こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
管理をエクセルでおこなっている会社も多いかと思いますが、表計算ツールであるエクセルをスケジュール管理に使うのはオススメできません。 本記事では、スケジュール管理をエクセルで行うことへの評価やデメリットを考察していきたいと思います。 加えて、エクセルに代わるITツールとは何なのか、ITツールを使ったスケジュール管理とは何なのかを説明するとともに、ITツールを使ったスケジュール管理では、ガントチャートをオススメする理由についても、記述していきたいと思います。
目次
スケジュール管理が仕事を決める
仕事が出来る人に総じて共通しているのは、優先順位をしっかりと決めてスケジュール管理が出来ていることです。仕事を何から、どのように始めればよいかわかっているために、仕事が早いのです。このことからも、スケジュール管理が仕事においていかに大切かがわかるかと思います。
スケジュール管理の種類
スケジュール管理と一概にいっても、様々な種類や方法があります。プロジェクトの各タスクを視覚的にあらわすことのできるガントチャートや、基本的なところではカレンダーなど、自分や他の社員の予定を確認するためのものもスケジュール管理に含まれます。 プロジェクトに関わる目標やタスク、人件費や工数のスケジュール管理をおこなうのがガントチャートだとすれば、日常的なやり取りや報告などの業務を管理するのがカレンダーです。このように、スケジュール管理でも用途によって使用するツールは違います。
エクセルでのスケジュール管理はどうなの？
多くの企業ですでに導入されている点や、小規模のスケジュール管理であれば、それなりに柔軟性があって使いやすいなど、エクセルにもメリットが無いわけではありません。しかし、データ容量が重くなるにつれて動きも遅くなるなど、大規模プロジェクトのスケジュール管理には向いていないかもしれません。 ここでは、スケジュール管理をエクセルでおこなうことのデメリットについて、いくつか紹介していきたいと思います。
エクセルでスケジュール管理のデメリット
モバイル対応に弱い
便利な表計算ツールとして長年重宝されてきたエクセルですが、あくまで表計算ツールとして考えた方が無難です。大規模プロジェクトを複雑に管理しようとなると、表計算ツールのエクセルでは難しくなってくるでしょう。 また、パソコン用に本来は作られたものですので、動かすためのデータ容量も、スマホだと重くなってしまうこともよくあります。iPhoneやサムスンの最新型など、高性能のスマホであれば幾分機能するかもしれませんが、従業員全てがそのような高価なものを持っているとも限らないですよね。そうなった場合、モバイル対応がイマイチなエクセルを使用することは、リモートワーク時代の現代においてはあまり歓迎はできません。
チームでの管理や共有が不便
簡単なタスク管理としては使えるエクセルですが、プロジェクト情報をチームで細かく共有したい場合は、向いていません。そもそものチーム共有機能といったものが存在していないようで、類似の機能をチーム共有機能として使うのも、使い心地の面で難ありです。 エクセルは私自身も仕事で使っていますが、チームで共有というよりは、むしろエクセルを見ている人が誰かわからないように匿名になるぐらいで、チーム共有ツールとしては向いていないのだなとすぐにわかります。 このことからもタスク管理を、チーム一丸となっておこなう必要のある時は、エクセルを使うことはおすすめしません。
処理が複雑
エクセルが便利なツールであることに変わりはないのですが、集計データを取る際に複雑な計算が必要になったりするので、例えばガントチャートを作る時でも、グラフ1つ作るのに複雑な処理が必要になってしまったりするわけです。そのような処理をするのも、スマホ上で編集がしにくいといった指摘もあります。 このことからも、スケジュール管理にエクセルはあまり向いていないことがわかりますが、では代替策はあるのでしょうか？ ここでは、エクセルの代替ツールとして、グループウェアなどのITツールを紹介していきます。
ITツールとは
グループウェアなどといった、エクセルに代わるITツールがあります。このITツールが何なのかというと、表計算を念頭におくエクセルとは違い、スケジュール管理やプロジェクトの管理にあらかじめ対応しているツールのことです。つまり、スケジュール管理のために作られた専用ツールなのです。 スケジュール管理を念頭においた仕様となっているため、画面や使い方といった面で分かりやすくシンプルなのが特徴で、ITの知識が無い従業員でも問題なく使えているようです。では、具体的にはどのような機能を兼ね備えているのか、紹介していきます。
スケジュール管理はITツールで解決
スケジュール管理単体のITツールでもよいですが、ITツールのなかにはスケジュール管理だけでなく、プロジェクト管理やカレンダーなども搭載した複合的な機能を兼ね備えた大型ツールも存在しています。 また、用途に合わせて、必要な機能だけを購入して搭載していくといったパターンのものもあり、クロジカスケジュール管理のITツールもそのような形態となっています。必要な機能だけを選んで購入できるので、コスト面の節約にもなりますよね。 ITツールの機能としては、すでに述べたスケジュール管理やカレンダーのほかに、社内SNSや会議室予約まで様々あるので、全会社員のスケジュールが、1つのツールでリアルタイムで確認、共有できるようになります。 そのなかでも、スケジュール管理機能として特におすすめな、ガントチャート機能について今回は紹介していきます。
ガントチャート機能
ガントチャート機能については、段階ごとのプロジェクト工程を表にしたものですが、ITツールでは、このガントチャートを利用することができます。エクセルでガントチャートを作るとなると、表の構成など一から自分たちで作らないといけない上に、表がわかりづらいといった問題点が生まれかねません。 一方のITツールでは、画面が見やすく、使い方もわかりやすい型がすでに用意されているので、ガントチャート機能を購入したその瞬間から、すぐに表作成に取り掛かることが可能です。プロジェクトに多くのタスクが存在するときは、ガントチャートを作成することで工程の進行状況や流れが理解しやすくなるので、工場や工事現場、運送業などでも役に立つことでしょう。
まとめ
スケジュール管理をおこなう時は、チームの情報共有が鍵となります。小規模なスケジュール管理であればエクセルでも何とかなりますが、規模が大きくなればなるほど、その限界が露呈してしまいます。 スケジュール管理以外にも、プロジェクトを総括するための様々な機能が備わっているITツールに置き換えることで、業績や社員の反応の変化が見られるかもしれません。最近は仕事の生産性をあげることが重視されていることからも、そのようなITツールでスケジュール管理をおこなうことは、企業全体にとっても間違いなく好印象となるはずです。
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