こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
これまで多くの企業がホワイトボードを使ってきました。便利だったことは確かですが、デジタル化が進んだ現在、その意味も変わってきています。現在では不便な理由を挙げるのがホワイトボードです。なぜ不便な理由を挙げられてしまったのか、解決策としてのデジタル化を考えてみる必要があるでしょう。
目次
ホワイトボードが不便な理由とデジタル化
ホワイトボードの役割
ホワイトボードは、これまで便利に使われてきたツールの代表格でした。情報を書き入れるのに素早く、すぐに確認できるメリットがあったからです。会議などでも活用されてきたツールであり、手入れも簡単にできました。アナログだからこそ、その場で使えるメリットもあったのです。
代表的な使い方だったのは会議です。書き込むことで可視化して情報を確認しやすく、だれでも流れがわかります。論点のずれを防ぐことができ、同意を得やすくなるのも情報の可視化の恩恵です。
色を変えて認識を統一できるのもホワイトボードの良さでした。重複した内容を減らし、活発な話し合いでき、一体感も得られるように導けたのです。プロジェクターなどとともに活用することで、さらに有効活用できました。
ところが、ホワイトボードを使っていること自体が不便な理由としてあげられるようになったのです。そこには時代とともに変化してきた情報のあり方が隠れています。
集まって効果を発揮したホワイトボード
ホワイトボードを使っていた背景を考えてみなければいけないでしょう。会議では参加者全員が集まり、意見や情報の交換を行なってきました。ところが、現在はテレワーク化が進み、同じところに集まる必要性が薄らいだのです。
その場にいなければ、ホワイトボードの活躍の場は少なくなります。そもそもインターネットを使い、PCなどでやり取りするのがテレワークのメリットです。場所も時間も関係ありません。シームレスに対応できるからこそ、新型コロナウイルスが猛威を振るった世の中でも機能しました。
ところが、ホワイトボードはメンバーが集まっていないと情報を共有できません。目の前にあるからこそ、大事な情報も共有できたのです。会議でも同様で、集まっていたからこそ、プロジェクターやホワイトボードは活躍しました。
人を一か所に集める必要がなくなった現在、ホワイトボードは便利なものから不便な理由を挙げられる立場に変わったのです。時代とともに大きな変化が出てきたといえるでしょう。
スケジュール管理にも使われたホワイトボード
ホワイトボードが不便な理由として挙げられるのは、会議のときだけではありません。これまでさまざまな使い方がされてきたからです。ホワイトボードを使って、出退勤管理をしてきたところもあるでしょう。スケジュール管理の一環としての利用方法です。出勤したらホワイトボードに自分の名前のカードを置き、外出するなら外出に変えて行先を記入する。基本的な使い方ですが、便利なものとして認識されてきました。
現在ではこの方法はホワイトボードの前にいなければ更新できないことがわかっています。行先が変更になったときなどは、ほかの人に更新を頼むなど手間を掛けなければいけません。デジタル化によって、これも古い方法として認識されるようになったのです。
情報を確認するためには、ホワイトボードの目の前にいくか、その場にいる人に確認してもらう必要が出てきます。だれもいなければ、情報の確認も更新もできません。最新の情報もすぐに手に入らない以上、使い勝手の悪さが目立つようになったのです。
ホワイトボードに代わるデジタル化技術とは
ホワイトボードの不便な理由が挙げられる中、すべてが不要というわけではありませんでした。情報は集積してこそ役立ちます。会議でも出てきた情報や意見を取りまとめなければ、テレワークといえども効率的な運用はできないからです。
デジタル化が進む中でも、さまざまな技術が作られてきました。その技術を使うことで、ホワイトボードが不便な理由を解消し、新たな段階に入りつつあるのです。
デジタル化したらなにが変わるのか
不便な理由の代表は、その場にいなければ確認できないことです。ホワイトボード事態が不便な理由ではありません。物理的な限界が隠れています。デジタル化する場合、ホワイトボードが情報共有できれば、有効性を高められます。だれもがどこでも必要なときに確認できるなら、ホワイトボードは役に立つのです。問題は情報共有する技術に掛かっています。
ホワイトボードをデジタル化した場合、情報はサーバーに集約されます。そこには過去のデータなどの蓄積もできますし、必要な人間が必要なときに更新できる枠組みも作れるでしょう。テレワークのように出社しない形をとっても、サーバーにアクセスできるなら、いつでもホワイトボードの情報を活用できるのです。
つまり、ホワイトボードを不要とするのではなく、新たなホワイトボードを形成するのがデジタル化の大事な目的になるのを忘れてはいけません。
スケジュール管理をデジタル化
スケジュール管理をホワイトボードでおこなってきた場合、情報を集積するデジタル化が急務です。テレワークなどで出社しなくなってきた現在、会社のホワイトボードに情報を集積しても効力はほとんどありません。
スケジュール管理をデジタル化すると、情報共有を進めやすくなります。スマホなどでも情報の確認や更新が可能であり、非常に素早く展開できるため、これまで以上の機動性を確保できるのです。導入は簡単というのもメリットになるでしょう。複雑なシステムを構築する必要もありません。すぐにでもスタートできるため、デジタル化が不要な理由を解決に導いてくれます。
デジタル化したホワイトボードで会議
さまざまな技術が作られてきた中、会議での情報共有も必要となりました。テレワークでも活躍しますが、情報を共有するためのツールがいくつも作られてきたからです。デジタル化したホワイトボードは、PCなどで簡単にアクセスできます。会議をしながら随時更新を掛けられるため、常に新しい情報を目にできるのです。
現在のデジタルホワイトボードは、写真なども貼れますし、情報も随時書き込めます。1人に絞り込んで利用する方法もあれば、複数人で共有しながら使う方法も取れるのです。もちろん、色などの変更も可能で、情報としても記録を残せます。過去の議事録の一部としての利用もできるため、アナログな面を活用しながらデジタル化できた技術といっていいでしょう。
デジタル化が作り出した解決の道
ホワイトボードをはじめとするアナログな方法は、なにもすべてマイナスというわけではありません。多くのことがデジタル化してきた現在、情報のあり方などに変化が出てきました。その結果として、デジタル化した技術が有効になったともいえます。
ホワイトボードのような機能はなくなることはありません。使っているのは人間というアナログな存在だからです。その中でデジタル化した技術をどのように生かすか、考えてみる必要があるでしょう。これが業務効率化の糸口になるからです。
スケジュール管理のことなら、私たちにご相談ください。
私たちは、予定共有ができるスケジュール管理クラウド「クロジカスケジュール管理」を提供しています。 豊富な知見を活かし、お客様のお仕事に合ったご利用方法をご提案します。 チームの情報共有でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。
