こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
社内の活動を円滑化するにはコミュニケーションが欠かせません。コミュニケーションを活発化させるためには、環境の整備も必要となります。コミュニケーションにもいろいろな種類がありますが、横に広がるだけではなく、縦のコミュニケーションも意識する必要があるでしょう。そのための環境整備も進める必要が出てきます。
目次
社内コミュニケーションの重要性
社内コミュニケーションとは
普段から気心が知れている仲間がいれば、多少のトラブルが起きてもバックアップ体制がとれるでしょう。安心して業務に集中もできるはずです。しかし、コミュニケーションがとれていない仲間ばかりになれば、どのような判断を下すかの予想もつきません。行動に関しても同じことがいえます。社内コミュニケーションとは、こうした問題を解決する手段です。
そもそもコミュニケーションとは、気持ちや考えを情報という形にして伝えることを意味します。社内で行えば、社内コミュニケーションとなるわけです。もう少し細かく見ていくと、お互いの情報を理解することが大切で、スキルなども共有しながら関係性を強めることが社内コミュニケーションになります。良好なコミュニケーションがとれていれば、企業としても利益が上がるのは間違いありません。
コミュニケーションと危機的状況
社内で環境が整備されておらず、うまくコミュニケーションがとれていない状況は危機的状況ととらえる企業が増えてきました。いろいろと調査されている資料は数多く見つかるでしょう。それほど多くの企業が注目しているからです。
故事成語に人は石垣、人は城という言葉があります。人は堀、情けは味方、仇は敵なりと続いていきますが、重要なポイントは常に人の存在があってこそ組織は成り立つ点です。どんな組織でも人がいなければ成立しません。人がいて初めて集団となり、組織を形成していきます。その人の輪が出来上がっていなければ、組織は瓦解してしまうのは自明の理です。
この事実に気が付いている企業が増えてきているからこそ、どのように社内コミュニケーションをとるべきか、環境整備の面から考えるようになったのです。
なぜ社会コミュニケーションの問題が生まれるか
どの企業でも、コミュニケーションに関する問題は一定量抱えています。特定の企業で起こる問題とも違った側面があるのは理解しなければいけません。企業は人で構成されており、それぞれ個人として違いがあります。
十人十色といえば簡単ですが、同じカラーの人はいないと考えなければいけません。それぞれが個性や能力を生かし、個人レベルから、組織レベルの利益へと変えていきます。つまり、基本は分散した状態で、個が集り集団としてチームプレーに変換している状態です。
この状態の中で、コミュニケーションをとるのは簡単ではありません。それぞれ考え方も、これまでの生活や成長過程なども違います。全員が理解して行動するのは、容易なことでないのです。
仕事のレベルで考えると、新入社員がベテランと同じ成果物を得るのは不可能でしょう。ここでコミュニケーションがとれていたら、お互いをカバーして効率を上げられる可能性が出てきます。
新入社員が持つ、これまでと違った発想を生かせるかもしれません。新たな風を取り入れるチャンスが生まれます。コミュニケーションがとれる環境があれば、多くの可能性が生まれるのです。だからこそ、多くの企業が注目し、改善しようと取り組むようになりました。
社内コミュニケーションの環境整備のポイント
社内コミュニケーションの環境を整備することは、多くのメリットを生み出します。そのメリットを理解して環境整備を進めることが大切です。
社内コミュニケーションが生み出すメリット
社内コミュニケーションがしっかりととれると、社員の定着率が上がることがわかっています。離職理由を調べるとわかりますが、多くの人は人間関係をあげているはずです。つまり、お互いでコミュニケーションがうまくとれず、意思疎通に失敗していることを表しています。
社内コミュニケーションが円滑にとれる環境ができれば、必然的に定着率は上昇するのです。コミュニケーションがとれるよう整備されると、働きがいのある環境に変わります。定着率というと給与や昇進といったことが注目されてきましたが、精神衛生にかかわる部分の整備が重要にことに気が付いてきたのです。
情報や目的の共有も
社内コミュニケーションを活発化させるためには、環境整備が欠かせません。お互いに情報発信者となり、目的や情報の共有が欠かせないからです。そのためにビジネスチャットなどが活用されてきました。お互いリアルタイムにコミュニケーションがとりやすくなるためで、部署という垣根も取り払えます。
日本の企業を見ると、欧米に比べてまだまだ導入に遅れがみられる状況です。アメリカでは、こうした環境整備が盛んに進められており、会社に対する満足度が高いことがわかっています。同時にコミュニケーションも盛んにとられているのです。この場合には、どちらが先ということはありません。自然と自発的にコミュニケーションがとりやすくなるからです。
情報共有も重要な意味があります。お互いで今何をしているのか、その目標なども共有できるとコミュニケーションがとりやすくなるでしょう。そのための環境整備も進めなければいけません。さまざまな方法が考えられますが、目標とする環境に合わせたツールの設定なども必要です。
チャットだけではない環境整備
社内コミュニケーションを活発化させるためには、ツールを使うのが環境整備にピッタリです。ツールもいろいろとありますが、チャットなどだけが環境をつくるわけではありません。
カレンダー機能をもったスケジュール管理ツールも重要な役割を持っています。
スケジュール管理が社内コミュニケーションにつながるのは、一体だれが何をしているかわかるからです。これは横方向のコミュニケーションだけではなく、縦方向にも役立ちます。
上司として、部下が何をしているかスケジュール管理していればすぐにわかるでしょう。そこからすぐにコミュニケーションを始められます。なにをしているのかがわかるのは、部下の方からでも変わりません。上司に用事があったとしても、自分たちとスケジュールや行動が異なる状況では、中々接点を見出せません。これがコミュニケーションの障害になります。
スケジュール管理が進むと、透明化も進むため、お互いで何をしているかわかりコミュニケーションをとりやすくなるのです。スケジュール管理が進めば生産性も高まります。
自分たちが求める環境をつくる
社内コミュニケーションには、さまざまなツールによる環境作りが進められてきました。チャットを含めグループウェアの利用はもっともなところでしょう。しかし、大事なことは、ターゲットに会った運用ができるかです。例えば上下のコミュニケーションをとれる環境を作ろうと思った時、単純にツールを導入しても意味はありません。使いこなせる環境も作っていく必要があるでしょう。
スケジュール管理はかなり簡単に使える部類のツールで、お互いの情報を共有しやすい環境が出来上がります。横断的な利用も進められることから、コミュニケーションという次の段階へ進めやすくなるのです。複雑な状況が必要なく、解決できる道筋がつくならこれでもいいでしょう。結果として人が動かすのが組織です。企業も変わりません。その手助けをするのがツールとなるのを忘れずに導入を進めるのが大切です。
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