こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
歓迎会やセミナーなど、どこの企業にも社内イベントは存在しますよね。こうしたイベントを開催することには、交流の活発化やスキルアップといった多くのメリットがあります。
そのためイベント開催者には、社員が積極的に参加しやすいようにするための工夫が求められます。特に、社内イベントの情報を全社員に漏れなく展開することは重要です。
社内イベントについて情報展開する際、メールを使用している企業も多いですよね。しかし、メールでの情報展開は手間がかかる上に、展開漏れなどの課題があります。
今回は、定期的に社内イベントを開催している企業にインタビューしました。そこから見えてきた、課題点と解決策をご紹介します。
社員数が多く、社内イベントの情報が全社員に行き渡らない
今回インタビューした企業は建築・リフォーム会社で、住宅の設計・施工だけでなく土地選びのアドバイスなど幅広く行っています。
社内では定期的に、営業や設計に関してのノウハウなどを共有するためのセミナーが開催されています。自由参加ですが社員のスキルアップや交流という目的もあるため、毎回1人でも多くの参加者を募っています。
ただし、開催する時間や内容が細かく決まっているわけではありません。セミナーの詳細については確定次第、担当者が全社員に情報展開しています。
しかし社員数が多いため情報展開が大変で、全社員に情報が行き渡らないこともあります。結果として、セミナーの情報が入って来なかった社員が参加できないことも少なくないそうです。
メールでの情報展開は漏れが発生しやすく、見逃されるリスクも
こちらの企業では、セミナーなどの社内イベントについての詳細情報はメールで展開している、とのことでした。
社内イベントの詳細が確定したら、担当者はイベント案内用のメールを作成し、全社員に送信します。メールを受け取った各社員は詳細情報を確認し、参加するかどうか判断します。
メールだと宛先や件名などの入力項目を毎回埋めなければならないため、定期的なイベントの情報展開はかなり面倒です。しかも社員数が多いので宛先に漏れが発生しやすく、情報を全社員に行き渡らせるのは難しいでしょう。
さらに、メールを受け取った社員が必ずイベント案内をチェックできるとは限りません。メールのやり取りが多い職場だと他の業務連絡などでイベント案内メールが流れやすく、見逃してしまうこともあり得ます。
グループウェアの社内掲示板機能で、オンラインで手軽にイベント告知
メールだと社内イベントの情報展開が難しいという課題を解決するには、グループウェアの社内掲示板機能を使うのがオススメです。
グループウェアを使うと、社内全体への情報展開をWeb上で簡単に行えます。社員なら誰でもパソコンやスマートフォンから社内イベント情報を確認可能です。そのため、メールのように多くの宛先を指定する必要がなく、漏れなく確実に情報展開できます。
また、社内掲示板機能にはコメントを付けることも可能です。イベントの内容に不明点がある場合などは、コメントを投稿することでイベント主催者に質問ができます。
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