こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
社内での情報共有には現在様々な方法が用いられていますが、
どの情報共有方法を適用するかで、業務の効率化も変わってきます。
「何となくこれが良さそう」と安易に導入し後悔する前に、効果的な情報共有方法は何なのかを知っておいた方が良いですよね。
社内やチーム内での情報共有はなぜ重要なのか？
どの企業においても社内での情報共有は非常に重要な位置づけです。
しかし、何がそんなに重要なのか。
例えるならば、会社もしくは部署が一つの頭脳とします。
その頭脳の中にはニューロンという情報伝達細胞が存在し、互いに情報を送りあうことで頭脳は初めて指令を出すことが出来ます。
しかし、このニューロンの情報伝達がうまくいかなければどうなると思いますか？
頭脳が現在の状況を把握することが出来ず、混乱します。つまり何も指令が出せずに動けなくなるということです
企業においては業務をどのように進めればよいのか分からない。
目的意識が統一されないまま業務遂行することで、社員の意識低下を誘発させる。
つまり「生産性」、「品質」、「納期」、「コスト」など多面的な部分でデメリットしかありません。結果的に売り上げダウンに繋がり経営が厳しくなります。
しかし、社内での情報共有が円滑になればどうでしょう。
- 業務の遂行が大幅に上がり生産性が向上
- 生産性が向上すれば、品質向上や納期対応に余裕が生まれる
- 無駄な固定費、変動消耗費が減ることでコスト削減
そして結果的に売り上げをアップさせることも出来ます。
社内の情報共有とは売り上げに直結するほど重要なものです。
つまり企業を経営する以上、情報共有を野放しにしてはいけないということです。
社内で情報共有をする上での課題
前述の通り、情報共有は重要だということは分かっていただけたでしょうか。
中には重要性は重々承知しているが、何が課題なのかが分からず対応出来ないという方々もいらっしゃるのではないでしょうか。
そもそも情報共有とは何なのか。
企業がこれまで培ってきた技能や知識の蓄積されたものが情報であり、そのノウハウを共有すること。それが情報共有です。
当然のように使用されている情報共有方法としては、社内電話やメール、社内会議、資料などがあります。
これで十分な場面も多々あり、それだけなら情報共有に問題は少ないと思います。しかし、これだけでは不十分だからこそ情報共有には課題があるのです。
ではどういった場面で情報共有に課題があるのか。
- 相手のスケジュールが把握出来ず、アポイントが取れない。
- メールのメッセージを相手が既読したか確認出来ない。
- メールで情報発信し共有できたと思っていたら出来ていなかった。
- 会議資料や情報を紙面で印刷し配布する工数がかかる。
- 保管資料が膨大になり、保管場所が多く検索が困難。
- 会議室に足を運ばなければならない、もしくは長距離移動を要す会議に出席しなければならない。
- 会議当日のスケジュールにより、出席出来ない場合がある。
- 紙面での決済に手間が掛かる。
といったように、いくつも浮き上がって来ます。
こういった課題は誰もが経験したことあるのではないでしょうか。
ではどのように改善したら良いのかを考えていきましょう。
どのように情報共有を行なっていく必要があるのか？
インターネットが普及し始めて以降、社内の情報共有方法もIT化が進んでいます。
その中でも代表的なのがイントラネットです。
イントラネットとは、社内に範囲が限定された社内ネットワークのことです。
このイントラネットでは、電子メールや共有フォルダ、社内報の閲覧や社内電話帳などがあります。
このイントラネットがあるだけでも、情報共有は効果的なものになります。
しかし前述の課題を踏まえると、十分に補うことは出来ないので、より効果的な情報共有方法としては機能面で物足りなさがあります。
課題を克服し、より効果的な情報共有方法は何があるのか。
現在普及してきているのが、下記のような情報共有方法です。
- グループウェア
- SNS（社用スマホ、タブレットを使用）
- チャット
これらの情報共有方法は、イントラネットのような大きな枠組みをより細分化し個々の機能面を充実させたものになります。
SNSやチャットでは遠隔的に情報を送受信出来たり、相手がメッセージを確認したかが分かります。社用スマホやタブレットだと持ち運びも可能なので非常に便利ですが、これがグループウェアになると機能性が更に拡充します。
例えば、相手に何か確認を取りたい。部下が上司に教えて欲しいことがあるから連絡を取って直接指導して貰いたい。そんな状況があった際、相手のスケジュールを誰でも確認することができれば、無駄な動きが無くなります。
また、資料に関してもデータ化し共有フォルダに保存することで、権限さえ付与されていれば誰でも閲覧可能となり、紙ベースで印刷、FAXする必要も無くなります。
書類の決済についてもこれまで印鑑を捺印してもらうために、相手が在席する場所まで移動し手渡しして決済をする際、現在どこまで書類の決済がなされているか分からず、納期が迫ってきた時誰に確認しに行けば良いのか分からないという経験をされた方もいらっしゃるのではないでしょうか。
この課題についても、ワークフローを用いれば「いつ」、「誰が」、「確認」、「決済」されたかまで分かるようになります。
閲覧権限も付与できるため、本当に必要な人にしか見ることができないようになっており、編集操作も社内で権限を得た人にしか出来ないといった不正やコンプライアンス違反が出来ないよう管理することも可能です。
多種多様でより情報共有方法を具現化したもの。それがグループウェアになります。
しかし、こういった情報共有方法を導入するにあたりどれを適用するかは事前に十分調査しておかなければなりません。
情報共有方法が充実したものになったとしても、目的を明確にし社員が使用しなければ意味がありません。
どのように使用すればより効果的なものになるのか。事前に調査しておくべきこととして少し例を挙げてみます。
- 効果があったかを確認するためのベンチマークはどの指標を用いるのか。
- コンプライアンス違反の無いよう誰に管理や操作の権限を付与するのか。
- 従来の社内ルールから導入後の社内ルールはどのようにするのか。
- 会議は全てオンライン会議で資料はデータ化し共有フォルダに保存する。そうすることでペーパーレス化になりコスト、廃棄物削減を図る。
- 個々のスケジュールは確実に入力し所在を明確にすることで、緊急時を除いては無駄な移動や連絡を無くす。
- 紙ベースでの決済を電子決済へ変更し、ワークフロー化することで手渡しでの承認行為を省く。
いくつか例を挙げてみましたが、導入する以上は失敗したくないですよね。
その為にもしっかり準備しておくことは重要なポイントです。
社内の情報共有や個々のコミュニケーションが円滑になれば、社内環境が快適になり働き易くなります。
その為にもグループウェアの導入は欠かせないと言えます。
社内での効果的な情報共有方法について述べて来ましたが、いかがでしたでしょうか。
情報共有は仕事の効率を上げ、売り上げに影響するほど重要なものです。
更に社内環境も快適になり、非常に多くのメリットを生み出します。
これを可能にするのがグループウェアです。
より業務を効率化したいとお悩みでしたら是非一度グループウェアを検討してみてはいかがでしょうか。
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