こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
業種を問わず、「グループウェア」を導入する企業は増えています。グループウェアを活用することで、情報共有やコミュニケーションの活性化など多くのメリットが得られます。しかしグループウェアは数多く存在するため、「どれを選べば良いか分からない」という方も多いのではないでしょうか。
グループウェア選びで失敗しないためには、製品をしっかり比較することが大切です。そこで本記事ではグループウェアの比較表や、おすすめグループウェアをご紹介します。グループウェア選びでお悩みの方は、ぜひご一読ください。
目次
グループウェアを比較するための前提知識
まずは、グループウェアに関する必要な知識を押さえておきましょう。
そもそもグループウェアとは？
グループウェアとは、組織の情報共有やコミュニケーションを促進するITツールの総称です。ネットワークを経由することで、離れた社員との情報共有やコミュニケーションが容易になります。主にパソコンから利用しますが、製品によってはスマートフォンで快適に利用することが可能です。
また多くのグループウェアは、複数の機能を搭載しています。社員同士の連携をスムーズにする機能もあれば、社員個人のルーティンワークを効率化する機能もあります。グループウェアの機能は製品によって様々であるため、企業に合ったものを選びましょう。
グループウェアの市場規模は年々拡大しており、ビジネスでの利用が広まっています。グループウェアの基礎知識をより詳しく知りたい方は、次の記事をご覧ください。 グループウェアとは？人気ツールや基礎知識・できることを紹介！
グループウェアを利用するメリット
グループウェアを利用する主なメリットは、下記の4つです。
- 情報共有・コミュニケーションが活性化する
- 業務効率化につながる
- ペーパーレス化によりコストを削減できる
- 様々な働き方に対応できる
グループウェアには社員同士の連携に役立つ機能が数多く存在するため、情報共有やコミュニケーションが活性化するでしょう。
またグループウェアは、Webブラウザさえあれば自席にいながら利用可能です。ホワイトボードのように移動する無駄がなくなるため、業務効率化にもつながります。 報告書や申請書をオンライン化できるグループウェアを使えば、ペーパーレス化によりコストを削減することも可能です。
多くのグループウェアは社内ネットワークに依存せず使えるため、外回りの仕事やテレワークなどの幅広い働き方にも対応できます。
グループウェアの主な機能
グループウェアの機能は様々ですが、主なものを表にまとめました。ただし、機能名は製品によって若干異なる場合があります。
| 機能名 | 概要 |
|---|---|
| カレンダー（スケジュール管理） | スケジュールの管理・共有が行える |
| 日程調整 | 日程調整を効率化する（カレンダー機能に含まれるのが一般的） |
| ビジネスチャット（メッセージ） | 離れた社員とチャット形式で会話できる |
| プロジェクト管理 | プロジェクトの進捗管理・共有が行える |
| タスク管理（To Do） | タスクの管理・共有が行える |
| 勤怠管理（タイムカード） | 勤怠実績の管理・共有が行える |
| ワークフロー | 社内の申請手続きが行える |
| ナレッジ共有（社内Wiki） | 社内のナレッジの管理・共有が行える |
| 社内SNS | 全社的な情報発信が行える |
| ファイル共有（ストレージ） | ファイルの保存・共有が行える |
| メール | メールの送受信が行える |
| Web会議 | 離れた社員とWeb上で会議が行える |
グループウェアを比較する4つのポイント
グループウェアは需要が高いこともあって、非常に多くの製品が存在します。企業に合った製品を選ぶためには、比較する4つのポイントを把握することが大切です。1つずつ順番に解説しますが、より詳しくはこちらの記事をお読みください。
ニーズに合った機能があるか
先ほども解説した通り、グループウェアには様々な機能が存在します。企業のニーズに合った機能がない製品を選んでも、費用対効果はそれほど期待できません。よって、グループウェアの機能ラインナップは特に重要なポイントです。
まず従来の業務が抱える課題を明確にして、製品を探す際にはその課題を解決できる機能があるか確認しましょう。
ただし、グループウェアを使い始めてから新たな課題が見えてくることもあります。目ぼしい機能を持つ製品が複数ある場合は、より機能が豊富なものを選ぶと良いでしょう。
オンプレミス型かクラウド型か
グループウェアには、「オンプレミス型（パッケージ型）」と「クラウド型（SaaS型）」の2種類あります。最近主流となっているのは、クラウド型のグループウェアです。とはいえ、それぞれにメリット・デメリットがあるため、企業に合った種類の製品を選びましょう。
オンプレミス型は、自社サーバーを用いてデータ管理する製品です。適切に運用できればセキュリティ性が高く、企業独自のカスタマイズがしやすいメリットがあります。一方で、自社サーバーを設置・構築するための初期費用に加えて、導入後の運用・保守コストが多くかかるのがデメリットです。
また、基本的にオフィスでしか情報共有できません。 クラウド型は、インターネット上の仮想サーバーを用いてデータ管理する製品です。自社サーバーが不要なためコストを抑えやすく、場所を問わず利用できるメリットがあります。
その反面、クラウドサービスのベンダーに大きく依存するため、オンプレミス型と比べてカスタマイズはしづらいのがデメリットです。 オンプレミス型とクラウド型の違いを詳しく知りたい方は、次の記事をご覧ください。
グループウェアにおけるオンプレミス型とクラウド型の違いとは？
導入・運用コストは適正か
やはり、コストも重要なポイントです。たとえ生産性を向上できたとしても、それ以上に多くのコストがかかるのでは、費用対効果は上がりません。前述の通り、オンプレミス型だと自社サーバーのために多くのコストがかかります。よって、コスト節約を優先したい企業であれば、クラウド型の方がおすすめです。
ただし、オンプレミス型・クラウド型のいずれを選んだとしても、製品によって料金は大きく変わります。製品の公式サイトで料金体系を必ず確認しましょう。なお、最近主流のクラウド型グループウェアでは、定額料金を支払うサブスクリプション方式が一般的です。
サブスクリプション方式の場合、月間払いよりも年間払いにした方がコストを節約できます。
使いやすいインターフェースか
たとえ機能が豊富にあったとしても、使いづらければ業務効率化にはつながりません。グループウェアを選ぶ際には、公式サイトで使いやすいインターフェースか確認しましょう。必要に応じて資料請求や問い合わせ、無料トライアルを利用するのもおすすめです。
また、操作性だけでなく視認性もチェックする必要があります。見づらい製品だと、情報共有の際に誤解が生じたり、時間がかかったりすることも。操作性・視認性の高い製品を選べば、グループウェアがより浸透しやすくなります。
おすすめグループウェア比較表【有料・無料】
本記事では、おすすめのグループウェアを10点ピックアップしてご紹介します。次章以降では1製品ずつ取り上げていきますが、まずは分かりやすく比較表でまとめました。比較する際の参考にしてください。なお、記載は2022年2月時点での内容となります。
| 製品名 | 種類 | 主な機能 | 主な料金プラン（税抜） |
|---|---|---|---|
| クロジカスケジュール管理 | クラウド型 | カレンダー 日程調整 ビジネスチャット プロジェクト管理 タスク管理 勤怠管理 ワークフロー ナレッジ共有 社内SNS ファイル共有 | フリー（月額無料） ベーシック（月額500円） プレミアム（月額800円） ※年間契約の場合 |
| NotePM | クラウド型 | ナレッジ共有 ファイル共有 | プラン8（月額4,800円／8人／80GB） プラン15（月額9,000円／15人／150GB） プラン25（月額15,000円／25人／250GB） プラン50（月額30,000円／50人／500GB） プラン100（月額60,000円／100人／1TB） プラン200（月額120,000円／200人～／2TB～） |
| desknet's NEO | オンプレミス型 クラウド型 | カレンダー 日程調整 ビジネスチャット プロジェクト管理 タスク管理 勤怠管理 ワークフロー 社内SNS ファイル共有 メール | 【オンプレミス型】本体ライセンス（39,800円～／5人～） 【クラウド型】基本プラン（月額400円） |
| Google Workspace | クラウド型 | カレンダー 日程調整 ビジネスチャット ファイル共有 メール Web会議 | Business Starter（月額680円） Business Standard（月額1,360円） Business Plus（月額2,040円） Enterprise（料金は要相談） |
| サイボウズOffice | クラウド型 | カレンダー 日程調整 ビジネスチャット プロジェクト管理 タスク管理 勤怠管理 ワークフロー ファイル共有 メール | スタンダードコース（月額500円） プレミアムコース（月額800円） |
| WaWa Office | クラウド型 | カレンダー タスク管理 ファイル共有 メール Web会議 | 基本料金（月額2,500円）＋ユーザーごとの料金（月額400円） |
| HotBiz8 | クラウド型 | カレンダー ビジネスチャット タスク管理 勤怠管理 ワークフロー ファイル共有 メール アンケート 来訪者管理 | 初期費用（10,000円）＋手数料（月額10,000円～）＋基本料（月額10,000円～／200人） |
| StarOffice | オンプレミス型 | カレンダー 日程調整 タスク管理 ファイル共有 メール | パッケージ料金（800,000円～）＋サポート料金（月額10,000円～） |
| mitoco | クラウド型 | カレンダー 日程調整 ビジネスチャット タスク管理 ワークフロー ファイル共有 顧客管理 | 300人以下（月額800円） 301〜1,000人（月額700円） mitocoパートナー（月額500円） |
| GRIDY | クラウド型 | カレンダー ビジネスチャット プロジェクト管理 タスク管理 勤怠管理 ワークフロー ファイル共有 メール | 無料（ただし、社内空きリソースの提供が必要） |
比較サイトを使うのもおすすめ
グループウェアを選ぶ際に、「他人の意見も参考にしたい」という方は多いでしょう。そのような方には、「ITreview」などの比較サイトもおすすめです。 ITreviewでは、実際にグループウェアを使っている人の口コミをチェックできます。口コミの投稿者は様々なため、全てを鵜呑みにするのはおすすめしませんが、ある程度の参考にはなるでしょう。
おすすめグループウェア10選
先ほど比較表でピックアップしたグループウェア10点について、1つずつ順番にご紹介します。
シンプルで使いやすい「クロジカスケジュール管理」
「クロジカスケジュール管理」は、TOWN株式会社が提供しているクラウド型のグループウェアです。シンプルで使いやすいインターフェースが最大の魅力で、ITツールに慣れていなくてもすぐに使い方を覚えられます。コストパフォーマンスも高いため、初めてグループウェアを導入する企業におすすめです。
スケジュール管理に使えるカレンダー機能が特に充実しており、タスク管理機能との連携や、日程調整も行えます。社員ごとの色分けやカテゴリー表示などの見やすい工夫もあり、ストレスフリーな利用が可能です。他にも、プロジェクト管理機能やビジネスチャット、ワークフローなど、機能が豊富にあります。
料金プランはフリー・ベーシック・プレミアムの3種類で、料金に応じて機能数が異なります。
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ナレッジ共有に優れた「NotePM」
「NotePM」は、株式会社プロジェクト・モードが提供しているクラウド型のグループウェアです。特にナレッジ共有に優れているのが特徴で、高度なエディタで分かりやすくマニュアルの作成・共有が行えます。検索・整理機能も充実しており、必要なナレッジに素早くアクセスできます。
利用人数に応じて、料金・ストレージ量が変わる料金プランとなっています。1人あたり10GBものストレージが使えるため、ファイルの管理も快適になるでしょう。必要に応じて、ストレージ容量を100GB増やせる追加オプション（プラス月額15,000円）も利用可能です。
機能が豊富な「desknet's NEO」
「desknet's NEO」は、株式会社ネオジャパンが提供しているオンプレミス型・クラウド型のグループウェアです。基本機能が27個もあるため、幅広い業務シーンを効率化できます。また、追加オプションの「AppSuite」を使えば、オリジナルの業務アプリも作成可能です。
料金プランは、オンプレミス型・クラウド型のどちらを選ぶかによって変わります。オンプレミス型だと5ユーザー39,800円～のライセンス購入、クラウド型だと1ユーザー月額400円～のサブスクリプションとなります。企業に合わせて選べるのも魅力です。
共同作業に役立つ「Google Workspace」
「Google Workspace」は、Google社が提供しているクラウド型のグループウェアです。「Googleドキュメント」や「Googleカレンダー」などを快適に利用できるほか、チャットやWeb会議も利用できます。特に、複数人で同じファイルをリアルタイムに編集できるのが魅力です。
料金プランは4種類あり、料金に応じてストレージ量やWeb会議の参加可能人数などが変わります。大企業向けのEnterpriseプランは、担当スタッフとの相談が必要となります。14日間の無料トライアルもあるため、試してみると良いでしょう。
スマホでも快適な「サイボウズOffice」
「サイボウズOffice」は、サイボウズ株式会社が提供しているクラウド型のグループウェアです。パソコンはもちろん、スマートフォンやタブレットでも使いやすくなっており、どこでも快適に使えるのが魅力です。ビジネスで役立つ機能も数多く備わっています。
料金プランは2種類あり、スタンダードコースで1ユーザー月額500円～とリーズナブルです。プレミアムコースだと基本機能に加えてカスタムアプリも利用でき、より快適になります。なお、以前はオンプレミス型も提供していましたが、2022年2月現在ではクラウド型のみとなっています。
セキュリティ性に優れた「WaWa Office」
「WaWa Office」は、株式会社アイアットOECが提供しているクラウド型のグループウェアです。SSLによる暗号化はもちろん、独自データセンターによる24時間・365日体制でのサーバー監視など、セキュリティ性に優れています。クラウドでのデータ管理でも心配ありません。
料金は、「企業全体の基本料金＋ユーザーごとの料金」という体系となっています。初期費用が不要な上に、導入のサポートも充実しています。14日間の無料トライアルがあるので、気軽に試してはいかがでしょうか。
大人数だとお得な「HotBiz8」
「HotBiz8」は、株式会社ASJが提供しているクラウド型のグループウェアです。タスク管理などのポピュラーな機能に加えて、アンケート作成や来訪者管理といった珍しい機能もあります。アップデートが頻繁に行われており、機能がグレードアップしていくのも魅力です。
料金は、「初期費用＋月額手数料＋月額基本料」という体系となっています。200人で利用する場合だと月額基本料が約50円となり、大変お得です。大人数でグループウェアを利用したい企業におすすめします。
サポートが充実している「StarOffice」
「StarOffice」は、日本電気株式会社（NEC）が提供しているオンプレミス型のグループウェアです。カレンダーやタスク管理、ファイル共有など、日々の業務に欠かせない機能が備わっています。ドラッグアンドドロップでのファイル登録など、操作性の高さが魅力です。
料金は、「パッケージ料金（実質初期費用）＋月額サポート料金」という体系となっています。NEC製品であれば、ハードウェアからソフトウェアまで充実したサポートが受けられます。サポートやライセンスの種類によって料金は様々なので、必ずご確認ください。
営業・マーケティングに強い「mitoco」
「mitoco」は、株式会社テラスカイが提供しているクラウド型のグループウェアです。Salesforceと連携して顧客管理を行えるのが特徴で、営業やマーケティングに役立ちます。ほかにも、カレンダーやワークフローといった便利な機能が揃っています。
料金体系はサブスクリプションで、人数が多いと割安になりお得です。ただし、年単位・5ライセンスからの契約となります。また、「mitocoパートナー」を契約することで、社外のユーザーも利用できます。
空きリソースを提供すれば無料で使える「GRIDY」
「GRIDY」は、ナレッジスイート株式会社が提供しているクラウド型のグループウェアです。社内のCPUやHDDといった空きリソースを提供する代わりに、無料で利用できるのが最大の魅力といえます。空きリソースに余裕がある企業や、コストを抑えたい企業におすすめです。
また機能も豊富で、勤怠管理やワークフローといった役立つ機能が備わっています。有料の「Knowledge Suite」を別途申し込めば、SFAや名刺のオンライン管理といった機能も利用可能です。アクセス制限や暗号化などのセキュリティ対策も充実しています。
企業に合ったグループウェアを導入して、業務効率化しましょう！
今回はグループウェアの比較表や、おすすめグループウェアをご紹介しました。 政府が働き方改革を推進していることもあり、業務効率化はどの企業にとっても重要課題でしょう。テレワークの導入も広がっている現代では、グループウェアの活用が鍵となります。
今回ご紹介した内容を参考にして、ぜひグループウェアを導入してみてください。 グループウェアの導入が初めてという企業には、シンプルで使いやすいクロジカスケジュール管理が最もおすすめです。
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