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社内掲示板とは
新しい勤務体系としてリモートワークが推進されています。リモートワークでは、地域や場所にとらわれない働き方ができる一方で、社員同士の情報共有が難しくなっています。そこで、離れていても社員同士をつなげてくれるのが「社内掲示板」です。
社内掲示板は全社員に向けて必要な情報を伝達するためのツールです。かつては職場の壁やホワイトボードを使ったアナログなものが採用されていました。現在では、インターネットの普及により各企業にパソコンが設置され、デジタル化が推進されています。
導入が増えているのは掲示板機能付きのグループウェアです。クラウド型のグループウェアを導入すれば、ネット環境さえあればどこからでもアクセスできるので、リモートワークとも相性がいいです。クラウド型のグループウェアを活用することで、時間や場所にとらわれない情報共有が可能になります。
他拠点で展開されている企業にも、掲示板機能付きのグループウェアは効果的です。拠点を越えたコミュニケーション、情報共有につながります。社内掲示板として掲示板機能付きのグループウェアを導入することがオススメです。
掲示板機能付きのグループウェアは、コスト削減も期待できます。ペーパーレス化によって、保管コストや郵送コストを抑えることが可能です。また、テレビ会議機能によって交通費や移動時間を抑えられます。
掲示板ツールの選び方
近年では多くの掲示板機能付きのグループウェアがリリースされています。数あるグループウェアの中から企業にあった掲示板ツールを選ぶ方法についてご紹介します。
掲示板でコミュニケーションは取れるか
グループウェアでは、掲示板の使いやすさだけでなく、ツール上でコミュニケーションが取れるかも重要です。掲示板でコメントを記載できれば、メールやチャット機能を利用しなくてもコミュニケーションが取れます。
掲示板に一方的に投稿するだけでなく、双方向のコミュニケーションが取れることは業務の効率化につながります。
ITリテラシーに関係なく使用できるか
グループウェアは、ITリテラシーに関係なく使用できるツールを選ぶと良いでしょう。社内掲示板は全社員が利用できることが大切です。多機能であったり操作が複雑だと、使いこなせる社員が限定されてしまいます。
一部の社員しか使用できないと企業全体のコミュニケーションが活発になりません。コミュニケーションに参加できない社員がいたり、掲示板ツール自体の利用が浸透しない恐れがあります。
掲示板本来のコミュニケーションツールとして運用できなければ、業務効率化に繋がらないため、操作性の確認も重要です。勉強会や研修などの余分な時間やコストがかからないよう、導入前に確認しておくことが大切です。
スマホやタブレットから操作できるか
クラウド型のグループウェアを導入することで、スマホやタブレットからも掲示板にアクセスできます。社内のパソコンからしかアクセスができないと、リアルタイムでの情報更新ができません。
リモートワークの普及を目指している企業や外出が多い企業は、クラウド型のグループウェアを導入すると迅速な情報共有に役立ちます。OS（iOSやAndroidなど）に関わらず使用できるツールが便利です。
掲示板機能付きグループウェアを使うメリット
ここからは、掲示板機能付きグループウェアを利用するメリットの解説をします。従来の電話やメール、アナログな掲示板と比べてどのようなメリットがあるかについて説明します。しっかりとメリットを把握した上で導入を検討しましょう。
リアルタイムに情報を更新できる
グループウェアは、アナログな掲示板と比べてリアルタイムに情報を更新できる点がメリットです。アナログな掲示板は修正や更新を全員が把握するのに時間がかかります。掲示板機能付きのグループウェアなら、場所を選ばず隙間時間で更新や確認ができます。
リアルタイムに情報を更新できるのでリモートワークとも相性がいいです。掲示板機能付きのグループウェアを導入するのと同時にリモートワークを推進できるので、社員の自由な働き方にもつながります。
検索機能や並び替え機能、通知機能を使えば見落としによるミスを減らし、確実かつスピーディーに情報共有が可能です。
掲示板でコミュニケーションが取れる
掲示板機能付きのグループウェアを導入することで、掲示板上でメッセージ機能やチャット機能が使えます。掲示板ツールと別のチャットツールなどを使わずに、素早いコミュニケーションが可能です。
掲示板上でコミュニケーションをとることで、全員で情報の共有ができることもメリットです。情報も蓄積されていくので、過去の情報ややりとりを確認しながら最新の情報を共有できます。
業務が忙しい時はリアクション機能で確認したことをすぐに伝えることができます。既読状況がわかることで見落としへの早めの対応を取ることができます。
業務効率化につながる
掲示板機能付きのグループウェアには、掲示板以外の機能も付いています。ファイル共有機能を使うことによって作業状況を見ながらの指示が可能です。テレビ会議機能を使えば移動時間や交通費のコストを削減できます。
ワークフロー機能を使えば承認印（押印）にかかる時間を短縮が可能です。これらの掲示板以外の機能を有効活用することで業務効率化につながります。掲示板本来の目的であるコミュニケーションもスピード、正確性ともに向上します。
業務効率化が掲示板機能付きのグループウェアの導入目的とも言えるので、機能をすべて活用して業務のムダを減らすことが大切です。
掲示板機能付きグループウェアを使う注意点
掲示板機能付きグループウェアを使う上での注意点もあります。導入する前に確認してグループウェアの運用に失敗しないようにしましょう。注意点を把握することで、導入した後に運用が浸透しないことや別ツールの再検討といった失敗を回避することができます。
運用ルールを設定する
まず、掲示板に書き込む内容や更新頻度などのルール設定が必要となります。ルールを定めないと「掲示するべき内容かどうかがわからない」「あとで書き込むつもりで忘れてしまった」など、必要な情報がリアルタイムで反映できません。
掲示板機能付きグループウェアのメリットを活かすためにも運用前のルール設定、運用中のルール改定が重要です。始業したら掲示板を確認する、終業前に掲示板を更新すると言った具体的なルールを設定しましょう。
ルールを設定することで導入したのに、掲示板機能付きグループウェアの運用が浸透しないといったムダを防ぐことができます。
掲示板を混在させない
すでに掲示板ツールを導入している場合は掲示板の混在には注意が必要です。アナログな掲示板はグループウェアとうまく使い分けることもできますが、デジタルな掲示板は一つに絞って使用しましょう。
複数の掲示板があると、古い掲示板に書き込んでしまい情報の伝達をできないことがあります。掲示板機能付きグループウェアの導入が決まったら古いツールの運用の停止が必要です。
グループウェアの掲示板は部署ごとやチーム単位での掲示板を作成できます。書き込む掲示板を間違えると伝えたい相手に情報が伝わりません。運用方法についての教育をしっかりと行い、誤った情報発信をしないように注意しましょう。
運用コストがかかる
グループウェアは、長期間で運用することによって効果を発揮します。有料の高額なプランに加入すれば高機能のツールを使えますが、必要のない機能まで付いているツールを導入すると毎月の支払いが負担になります。
グループウェアの長期間運用していくためにも、適切な月額プランの導入をしましょう。また、あらかじめ運用コストが掛かっても問題ないか、シミュレーションしておくことも大切です。
拡張性のある企業の場合は後からプラン変更できるグループウェアがオススメです。事業の拡大に合わせて月額プランを変更していけます。
選定をしっかりと行う
グループウェアは多くの会社から提供されています。自社にあったものを導入するには選定を行うことが必要です。はじめてグループウェアを導入するときは選定基準がわからず、必要な機能がついていないものや不要な機能までついているものを導入してしまう可能性があります。
事前にしっかりとリサーチを行った上で選定を進めていきましょう。選定の際には利用人数の確認や既存のツールとの相性、操作性などの確認などが大切です。試用期間があるものや無料プランで提供しているグループウェアもあるので、実際に使って自社に合っているか判断することが大切です。
セキュリティ面もしっかりと確認しておきましょう。サイバー攻撃などの外部からのセキュリティと、企業内部の不正アクセスを防げる仕組みがあると安心です。
まとめ
掲示板機能付きのグループウェアのメリットや選び方を紹介してきました。掲示板機能付きのグループウェアを導入することで、活発なコミュニケーションや業務効率化、コストダウンが可能です。
すでに導入している掲示板ツールの問題点を洗い出してから選定していきましょう。グループウェアにはメリットや注意点がありますので、どちらも把握することが大切です。選定の際には、使用する頻度の高い社員や立場の異なる意見を取り入れてから行いましょう。
コミュニケーションツールは生産性に大きな影響を与えます。会社としても積極的な導入や支援を行いましょう。掲示板機能付きのグループウェアは業務への影響が大きいので、導入までにリサーチや運用を想定することが大切です。
業務効率化を実現することがグループウェア導入の成功といえます。しっかりとした選定やシミュレーションを行い企業全体での業務効率化を目指していきましょう。
＜参考記事＞
社内掲示板とは？作り方や活用方法、掲載する内容例について紹介 | THANKS GIFT エンゲージメントクラウド
【2023年最新】掲示板機能付きのおすすめグループウェア9選
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