こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
世界的に見ても、日本のハンコ文化のような形を持っている国はほんのわずかです。もともとアジア圏の文化でしたが、よく知られた国では台湾ぐらいしか残っていません。ハンコが生まれた中国でもほぼ使われなくなっており、日本のハンコ文化はかなり特殊な存在となりました。諸外国から見るとデメリットばかり指摘されるハンコ文化ですが、日本ではまだまだ使われています。
だからこそ現代のような働き方が推奨されるようになると、さらに大きな問題が発生してきたのです。そこでワークフローの活用が注目されるようになりました。
目次
ハンコ文化と働き方
現代の日本のビジネスでハンコ文化は大事な役割を担ってきました。普段からさまざまなことに使われてきたハンコですが、手間をかけてでも大事な役割を持っていたのです。その役割をどのように変化させるかが重要であり現代的な働き方とも繋がります。
ハンコの役割とは
ハンコの持つ役割とは認証です。ハンコを押すという行為が重要でこれによりさまざまなことを認証してきました。認印と呼ばれるハンコがよく使われますが、その名前の通り認めたという証拠で押されます。これはオフィスなどのビジネスシーンだけではなく、日常の生活でも同じです。書類などを確認し認証するのが大事な役割なのです。
承認するだけであればハンコがなくても構いません。しかしその記録を残すことが重要になのです。承認した意思を表示するためにハンコは使われてきました。実際にハンコでなくても代わりはできますが、この行為が重要となるためこれまでずっと使われてきたのです。
承認業務とワークフロー
ワークフローとは業務の流れを表しています。システム化されて自動化することが大きな目的です。仕事の流れが自動化できると業務の効率化が一気に進みます。このワークフローは、承認手続きの流れでもあるのです。これまで書類で行なった承認手続きを、スリム化して書類をなくします。書類の代わりに電子データでやり取りすることで、効率化を加速度的に進めるのです。
ここで障害が生まれます。ハンコ文化は承認の重要なポイントですが、電子化されたワークフローではうまくマッチしないのです。アナログなハンコを押す行為と効率化を進めデジタル化されたワークフローは相反する存在となりました。こうしたことが各所で起きるようになり、デメリットが前面に押し出されてきたのです。
テレワークの浸透とハンコ文化のデメリット
コロナ禍の影響により、テレワークは加速度的に進んでいます。どこの企業でも導入を考えるほどテレワークという言葉自体も浸透しました。テレワークは会社に出社せず自宅などで仕事ができるところにメリットがあります。通勤時間をカットできるだけで、生活のリズムは大きく変わり時間に余裕がでるのです。
大事なポイントになるのは出社しないで仕事ができる点です。ところが仕事には承認手続きが欠かせません。どんな仕事でも上司の承認なしには進められないからです。確認に関しても同じことがいえます。単純にデータのやり取りだけで承認を取るなら、この問題もテレワークで簡単に解決できるでしょう。問題はそこではありませんでした。ハンコ文化が関わっていたからです。
上司の承認のハンコが必要となれば、直接もらいに行かなければいけません。せっかくテレワークが浸透してきたのにも関わらず、そのためだけに出社が必要となるのです。これではテレワークの価値がなくなります。これがハンコ文化の大きなデメリットであり、効率化に大きな問題を投げかけたのです。
ハンコ文化にはメリットもある
ハンコ文化が悪人のように語られるケースもありますが、すべてが悪いわけではありません。ハンコ文化にはメリットがあったからこそビジネスの中で生き残ってきました。
ハンコ文化の最大のメリットは、ハンコを押すプロセスにあります。書類及びハンコを押すまでの時間、内容も考えますしその行為が正しいかどうかの判断するのです。一瞬で承認手続きが終わってしまうとこの間がありません。スピーディーな展開が全てメリットをもたらすわけではないのです。判断が素早く出来る事にメリットが生まれてきますが、時に早計となることすら出てきます。ビジネスも同じで、ハンコを押すプロセスにも良さがあるのです。
ハンコ文化のデメリットをカバーするワークフロー
ハンコ文化がテレワークなどスピーディーな現代ビジネスに障害となるのは確かです。このデメリットをカバーするためにワークフローは活用が進んできました。電子上での決済により、素早く承認できるからです。
承認業務のワークフロー化
承認業務を見ると、非常に多くの人が絡んできます。1人2人のハンコをもらうのならまだしも、10人単位で承認となる会社もあるでしょう。これだけで仕事の進みが悪くなるのは間違いありません。ハンコをもらうための書類は1つであり、1人が押さなければ次へと回せず時間だけがかかるのです。膨大な時間をロスすることからワークフロー化を進めなければいけないと感じている企業も多くなりました。
ワークフロー化を進めると、承認から確認までの流れが出来上がります。自動的に回覧されるシステムを構築し、スピードアップを図れるのです。承認する側としても判断は一瞬で済みます。アナログで時間をかけていたことがあっという間に完了してしまうのです。特に人数が多くなれば、絶大な効果を上げるといっていいでしょう。
電子印鑑や電子署名はハンコ文化の代わりになるか
ここで問題なのはハンコ文化の代わりをどうするかです。ハンコ文化の優れていたところは、承認のハンコが突かれていることで、誰でもすぐに承認の判断がつくところです。この代わりになるものを作らなければいけませんでした。そこで電子化したデータに対し、電子印鑑を用いる方法が取られたのです。
しかし電子印鑑は簡単に複製ができてしまいます。これでは承認手続きになりません。そこで出てきたのが電子署名です。電子印鑑に似ていますが、本人証明機能を持たせることにより、電子印鑑とは全く別の効力を持つようになりました。改ざんされていないことを証明できれば、法的効力も持つのです。これにより承認手続きは大幅に進化したといってもいいでしょう。
ハンコ文化の無駄をなくすために
ハンコ文化の大きな問題は時間を取られるところにあります。ペーパーレスを進めたとしても、ハンコを押すのは紙の書類です。この流れをどこかで断ち切らなければ、いつまでたっても業務効率化が進まないのは間違いありません。ハンコ文化が全て悪いわけではありませんが、本質的な部分で業務に注力するためには、ペーパーレスが大きな役割を果たすのは確かです。業務の効率化を進めるためにもハンコ文化の持つデメリットを理解しなければいけません。
ハンコ文化からの脱却はグループウェアとワークフローで
ハンコ文化から脱却していくためにはさまざまなシステムが必要です。現在の効率化のカギを握るのはデジタル化であり、そのためのシステムが欠かせません。グループウェアを使うのもその方法の一つであり、統一したプラットホームの中で業務を効率化できるのです。ワークフローも組み込まれているグループウェアを使えばペーパーレスも加速できます。
テレワークの時代となり働き方も変化してきました。承認業務に関しても、新たなステージに入るべき時代です。ハンコ文化から脱却し、グループウェアで効率化を目指していくべきでしょう。
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