こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
さまざまな企業がIT化を推進するようになりました。新型コロナウイルスの影響もあり、テレワークを導入している企業も多い中で、すべての企業がITを取り入れられているわけではありません。中には全くIT化が進んでいない企業もあります。
特に中小企業ではIT化が進まない、進められない問題を抱えているのは確かです。なぜIT化が進まないのか考えてみる必要があるでしょう。
目次
企業のIT化が進まない理由
社会全体でIT化が叫ばれている時代ですが、なかなかIT化が進まない企業もあります。そのような企業ではなぜIT化が進まないのか、理由をみていきましょう。
社内で抱える問題意識
企業のIT化が進まない理由として、経営陣の意識の問題があります。ITの根幹となるのはパソコンを使ったさまざまな処理ですが、いまだにコンピュータよりも人間が処理したほうが正しいと考える一定層の人が存在するのです。
人間の処理のほうがある側面では正確といえる業務もありますが、IT化を取り入れることで効率がはるかによくなるのです。また、技術の進歩によって、ITの処理は日々正確にすばやく進化しています。
これを信じていない人たちがいるのは、現代社会が抱える隠れた問題点なのかもしれません。社内でIT化を進めていこうとしても、こうした一定層の考えがネックとなり頓挫する場合があります。
中小企業でよくみられるケースとして、すべての処理を人間がおこなっているが、人手不足でマンパワーが足りないということがあります。人手不足を解消するには、マンパワーで補うかIT化で効率アップを図るしかないのです。
そのマンパワーが不足している企業にとって、IT化が重要なポイントになることを認識しなければならないでしょう。すべてをIT化することが正しいわけではありませんが、企業にとって効率や精度を高めるカギになるのです。
IT化の活用につながる社内整備の問題
IT化したことを活かせない社内整備の問題があります。一部のIT化から進めていくべきですが、実際に社内の連動を考えれば、ある程度大規模な変化をさせなければいけません。システムが一元化できないことが、大きな足かせになるのです。
システムの一元化は膨大なコストがかかるのも確かです。当該システムを作り上げるだけでも、とても大きな変化が求められます。説得や根回しに時間や手間がかかってしまうことも、IT化を阻む大きな要因です。
IT部門がどこでもあるわけではない
どの企業でもIT部門が存在するわけではないという問題もあります。IT部門があれば対応は早くなりますが、中小企業などでは専門部門を持つほどの余裕がないケースもあるのです。
専門の部門が存在しないため、リソース不足に陥り対応できないケースが出てきます。実際に人員削減を推し進めたいからこそIT化を目指すのに、IT部門を作ること自体に否定的な意見もあるでしょう。しかし、情報システムを管理するためには、専門的な知識や人材が欠かせません。対応力に不安があると、IT化を前面に押し出せなくなるのです。
IT化した場合の責任者の問題
IT化を推し進めることになった場合、いったい誰が責任者なのか、その人材不足もIT化を進められない原因です。IT部門の問題にもつながりますが、IT化は選任者をおいて進めていかなければうまくいきません。リーダーとなる人材が存在しないため、IT化のプロジェクト自体が頓挫しやすいのです。
IT化の責任者を置いても、うまくいかないケースもあります。これは企業の経営理念に対し、責任者との連動がうまくいかないためです。特に外部から責任者を招へいした場合には、意識の部分の乖離が大きな問題となるでしょう。これまで古い流れの中で仕事をしてきた経営陣と、IT化の責任者との考え方をうまくすり合わせなければいけません。ビジョンがしっかりしていなければ、企業経営はうまくいかないからです。
企業のIT化が進まない理由から見る改善策
企業のIT化が進まない理由を認識すると、どのように改善をするべきかがみえてきます。ここでは、4つの改善方法を解説します。
IT化戦略を明確にする
IT化戦略を進めるための重要なポイントとして、一体何が目的で何を進めていくのか明確にしなければいけません。経営戦略の一環としてIT化を進める以上、そのビジョンが全体に浸透する必要があります。中小企業レベルでは、トップダウンで推し進めていく求心力が求められるでしょう。それほどはっきりとした戦略の打ち出しが欠かせません。
もちろん、IT化によるリスクも存在します。ですが、それ以上のメリットをもたらしてくれることを伝えなければいけません。そのIT化戦略の一つとして、選任者を設定し部署を新たに作るなど、これから先を見据えた経営戦略に変化させることが大切です。
IT化に対応した人材育成
人材の育成はIT化でも欠かせません。これまでの経緯の中で生み出した人材は重要ですが、IT化に適した経営にも対応が必要だからです。現在の社会的状況を考えると、少子高齢化が進みIT化の人材を確保するのは容易ではないでしょう。ただでさえ人材不足が進む中での人材の確保は、企業にとっての大きな課題です。
現在の企業に求められるポイントとしては、IT化に対応した人材は社内で育成するか外部からの積極的な招へいしかありません。社内の人材育成は、勉強会を開催するなどして知見を高めましょう。
人材育成には時間がかかりますが、何もしなければIT化は進みません。IT化に乗り遅れると、やがてIT化自体を疑問視する人が出てくるかもしれません。長期的なビジョンを見据えた、積極的な行動が欠かせなくなったのです。
段階的なIT化
IT化を進めるうえで、ある程度作業をブロック化し段階的な推進が必要です。システム構築の面では、あまりに時間をかけて段階的に導入すると、連動がうまくいかなくなってしまいます。しかし、すべての部門を一気にIT化すると、現場が混乱し経営もうまくいかなくなる可能性があります。
システム構築の面と社員がどの程度なら変化に対応できるかのバランスを考えて、段階的に導入していく必要があります。
どのような形で段階的なIT化を進めるのか、この判断は容易ではありません。専門的な知識も必要で、導入の線引きをうまくコントロールする必要があります。
段階的に進めることのメリットは、コストの面も挙げられます。急激に新たなことを導入しようとすると、コストがかさんでしまいます。段階的な導入であれば負担を軽減できるのです。
社内のマンパワー的な対応も、段階的な導入なら緩和できます。人材育成は、一朝一夕にできる問題ではありません。機械と違って人材育成には時間と手間がかかります。この点においても、段階的な導入が欠かせないのです。
機材の改善
IT化を進めるうえで機材の改善も必要です。これまでIT化といえばパソコンを導入すれば済むであろうと考えられてきました。しかし、社内インフラは必須の条件であり、ただ導入するのではなく機材の改善も考えなければいけません。
例えばこれまで作られてきた企業の書類は、A4の縦型が基本でした。しかし現在使われているモニターは、横長が基本です。つまり、書類の形とモニターの形が合っていません。当然大きなモニターを設置しても、全体を写すためには書類を縮小したり、スクロールさせたりするしかないのです。機材を投入してもうまく活用できない状況は、改善の余地があるでしょう。
まずは、このような状況が社内のIT化を阻んでいるのを認識しなければいけません。細かな点ですが、このような機材の改善を進めていくことが効率化の重要ポイントなのです。
グループウェアも活用しIT化を進める
企業のIT化は、何か一つのことだけで済む問題ではありません。各部門が連携して機能できるように、整備が求められます。システム構築のためには、グループウェアの活用も欠かせないポイントです。全体を結びつけるためにも、個別にIT化を進めてきた部門を有機的連動をさせるためにもグループウェアが重要な役割を持ってくれます。
グループウェアの導入により、一つのプラットフォーム上で統一した形が取れるようになるでしょう。例えばビジネスチャットを活用すれば、距離が離れていても手軽にスムーズに対応できるようになります。IT化は新たな時代へ向かっていくための障壁として捉え、改善できるようにしていくことがポイントになります。
まとめ|IT化が進まない理由から改善点を見つけよう
企業のIT化が進まない理由や、改善点をみてきました。進まない理由は、ITよりも人間の方が正確で信用できるという認識や、社内整備がされていないこと、IT専門の部門や責任者が不在なことが挙げられます。
改善策としては、IT化戦略を明確にすること、IT化に対応した人材育成をすること、段階的にIT化を進めること、機材の改善などがありました。
これらのどれか一つを行えばIT化がスムーズに浸透するというわけではありません。IT化が進まない理由はいくつかが絡み合って複雑な問題になっているからです。
そこで、グループウェアの導入がおすすめです。グループウェアなら、業務効率化に役立ついくつもの機能が一つにまとまっています。まずはその中の一つの機能から利用を始め、慣れてきたら機能を増やすこともできるので、社員のストレスが少なく段階的に導入できるでしょう。
IT化が進まず悩んでいる方は、まずグループウェアを導入してみてはいかがでしょうか。
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