こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
デザイン会社は、企業の様々なデザインを制作するクリエイティブな企業です。デザイン会社と一口に言っても、Webや書籍など扱うデザインは企業によって異なります。いずれのデザイン会社にも共通するのは、社内外を問わず様々なビジネスパーソンと関わることになる点です。
納期までに高品質なデザインを完成させるためには、関係者とのスムーズな連携が欠かせません。特に、デザイン会社の舵取りを担うディレクション業務では、多くのスタッフとの連携が求められます。しかし、現実にはスタッフとの連携がうまく行かず、お悩みのディレクターも多いのではないでしょうか。
そこで本記事では、デザイン会社のディレクション業務において、連携を強化する方法をご紹介します。スタッフとの連携に課題を感じているディレクターの方は、ぜひご覧ください。
目次
ディレクション業務で求められる連携とは？
プロジェクトを成功に導く上で、ディレクション業務では様々なビジネスパーソンとの連携が求められます。まずは、ディレクション業務で求められる連携について、具体的に解説します。
クライアントとの連携
当然ながら、クライアントとの連携は特に重要です。クライアントのニーズに応えるデザインを制作するためには、要望を正確にヒアリングすることが求められます。またプロジェクトの開始後にも、進捗状況や制作中デザインに関するこまめな情報共有が欠かせません。
プロジェクト進行上の問題があれば、クライアントとの相談が必要です。クライアントからの追加・変更要望があれば、できる限り迅速に対応する必要があるでしょう。クライアントとの連携は顧客満足度に直結するため、ディレクション業務における重要性は高いといえます。
制作スタッフとの連携
ディレクション業務では、多くの制作スタッフと連携しなければなりません。プランナー（企画・設計担当者）やデザイナー、ライターはもちろん、Webデザインならエンジニアとの連携も必要でしょう。各制作スタッフに業務を割り振るだけでなく、プロジェクト開始後には進捗を正確に管理する必要があります。
また、制作スタッフが直面している問題の解決をサポートすることも大切です。並行して業務にあたる各スタッフをフォローしなければならず、ディレクターには全体を把握する能力が求められます。
経営者との連携
デザイン会社の経営者は、デザイン制作の現場を直接目にすることは少ないでしょう。デザイン制作に経営戦略を反映させるために、ディレクターと経営者との連携も必要です。現場のリアルな情報を経営者に共有するとともに、経営者の意向をヒアリングして、デザイン制作のプロセスに落とし込むことが求められます。
ディレクション業務の連携における課題
ディレクション業務の連携においては、主に2つの課題があります。それぞれ、順番に解説します。
状況変化への迅速な対応
クライアントからの追加要望など、デザイン制作では状況変化が発生しやすいと言えます。こうした状況変化はプロジェクトへの影響が大きいため、迅速な対応が求められます。各制作スタッフへのスピーディーな情報共有はもちろん、各人と相談しながら対応方針を決めなければなりません。
最近では、テレワークを導入するデザイン会社も増えています。テレワークでは対面での情報共有が行えないため、迅速に連絡を取ることは難しいでしょう。働き方や状況によらず素早く連携するためには、場所を問わずスピーディーに連絡できる手段が求められます。
連絡体制の見直し
ディレクターは、社内外の様々な関係者と連携する必要があります。現場の制作スタッフであれば対面で連携できますが、クライアントや経営者だとそうはいきません。相手によって連絡手段が異なるとディレクターの負担が大きくなり、ミスコミュニケーションも生じやすくなります。
多くの関係者と正確に連携するためには、制作スタッフとの連絡手段を一本化するなど、連絡体制の見直しが課題です。連絡体制を見直すうえで、ITツールの選定や導入も必要となるでしょう。
デザイン会社の連携を強化するなら「グループウェア」がおすすめ
デザイン会社の連携を強化するなら、「グループウェア」の活用をおすすめします。グループウェアは、情報共有・コミュニケーションに役立つ機能を数多く持つITツールです。クラウド型のグループウェアなら場所を問わず情報共有でき、テレワークにも対応できます。
ここでは、ディレクション業務の連携に役立つグループウェアの機能を3つご紹介します。
ビジネスカレンダー
「ビジネスカレンダー」は、社内のスケジュール管理・共有をWeb上で行える機能です。カレンダー形式で制作スタッフの予定がひと目で分かり、リアルタイムな連携が可能となります。また「日程調整機能」を併用すれば、クライアントとの日程調整も可能です。何往復もメールをせずに打ち合わせの日程を決められるため、顧客との連携もスムーズになるでしょう。
プロジェクト管理機能
「プロジェクト管理機能」は、プロジェクト単位でタスクの進捗管理や共有が行える機能です。ガントチャート形式でタスクの進捗状況が把握しやすく、制作スタッフの素早いフォローが可能となります。また、全体を俯瞰しながらプロジェクト計画を立てられるため、業務の割り振りもしやすくなるでしょう。
ビジネスチャット
「ビジネスチャット」は、離れたスタッフとチャット形式のやり取りが行える機能です。本文を入力して送信ボタンを押下するだけでメッセージを送れるため、メールよりも情報共有に手間がかかりません。スマートフォンからでも利用できるので、オフィスにいなくても制作スタッフとの素早い連携が可能です。
グループウェアでデザイン会社の連携を強化しましょう！
今回はデザイン会社のディレクション業務において、連携を強化する方法をご紹介しました。関係者との連携を強化できれば、より高品質なデザインをスケジュール通りに制作でき、顧客満足度向上につながります。それを実現するなら、グループウェアの活用により情報共有を効率化しましょう。
グループウェア「クロジカスケジュール管理」であれば、リーズナブルな月額料金でスピード導入できます。シンプルなインターフェースのため、アナログ派のスタッフでもすぐに使い慣れるでしょう。デザイン会社の連携を強化したい方は、ぜひクロジカスケジュール管理の導入をご検討ください。
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