こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
グループウェアとは、会社内や学校内での情報共有やコミュニケーションを円滑にすすめ、業務を効率化することができるビジネスソフトウェアのことです。コラボレーションソフトウェアとも呼ばれ、ネットワークに接続されたコンピューター同士で、スケジュール管理などの様々な機能を利用できます。
様々なサービスが1つのシステムに集約されているため、機能性が高くとても便利です。近年では、インターネットや企業などの組織内でのみ構築されたネットワークであるイントラネットの技術向上により、ウェブブラウザを使用したシステムが主流となっています。
主な機能は7つあり、「チャット機能」「電子掲示板機能」「ライブラリ機能」「スケジュール管理機能」「会議室予約機能」「プロジェクト管理機能」「電子決済機能」です。この記事では「スケジュール管理機能」であるカレンダー機能について解説していきます。
この記事を読んで、グループウェアのカレンダー機能について理解し、より良い仕事環境を整えていきましょう。
目次
グループウェアを使うメリット
グループウェアを使うメリットは3つあります。
1つ目のメリットは、「スムーズに情報共有ができること」です。チャット機能や電子掲示板機能を利用することにより、社員同士が簡単にコミュニケーションを取ることができます。また一般的なメールと違い、相手がメッセージを読んだかどうかも確認することができます。
2つ目のメリットは、「ペーパーレス化によるコスト削減」です。インターネット上でデータの共有を行うため、使用する紙のコストを削減することができます。例えば、1枚あたり2.5円のコピー用紙を、1日に1,000枚使用すると仮定します。すると1日に2,500円、1ヶ月（22日営業）で55,000円、1年で66万円のコピー用紙代がかかります。
グループウェアを使いペーパーレス化することで、1年でおよそ66万円もコストを削減することができるのです。
3つ目のメリットは、「リモートワークの円滑化」です。新型コロナウイルスの影響により、感染拡大防止のためリモートワークを推進する企業が増加しました。グループウェアを活用することで、インターネット上で仕事のやりとりを効率的に行うことができるため、リモートワークを円滑にすることができます。
グループウェアのカレンダー機能について
カレンダー機能とは
カレンダー機能とは、その名の通りカレンダーを用いて、仕事のスケジュールを管理する機能のことです。グループウェアのカレンダー機能は個人のスケジュールだけではなく、社員のスケジュールを管理し、共有することができます。また時間や場所に関係なくカレンダーの確認・修正・追加をすることができるため、誰かにスケジュールの変更を口頭で伝えなければいけないような手間がなくなります。
グループウェアのカレンダー機能はスケジュールを可視化し、パッと見ただけでスケジュールがわかるように作られています。したがって、「予定が被ってしまった」というトラブルを避けることができます。取引先との大切な会議をブッキングさせてしまった場合、企業の信用問題にも関わってきます。個人のスケジュール管理機能が向上することで会社の信頼度が高まり、会社全体の業務の効率も上がります。
カレンダー機能には、予定だけではなく社員のタスクを登録できる場合があります。社員同士で「今なんの仕事をしていて、どれくらい仕事が進んでいるか」を把握することができるため、業務量が多かったり納期が間に合いそうになかったりする時は協力することができます。
カレンダー機能の活用した事例
企業内でカレンダー機能は様々な場面において役に立ちます。今回は、カレンダー機能の活用した事例について2つ紹介します。
1つ目は「不動産業の事例」です。不動産業であるA社は、これまでExcelを用いて社員のスケジュールを管理していました。しかし、会社が大きくなり社員が増えるにつれ、Excelのデータは膨大になっていきます。またデータが重いと、スマホではスケジュールの確認ができず、社員の予定の把握が難しいという問題がありました。
そこで、グループウェアのカレンダー機能を導入したところ、スケジュール管理がスムーズになり、これまでスケジュール管理に費やしていた5時間分の作業時間を削減することができました。
2つ目は「製造業の事例」です。製造業であるB社は、社員の外回り業務が多く全ての社員が「どこで何をしているか」を把握することに困難を抱えていました。また社員が帰社する時間もわからないため、取引先の企業から電話があっても返答に困ることがありました。
そこで、カレンダー機能を活用したことにより、この課題を解決しました。社員は外出先にいてもスマホで自分のスケジュールを確認することができるため、「予定を確認するためだけで一旦会社に戻る」という煩わしい手間が省けました。また、取引先の企業から電話があった際も、正確な社員の帰社時間を伝えることができるようになりました。
カレンダー機能の提供形態
オンプレミス型
オンプレミス型とは、会社が保有しているサーバーにソフトウェアをインストールし、グループウェアのシステムを構築する方法です。費用は高額であり導入までの時間はかかりますが、セキュリティが厳重になります。また会社が使いやすいように、独自のカスタマイズを行うことができます。
また、拡張性や安定性が高いため、長期的に活用することができます。社員が現場や職場で仕事をすることが多い会社の場合は、オンプレミス型のグループウェアが最適です。
オンプレミス型のグループウェアの相場は100ユーザーあたり、約36万円から100万円です。先述した通り初期費用がかかるため、高額となっています。また自社サーバーや周辺機器などが必要となる場合は、準備に100万円以上かかる場合もあります。導入を検討する際は、会社の環境を確認することが大切です。
クラウド型
クラウド型とは、ソフトウェアをインストールすることなく、提供している会社が構築したシステムにアクセスする方法です。オンプレミス型よりも初期費用がかからず、最短で当日からサービスの利用を始めることができます。中小企業であっても導入しやすい提供形態です。
既に完成されたグループウェアを使用することになるため、会社独自にカスタマイズすることはできません。しかし、導入コストを抑えることができるため、試験的にグループウェアを導入した企業におすすめです。また、タブレットやスマホでも利用することができるものが多いため、社員が外出することが多い企業に向いています。
クラウド型のグループウェアの相場は100ユーザーあたり、約4万円から100万円です。クラウド型は初期費用が無料なものが多いため、会社のインターネット環境を整えるだけでグループウェアを導入することができます。
カレンダー機能付きグループウェアの選び方
カレンダー機能付きグループウェアを選ぶ際に何を基準にすればいいのかについて解説していきます。グループウェアは提供会社によって様々な機能があり、多種多様です。中小企業向けのグループウェアから大企業向けのグループウェアまであります。
したがって、自社に合ったグループウェアを選ぶことが大切です。以下の4つのポイントを抑えておきましょう。
1つ目は、「オンプレミス型かクラウド型か」です。2種類の提供形態については上記で説明しました。初期費用が高く導入するまでに時間がかかるオンプレミス型は、多くの社員を抱える大企業向けの提供形態となっています。一方でクラウド型は、比較的導入がしやすくコストもかからないため中小企業向けの提供形態です。
2つ目は「機能性」です。カレンダー機能を利用してスケジュール管理をする際に、どのような機能があればいいのかを考えてみましょう。例えば社員同士で連絡を取り合いながら、スケジュール管理を行いたい場合はチャット機能やタスク管理機能があると便利です。また会議室予約機能が搭載されていれば、会議室や施設の予約が簡単になります。
提供サービスによっては、会議室や施設の予約がブッキングした際にアラートでお知らせをしてくれる機能もあります。自社のニーズに合った機能を備えたグループウェアを選びましょう。
3つ目は「操作性」です。いくら機能性がよく、便利なものでも簡単に操作できなければ使い物になりません。例えば、これまで紙媒体によって管理することが多かった社員にとっては、操作が難しいと余計に手間がかかります。したがって、誰もが簡単に操作できるものでなければなりません。
オンプレミス型の場合は使いやすいように自社でカスタマイズしていけば良いのですが、クラウド型の場合は提供会社によって操作性が違います。サービスの無料期間やデモ期間などを活用し、社員がしっかりとグループウェアを使いこなすことができそうか確認しましょう。
4つ目は「セキュリティ性」です。グループウェアでは社外秘のデータや社員の個人情報を管理するため、セキュリティ性が高いものを選ばなければなりません。プライバシーマークやISMSの認証を受けているグループウェアであれば、セキュリティ性は高いでしょう。ISMSは情報セキュリティマネジメントシステムのことであり、この認証を受けていればセキュリティ対策が万全であるということです。
また、利用できるIPアドレスやデバイスを制限できるグループウェアであれば、誰もが簡単に操作できるわけではないため、安心して利用することができます。
グループウェアのカレンダー機能の利便性についてまとめ
グループウェアのカレンダー機能を活用することで、コストを削減し業務の効率化を図ることができます。また社員同士のコミュニケーションが豊かになることで、業績や企業サービスの向上に繋げることができるでしょう。
また、ペーパーレス化することもできるためコストを大幅に削減することに加え、環境にも優しいです。外部秘の文書などをシュレッダーで廃棄するという手間もなくなります。
グループウェアはプライバシーマークやISMSの認証を受けているものであれば、セキュリティ性が高いため、会社の機密情報や社員の個人情報が漏洩することはありません。安心して使うことができるサービスだといえるでしょう。
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