるため、グループウェアを導入しました。掲示板や紙の資料で伝えていたことを、グループウェアの掲示板機能と通知機能を使って伝えるようにしました。
更新すると全員に通知が行くので、リアルタイムに連絡を取ることが可能になります。紙の資料を印刷する必要もなくなったので印刷コストの削減にも繋がっています。
保育士の負担軽減
保育園Dでは保育士が園児の保護者への報告書や教育計画書を、手書きで作成していました。保育業務に加えて事務作業も重なり過酷な業務環境でした。
グループウェアを導入後、スケジュールや園児の様子をグループウェア上で共有が可能になり、事務作業は音声入力でも行うことができます。保育士の負担軽減にもなり、保育業務に集中できるようになりました。
まとめ
今回の記事では、IT化を推進するグループウェアの活用方法や導入メリット、成功事例について解説してきました。最近では、グループウェアの導入コストも低くなっているので積極的な導入がオススメです。
メリットや注意点についても解説しましたので、選定の際の参考にしていただけますと幸いです。グループウェアを選定するときはさまざまな立場の人から意見を聞くことが大切です。既存ツールとの相性なども確認しておくと、グループウェアの導入がスムーズになります。
IT化の推進によって業務効率化やコスト削減、柔軟な働き方を目指している企業にはグループウェアの導入がオススメです。
＜参考記事＞
IT化とは？上手な進め方や実際の成功事例、おすすめのツールを紹介
グループウェアのメリット・デメリット | 導入に失敗しない比較ポイント | BOXIL Magazine
グループウェアとは？基礎知識や導入メリット、選び方まで徹底解説！ | ワークフロー総研
グループウェアの導入事例４選！活用のポイントは？｜ITトレンド
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