こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
富士キメラ総研の「ソフトウェアビジネス新市場2017年版」によると、グループウェアの市場規模は2016年度の1,160億円から、2021年度には1,986億円と約1.7倍に拡大すると予想されています。
上記のようにグループウェアの市場規模拡大が予想される理由は、グループウェアが社内の業務効率化を実現できるツールであることを多くの企業が認めているからです。
では、グループウェアによってどのようなことが実現できるのでしょうか。
今回は、グループウェアで可能な業務効率化の範囲と生産性が向上する14の機能をお伝えします。
グループウェアとは？スムーズな組織管理で業務効率化を実現
グループウェアとは、社内組織やチーム内で専用のネットワークを構築し、スムーズな情報共有や組織管理ができるサービスのことです。
たとえば、メールよりも便利で手軽にコミュニケーションを行える社内SNSやチャットのほか、ToDoリストでチーム内のタスク管理を行ったり、営業の報告書を離れた場所から共有したり、会議室予約なども行うことができます。
上記のような情報共有に便利な機能がオールインワンで搭載されたツール、それがグループウェアです。
グループウェアにはさまざまな機能が搭載されているため、もともとは大企業向けや高額なソフトが主流でした。
しかし、クラウド用のグループウェアが続々と登場したこともあり、いまでは導入コストがされ、中小企業でも導入するケースが目立ち始めています。
グループウェアで可能な業務効率化の範囲
では、具体的にグループウェアでどのようなことができるのでしょうか。
社内コミュニケーションの停滞による報連相漏れを防ぐ
グループウェアを導入することで、社内コミュニケーションの停滞や、それに付随する報告漏れなどを防ぐことができます。
メールやチャット、社内掲示板など、コミュニケーションに役立つ機能が標準搭載されたグループウェアも少なくありません。
情報の発信から受信までスムーズに行えるより、社内コミュニケーションが活性化します。
また、文章のやり取りだけではなく、画像や文書、映像を社員間で共有できるため、リモートワークやサテライトオフィスで働く社員にとってもコミュニケーションをとりやすくなります。
スムーズな情報共有で適切な顧客へ適切なアプローチが可能
グループウェアは、一つのソフト内で顧客情報などを一元管理することもできます。
たとえば、同じ部署だけではなく他部署から顧客情報を確認したり、「返事待ちのため待機」など営業の進捗状況も共有することが可能です。
複数の部署が存在する企業の場合、別々の部署が同一の顧客を相手にすることも珍しくありません。
上記のようなケースで各部署に情報の齟齬が起こってしまうと、顧客に迷惑をかけてしまう恐れもあります。
あらかじめグループウェアで顧客情報を共有しておくことで、適切なアプローチにつながります。
タスクや進捗管理で組織内の状況把握を簡素化できる
社員やチーム内メンバーのタスクや進捗管理ができるのも、グループウェアの強みです。
企業の規模が拡大してきたときに困るのが社員やチーム内メンバーの状況把握。
いままででもExcelなどを使って進捗管理を行うこともできましたが、専用のソフトではないので使い勝手が悪かったり、ほかのソフトと連携できないことが難点でした。
しかし、グループウェアであればメールやチャットを行う同じ画面で、上記のような進捗管理を行えます。
ほかのソフトや機能と連携することで、よりメンバーの状況を把握しやすくなるでしょう。
距離の遠い社員でも簡単にミーティングに参加できる
グループウェアにはメールやチャットなど、コミュニケーション用の機能が充実しています。
インターネット環境とログイン情報さえあれば利用することができるため、たとえ遠く離れた場所で仕事をしている方でも会議やミーティングに参加することが可能です。
リモートワークやサテライトオフィスを導入したい企業にとっては最適なツールといえるでしょう。
業務効率化に役立つグループウェアの機能一覧
サービス会社によって異なりますが、グループウェアにはさまざまな機能が搭載されています。
ここでは、グループウェアの代表的な14種類の機能を紹介します。
社内コミュニケーションを円滑にする機能
まず、社内コミュニケーションをスムーズに行える機能からです。
コミュニケーションを円滑にして社内の雰囲気を良くするだけではなく、報告漏れやミスを防いで業務効率化につなげることもできます。
社内メール
グループウェア内で送信や受信ができるメール機能です。
単独でインストールするメールソフトに比べ、グループウェアに保存した情報を参考にメーリングリストや宛先情報、名刺管理などを効率的に行うことができます。
社内SNS
TwitterやFacebookなどのSNSを社内用に導入したようなイメージです。
タイムラインを使用して日報や業務連絡を一斉送信できるほか、プロジェクトごとにグループを作成してチャットによって進捗状況を報告し合うこともできます。
社内掲示板
社内SNSのように、会社全体へ業務連絡を行う際などに役立ちます。
グループウェアのトップページに表示されることが多いため、より重要な情報発信を行うときに活用するなど、SNSとは異なる用途で使うと良いでしょう。
チャット
チームやプロジェクトなどの単位ごとにグループを作成してチャットできる機能です。
チャット履歴もしっかりと残るため、確認漏れを防ぐこともできます。
情報を漏れなく共有できる機能
次に、情報共有に最適なグループウェアの機能を紹介します。
社員全員が顧客情報やメンバーの進捗状況を理解することで、業務効率化につながります。
ファイル共有
チームや部署、プロジェクトごとにファイルを保管・管理できる機能です。
グループウェアのなかでは保管したファイルをいつでも参照・編集することができるため、スムーズに情報を共有することができます。
アドレス帳・名刺共有
自社とかかわりのある人物・会社のアドレスを保管・管理できる機能です。
名刺や顧客の重要な情報なども保存し、その情報にいつでもアクセスできるため、顧客の満足度を損ねないような情報共有が可能になります。
プロジェクト共有
現在、自社で進行しているプロジェクトを一目で分かるように分類しておくことができます。
メンバーやスケジュール、進捗状況などを登録しておくことで、ほかのプロジェクト参加者でも情報を確認しやすくなるでしょう。
レポート・議事録作成
営業報告書や商談内容、会議の議事録などを作成・保管しておける機能です。
グループウェア内には専用のフォーマットが用意されているため、誰でも情報が見やすく、誰でも簡単に内容を記入することができます。
生産性向上に直結する機能
最後に、生産性向上に直結する機能を紹介します。
主に管理機能が中心ですが、これまでお伝えした機能と組み合わせることで業務効率化の目標に近付くことができます。
ワークフロー管理
社内における報告や申請業務を、一つのフロー内で完結できる機能です。
交通費や経費の申請から有給の取得まで、「申請・承認・決裁」までの作業を効率化できます。
スケジュール管理
社員またはプロジェクトチームメンバーのスケジュールを管理する機能です。
1日のスケジュールや数日後の予定まで可視化できるため、社員同士で連携をとりやすくなります。
ToDo管理
個別のToDoリストを作成し、達成の可否や検証ができる機能です。
スケジュール管理機能と組み合わせることで、チームメンバーなどの進捗状況をより細かく把握することができます。
タイムカード
社員の出退勤時間を記録・集計する機能です。
グループウェアとは別の勤怠管理システムと連携することもできます。
経費精算
経費にまつわる提出や承認、交通費の仮払いなどができる機能です。
グループウェアによっては、ワークフロー管理機能に含まれている場合もあります。
まずは導入から！グループウェアは業務効率化に役立つ
グループウェアを使って社内のさまざまな情報を共有・管理することで、業務効率化や生産性向上に役立ちます。
今回は13種類の機能をお伝えしてきましたが、目的や用途に合わせて必要なものを選び分けてください。
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