こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
「社員の予定が分からないので仕事を頼みにくい」「いつ、どこで社員が作業をする予定なのかが分からない」といった問題を抱えていませんか？
スケジュールの管理ができていなくては業務に支障が出てしまい、作業効率も低下してしまいます。グループウェアを使用することで、適切なスケジュール管理が実現し、業務の効率化や生産性の向上といった効果が見込めますよ。
今回はグループウェアでスケジュールを管理するメリット、グループウェアを活用するコツ、グループウェアの選定ポイント、カレンダー機能を活用した事例についてお伝えします。
目次
グループウェアでスケジュールを管理するメリット
ここではグループウェアでスケジュールを管理するメリットについて説明します。自社でグループウェアを活用するためにも、メリットをしっかり把握しておきましょう。
スケジュール管理の効率性が上がる
グループウェアを使うことで、効率よくスケジュールを管理できます。
例えば時間や場所に関係なく、予定の閲覧・追加・修正を簡単に行えます。またスケジュールが変更されるとカレンダーにすぐ反映されるので、情報共有のスピードが上昇します。
予定を変更した旨を別の場所に記載したり、誰かに伝えたりする必要もありません。
グループウェアを使えば、スケジュール管理に費やしていたコストを削減できるため、業務の効率化にもつながります。
予定のブッキングなどのミスを減らせる
グループウェアには予定を可視化し、直感的に見やすい形で表示する機能が備わっています。
そのため会議や施設の予約が被ってしまい、調整しなければならないといったトラブルを防げます。
特に大切な取引先との打ち合わせなどで調整が必要になってしまっては、自社に対する信頼を失いかねません。
顧客や取引先と信頼関係を築くためにも、ブッキングなどのミスを減らせることはグループウェアを使用する大きなメリットといえるでしょう。
社員間の連携を強化できる
グループウェアのカレンダー機能には、予定だけでなくタスクを登録できる場合があります。
タスク状況を共有することで、業務量が多い、納期に間に合わない、などの問題が発生したときに、他の社員に協力を求められます。
また社員の予定を一元的に把握できることで、予定の確認に時間をとられないのでミーティングがしやすくなります。
社員同士が声をかけあって積極的に話し合いの場を設けることで、チームワークの向上も期待できるでしょう。
グループウェアを上手に活用するコツ
グループウェアを導入してスケジュール管理を効率的におこなうためには、どのような工夫が必要なのでしょうか。ここからはグループウェアをうまく使いこなすためのコツをご紹介します。
導入目的を社内で共有する
なぜグループウェアを導入するのか、導入することでどのようなメリットがあるのかを社員に伝えておきましょう。
グループウェアの導入は、単に新しいツールの登場というだけでなく、仕事の進め方に変化を与える行為でもあります。
業務効率の低下をおそれ、使用を拒む社員が出てくるかもしれません。
新たなツールの使用を定着させるためには、社員の協力が必要不可欠です。グループウェアの導入目的やメリットを、社員に対して丁寧に伝えることを心がけましょう。
試験的に導入する
使用感を確認するために、部署やチーム単位で試験的にグループウェアを導入してみましょう。
社員単位では規模が小さすぎて使わない機能が出てくるかもしれませんし、組織単位では導入前・導入後ともにコストがかかりすぎてしまいます。
実際に使用してみて、必要な機能が揃っているか、インターフェースは見やすいかなど、自社のニーズを満たしているかを確認していきましょう。
その際にアンケートを実施して、社員の意見や反応を確認する方法も効果的です。
独自のマニュアルを作成する
グループウェアの使い方に疑問が出たら、独自のマニュアルを作成して共有することをおすすめします。
ここでポイントなのが、その企業独自のマニュアルである、という点です。
同じグループウェアを使用していたとしても、業務内容が異なれば使い方は違ってくるもの。使い方が異なれば、疑問に思う点も微妙に違いが出てくるはずです。
公式マニュアルの参照やサポートセンターへの問い合わせでは、検索作業や対応に時間がかかってしまうことがあります。
実際に使用してみて分からなかった点をあらかじめまとめておけば、疑問点をすぐに解消でき、すぐに業務に戻れるでしょう。
カレンダー機能を搭載したグループウェアの選定ポイント
カレンダー機能をもつグループウェアの選び方には、押さえておくべきポイントが複数あります。ここからはグループウェアの選び方のポイントを4つご紹介します。
対応端末で選ぶ
時間や場所を問わず予定を確認できることが、グループウェアのカレンダー機能を活用するメリットです。
外出先でもスケジュール管理が必要な場合は、タブレットやスマートフォンなどPC以外の端末でも使用できるものを選びましょう。
特にAndroidやiOSへの対応は必須ですし、OSによっては動作環境が保証されていない可能性もあるので、事前にチェックしておくことをおすすめします。
また単純に別デバイスでも使用可能かだけでなく、画面の大きさが変わっても見やすいかなど、インターフェースの使いやすさも確認が必要です。
提供形態で選ぶ
グループウェアはオンプレミス型とクラウド型の2種類が用意されています。2つは提供形態が異なっているため、自社の導入環境に適したものを選ぶ必要があります。
それぞれの特徴は以下のとおりです。
オンプレミス型
自社でサーバーを用意し、グループウェアのシステムを構築します。
導入や運用に費用・時間・人材コストがかかりますが、拡張性や安定性が高いため長期的な運用に向いています。
社員が現場や職場に常駐することが多いのであれば、オンプレミス型のグループウェアを検討してみましょう。
クラウド型
提供会社によって構築されたシステムにアクセスすることで利用できます。
初期費用がかからない、導入してからすぐに使用できるので、導入・運用に関わるあらゆるコストを抑えられます。
既に完成されたシステムを利用するのでカスタマイズ性に欠けますが、オンプレミス型よりも導入するハードルは低いでしょう。
タブレットやスマートフォンでも利用可能なものが多いため、外出先での作業が多い社員を抱える企業におすすめです。
機能で選ぶ
カレンダー機能と一口にいっても、その種類はさまざまです。
最低限の機能だけを備えたシンプルなものもあれば、他ツールとの連携が可能だったり、通知機能が充実していたりと、豊富な機能を搭載しているものも存在します。
適切なグループウェアを選ぶためには、スケジュール管理で抱えている課題をはっきりとさせておく必要があります。
機能が充実したグループウェアは導入・運用費用が高くなりがちです。自社の課題や環境に即したグループウェアを導入できれば、高い費用対効果を発揮できるでしょう。
サポート体制で選ぶ
カレンダー機能は日常的な使用が予想されます。そのため使い方が分からなくなったときに、すぐ疑問を解消できる体制が整っていると安心です。
具体的にはマニュアルやFAQなどが充実している環境が望ましいでしょう。さらに電話やメールなどで直接問い合わせできるメーカーであれば、サポート体制は万全といえます。
チャットボットやLINEでの問い合わせ、24時間対応など、提供されるサービスも会社によって異なります。
ITに詳しい人材がおらず運用に不安がある、といった場合は、提供会社のサポート体制が充実しているグループウェアを選びましょう。
カレンダー機能を活用している企業の事例
ここからは、グループウェアのカレンダー機能を活用している事例をご紹介します。実際の活用例を確認することで、スケジュール管理における課題がどのように解消されるかをみていきましょう。
不動産業の事例
スケジュール管理をExcelでおこなっていたA社。Excelでは社員数が増えれば増えただけ、データ量が膨大になってしまいます。
またスピーディな予定の追加・修正ができず、リアルタイムの予定の把握が難しいという課題がありました。
そこでグループウェアを導入してカレンダー機能を使い始めたところ、予定の管理が格段にしやすくなりました。予定管理に費やしていた5時間分を削減できています。
またスマホからでも確認できる、タスクが色分けされているので見やすい、といった利便性の高さにも助けられています。
士業の事例
B事務所では無料ソフトでの予定管理が困難と判断し、グループウェアの導入を検討しました。
具体的な課題はスケジュールの入力漏れ、それに伴う確認ややり直しの作業に時間がかかる、などです。
しかしグループウェアのカレンダー機能によって、スケジュールやタスクが可視化されることで、入力漏れがあってもすぐに対応できるようになりました。
また施設の予約状況も可視化されるので、会議室の予約が重なるといったトラブルも未然に防げています。
グループウェアのおかげでヒューマンエラーが減ったので、顧客対応力の向上も実感しています。
製造業の事例①
C社では出先で作業をする社員が多く、誰がどこにいるのか分からないといった事態が多発していました。
取引先から連絡があっても、担当者がいつ帰ってくるのか分からない、と返事をするしかなかったことも。
そこでC社はスケジュールの管理・共有を徹底するために、グループウェアの導入に踏み切りました。
導入による変化として挙げられるのは、予定管理の効率性が向上したことです。
外出先からでもカレンダーを閲覧できるので、予定を確認するためだけに会社に戻ることがなくなりました。
また社員の予定を共有できるので、取引先からの電話にも正確に対応できています。
製造業の事例②
数年の間に事業を拡大し、社員を急増させたD社。
社員間のスケジュールを共有できておらず、予定の調整に時間がかかっていたことを受け、グループウェアの導入を決意しました。
ツールの導入によって時間を有効活用できるようになり、スケジュールの調整にかかっていた時間をなんと9割も削減できました。
またカレンダーに会議室などの予約や、他の社員に与えられたタスクを登録するなど柔軟に使えるので、業務の効率化にもつながっています。
建設業の事例
建設業を営むE社では、必要なスキルを持つ人材を集める「プロジェクト型」の業務形態を採用しています。
そのためスケジュールの共有は必須でしたが、管理体制が不足していたため、グループウェアを活用することで課題解決に乗り出しました。
カレンダー機能を使用することで、従業員全員の予定を自由に登録・閲覧でき、プロジェクトの組み立てが容易になりました。
業務量やプロジェクトの進捗状況も分かるので、仕事をスムーズに進められます。
グループウェアのカレンダー機能で効率よくスケジュールを管理しよう
今回はグループウェアでスケジュールを管理するメリット、グループウェアを活用するコツ、グループウェアの選定ポイント、カレンダー機能を活用した事例についてお伝えしました。
カレンダー機能を業務に役立てることで、スケジュール管理の効率性は格段に向上します。
自社の要件に合ったグループウェアを選ぶ、社員からの協力を得られるようにする、といったポイントを押さえて、グループウェアを上手に活用してみてください。
スケジュール管理のことなら、私たちにご相談ください。
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