施設や設備を複数同時に使用する際、ダブルブッキングしない方法

こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。

企業で仕事を進める上で、とても重要になってくるのがスケジュール管理と、スタッフ同士のスケジュール共有です。

会社内でのスケジュール管理と共有を、管理部やスタッフが各自うまく管理することができれば、全従業員がストレスなく毎日の職務をこなすことが可能です。

この一見当たり前かと思われるスケジュール管理と共有ですが、管理と共有の仕方を間違えると社内で混乱が起こってしまい、ダブルブッキングするなど職務を妨げてしまう危険性が発生してしまうので、シンプルで確実なスケジュール管理や共有方法が必要となります。

そこで企業ごとにスケジュール管理や共有の方法は様々ですが、ここではインタビューを行なった企業から見えてきたスケジュール管理と共有の問題点と、その解決策について詳しく解説していきます。

メンバーで会議が終わった後スタジオ作業する際に、ダブルブッキングする問題が発生してしまう

今回インタビューをさせて頂いた企業は、映像の企画や制作、編集を行なっている映像制作会社です。

この企業では毎回、担当メンバーで会議室を借りて会議した後、ほぼ同じメンバーで続けてスタジオ編集作業を開始するというのが、主な仕事の流れとなっています。

そして会議室から、複数の編集・録音スタジオまで、徒歩数分の距離で別の建物に存在しており、スケジュール管理は管理部が一括で管理しています。

またスタッフのスケジュール管理は、管理部が事前にスタッフから送られてきたスタジオの使用時間やクライアント名・担当者や会議室の予約時間を元に、管理部が作成した管理表を毎日社内に張り出すことにより、それをスタッフ各自が確認する形でスケジュールを確認する流れを採用しています。

そのため、共用の機材を使用する際、スタッフが同時に複数の施設や設備を使用するため、メンバー同士でダブルブッキングが起きてしまうという問題を抱えています。

先ほども触れたようにこの企業では、管理部がスケジュールを一括管理しており、それをスタッフが各自で社内に張り出された管理表を見てスケジュール確認をするという、大変手間のかかる方法を取っています。

そのうえ管理表の枠は30分からなので、会議室を10分しか使用せず、その後すぐに違うスタジオで作業したいと思っても、まだスタジオが空いていないため若干のタイムラグが生じてしまうという悩みも抱えています。

初めからスタジオで会議しない理由は、スタジオがオフィスから少し離れており、会議後にそのスタジオに行かないメンバーもいるため、初めからスタジオで会議をしてしまうと時間ロスをしてしまうスタッフがでてきてしまうからとのことです。

そのため社内スタッフのスケジュール管理がとても難しく、スケジュール管理者が毎回、スタッフの予定を社内で管理表を張り出すことで管理するということが、非常に困難だというのが現状です。

ここまで解説してきたように毎回、管理部がスタッフのスケジュール調整を行うことは非常に困難であり、さらには管理表に詳細を記載しきれず当日になって急に機材が必要になるなど、急なイレギュラーが発生することもありえます。

そういった問題点の解決として、スタッフのスケジュールを、一括管理・共有することができるグループウェアのカレンダー機能を、有効活用するようにしましょう。

社内外でも使用できるグループウェアなら、全てのスタッフに対し、今まで管理部を通してでしかできなかったスケジュール管理を円滑に管理・共有することが可能となり、ダブルブッキングをしてしまうなどの問題を未然に防いでくれます。

つまり企業内でグループウェアのカレンダー機能を有効活用することにより、会議後のスタジオ使用予定スケジュールを即座に把握することができ、自分のスタジオ使用予定を共有できるので、今回のようなダブルブッキングが起きてしまう企業に対しての問題解決策になるといえるでしょう。

私たちは、予定共有ができるスケジュール管理クラウド「クロジカスケジュール管理」を提供しています。豊富な知見を活かし、お客様のお仕事に合ったご利用方法をご提案します。チームの情報共有でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。

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