こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
「リモートワークで社員同士の会話が減ってしまった」「ネットワーク上で円滑にコミュニケーションができたらなぁ」と悩んでいませんか？
そんな方には、グループウェアのコミュニケーションツールを使うことをおすすめします。この記事では、グループウェアのコミュニケーションツールを使うメリットを解説します。グループウェアのコミュニケーションツールを使うと、コミュニケーションにおける課題を解決できます。また、リモートワーク環境でも社員同士のコミュニケーションが活発になり、ストレスなく業務を進めることができるでしょう。
グループウェアのコミュニケーションツールを使って業務改善をしたい人は、ぜひ最後まで読んでみてください。
グループウェアのコミュニケーションツールを使う2つのメリット
グループウェアのコミュニケーションツールを使うメリットを2つ紹介します。
コミュニケーションによるストレスが減る
グループウェアのコミュニケーションツールを使うメリット1つ目は「コミュニケーションによるストレスが減る」ということです。今でも多くの企業は、メールを使って社内外でやりとりをしていますが、メールは何かと不便です。メールでのめんどうなやり取りは、チャットや掲示板、社内SNSを使うことで解消できます。
例えば、チャットや掲示板の機能を使えば、LINEを使う感覚で社員同士でコミュニケーションがとれるようになります。返信すべきかどうか迷うメールに対しては、「いいね！」などのリアクションで気軽にレスポンスできるので、返信内容を考える時間も減ります。
メールをたくさん使っている企業にとっては、グループウェアのコミュニケーションツールを使うことで社員のストレスを減らすことができるでしょう。
リモートワークでも円滑なコミュニケーションが可能
グループウェアのコミュニケーションツールを使うメリット2つ目は「リモートワークでも円滑なコミュニケーションが可能」です。リモートワーク環境になると、社内にいるときのように気軽に会話ができません。しかし、それでメールや電話が増えてしまっては、リモートワークは辛いものになります。
グループウェアのコミュニケーションツールを使うことで、メンバー同士で気軽にタスク管理もできますし、チャットでリアルタイムのやりとりもできます。
グループウェアを導入すれば、リモートワーク環境下でも円滑なコミュニケーションが可能です。
グループウェアのコミュニケーションツールを使う2つのデメリット
グループウェアのコミュニケーションツールはデメリットもあります。デメリットを2つ解説します。
使いこなせる人と使いこなせない人の差が出る可能性がある
グループウェアのコミュニケーションツールを使うデメリット1つ目は「使いこなせる人と使いこなせない人の差が出る可能性がある」です。グループウェアはとても便利な機能ですが、使いこなせない人も少数出てきます。使いこなせない人がいると、情報共有ができなかったり、グループウェア上でコミュニケーションがうまく取れない可能性があります。
使いこなせない人に教育をすることも大切ですが、そもそも使いこなせない人が出ないようなグループウェアを選ぶことがとても大事です。
グループウェアによって得意分野が異なる
グループウェアのコミュニケーションツールを使うデメリット2つ目は「グループウェアによって得意分野が異なる」です。例えば、チャット機能に強いグループウェアもあれば、タスク管理・状況共有に力を入れているグループウェアもあります。
「とにかくグループウェアを入れれば、コミュニケーションが円滑になる」と思わず、導入時はいろんなグループウェアを検討し、最適なものを選びましょう。
グループウェアの代表的なコミュニケーションツール5つ
グループウェアの代表的なコミュニケーションツールを5つ紹介します。
チャット
コミュニケーションツールの1つ目は「チャット」です。チャットはLINEをイメージするとわかりやすいです。チャットは1対1でも、複数人でもリアルタイムでメッセージを送り合うことができます。
社内でチャットを使うことで、会話のようにスムーズなやりとりができます。また、「わざわざ会議を開くまでもないけど、みんなに確認したい」という時も、ネット上でみんなの意見を聞くこともできます。リモートワークが普及している昨今では、必須のコミュニケーションツールです。
掲示板
コミュニケーションツールの2つ目は「掲示板」で掲示板は2ちゃんねるやYahoo知恵袋をイメージするとわかりやすいです。社内のいろんなメンバーから意見をもらいたいときや、ちょっとした告知もできます。
掲示板があれば、わざわざメールを一斉送信しなくても、社内メンバーから意見を集めることができます。また、不特定多数のメンバーに告知したい内容も掲示板に載せれば、メールを送る必要がなくなります。面倒なメールを減らすために掲示板はとても役に立ちます。
社内SNS
コミュニケーションツールの3つ目は「社内SNS」です。社内SNSはTwitterやFacebookをイメージするとわかりやすいです。「メールを送るまでもないけど、みんなに共有したい」というときに役立ちます。ツール②で紹介した掲示板に近いツールでもあります。
例えば「最近パトカーが多いので、運転には気をつけてくださいね」という具合で、気軽にメンバー内に情報発信をすることができます。「いいね！」などのリアクション機能も搭載されていることが多いので、レスポンスがラクです。社内のコミュニケーションを増やすために、社内SNSはおすすめです。
ToDo（タスク）管理
コミュニケーションツールの4つ目は「ToDo（タスク）管理」です。ToDo管理は、メンバーそれぞれが抱えているタスクや課題を見える化することができます。そのため、メンバー内で進捗をフォローし合うことができ、効率よく仕事を進められます。
多くの企業では、タスクを個人管理していたり、共有フォルダで管理していたりします。しかし、個人管理や共有フォルダ管理では、メンバーにうまく情報共有できなかったり、属人的なデータになることがあります。
一方で、グループウェアのToDo管理ツールは、統一されたフォーマットでタスクを管理できるので、誰が使っても美しくタスクを管理できます
タスクをExcel管理している企業にとっては、グループウェアのToDo管理は便利なツールです。
メール
コミュニケーションツールの5つ目は「メール」です。
実は、グループウェアのコミュニケーションツールにもメール機能があります。あえてグループウェアでメールを使うメリットもあります。
- ブラウザ上でメールの送受信ができるので、会社のパソコンがなくても仕事ができる
- グループウェアの他ツールとの連携がしやすい
メールの役割自体は、普通のメーラーと全く変わりはありません。しかし、上記のようにリモートワークをする人や、グループウェアを活用する企業にとっては、グループウェアのメールを使う価値はあります。
以上、代表的なグループウェアのコミュニケーションツール5つを紹介しました。導入するグループウェアによってコミュニケーションツールの種類や数に差はあります。しかし、ここで紹介した「チャット」「掲示板」「社内SNS」「ToDo管理」「メール」のコミュニケーションツールは、ほとんどのグループウェアに搭載されています。グループウェアを導入するときは、どんなツールがあるか確認してみてくださいね。
グループウェアを導入して業務の効率化をしよう
グループウェアのコミュニケーションツールを使うメリット・デメリットを紹介しました。また、具体的なコミュニケーションツールも解説しました。グループウェアを使えば、間違いなく業務効率は上がります。自社のコミュニケーションにおける課題を洗い出して、どのグループウェアが最適か検討してみてください。
スケジュール管理のことなら、私たちにご相談ください。
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