こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
営業の仕事をしている方であれば、普段から営業日報を書いている方は多いですよね。営業日報の作成には、「日々の成果を証拠として示せる」「1日を振り返ることで今後に活かせる」など多くのメリットがあります。営業日報を確認する上司としても、部下やチームの状況を把握でき、戦略が立てやすくなるでしょう。
営業日報は、営業の仕事を成功させる上で重要な意味を持ちます。一方で、作成や確認に時間がかかることにお悩みの方も多いのではないでしょうか。営業日報に多くの時間を費やしてしまい、本来の営業がおろそかになるのでは本末転倒です。営業日報の無駄をなくすには、便利なツールの活用をおすすめします。
また、営業日報をチーム内の情報共有に役立てる上で、書き方も大切な要素です。そこで本記事では、営業日報の分かりやすい書き方や、効率化するための便利なツールをご紹介します。営業日報を上手く活用したい営業の方は、ぜひお読みください。
目次
分かりやすい営業日報を書く3つのポイント
分かりやすい営業日報を書くことで誤解を防げるのはもちろん、上司にしっかりと読まれやすくなります。その結果、上司から業務に対して多くのフィードバックが得られるなど、営業日報の効果がより高まるでしょう。まずは、営業日報を分かりやすく書くための3ポイントを解説します。
伝えるべき項目・順序に注意する
営業日報には、必要な内容だけを分かりやすい順序で記載することが大切です。営業日報の書き方は企業やチームによって様々ですが、大まかには下記のような項目・順序で記載することをおすすめします。
- 当日の予定・目標
- 当日の業務内容
- 業務の成果
- 課題や反省点の振り返り
- 翌日の予定・目標
裏を返せば、上記と無関係の内容はそれほど重要ではない場合が多いでしょう。営業日報にあまり重要でない内容を多く盛り込むと、要点がぼやけて伝わりづらくなってしまいます。必要な情報を絞って記載するようにすべきです。
上記とは別に伝えたい内容がある場合は、「特記事項」などとして最後に記載すると良いでしょう。もちろん緊急性の高い内容は口頭で報告すべきですが、営業日報にも記載しておくことで後々役に立ちます。
「簡潔」かつ「具体的」に記載する
相手に伝わりやすい文章を書く際には、営業日報に限らず簡潔に記載することが重要です。ただし、簡潔な文章にすべきですが、抽象的であってはいけません。営業日報の記載内容に具体性がないと、上司が正確に部下の状況を把握できず、適切なフィードバックを行えないためです。
「アポイントを●件取得」「自社より●円安い」などのように、数値を用いてできる限り具体的に記載しましょう。進行途中の営業タスクがある場合は、おおよその進捗率をパーセンテージで記載するのも効果的です。また、先方の担当者名も忘れず記載する必要があります。
営業日報の管理も分かりやすく
たとえ分かりやすい営業日報を作成できたとしても、営業日報自体の管理が煩雑ではNGです。当日の営業日報にすぐアクセスできず、上司にしっかり見てもらえないことも考えられます。営業日報の作成によく使われるExcelでは、ファイルやシートの数が増えると煩雑になりやすいでしょう。
また、メールで営業日報を送信する場合、他のメールに紛れて上司が見逃してしまう恐れもあります。営業日報を分かりやすく管理して確実に共有するなら、オンラインの日報ツールを活用するのが最適です。おすすめのツールについては、次章でご紹介します。
営業日報を効率化するなら「グループウェア」がおすすめ
営業日報の効率化に最もおすすめのツールは、「グループウェア」です。社内の情報共有やコミュニケーションに特化したITツールで、Webブラウザから簡単に利用できます。
グループウェアには様々な機能が存在しますが、中でも「報告書機能」が営業日報の効率化にはピッタリです。ここでは、グループウェアの報告書機能を用いる3つのメリットをご紹介します。
なお、グループウェアを使えば営業日報だけにとどまらず、プロジェクト管理や勤怠管理なども効率化が可能です。グループウェアでできることについて詳しくは、次の記事をお読みください。
Web上で分かりやすく管理できる
報告書機能を使うと、Webブラウザを通してオンラインで営業日報の作成が行えます。作成した営業日報はWeb上でデータ管理できるため、社内の共有フォルダの容量を圧迫しません。タイトルやチームなどで並び替える機能もあり、複雑なフォルダ階層をつくらずシンプルに管理可能です。
また、報告書機能には必要な報告書を検索する機能もあります。所属チームの営業日報だけを表示させることで、必要な営業日報へすぐにアクセス可能です。
確実・迅速に共有できる
報告書機能では、通知先を設定して営業日報を登録すると、該当社員のデスクトップ上に通知されます。登録時にはメールも送信できるので、相手に見逃されることなく確実・迅速な情報共有が可能です。しかもスマートフォンでもアクセスできるため、外出時やテレワークでも簡単に営業日報の作成や確認が行えます。
また既読状況のチェック機能もあり、相手が営業日報を読んだかどうかがひと目で把握できます。そのため、確認のための余計なやり取りが不要です。上司が営業日報を読んだことが分かれば、モチベーション向上にもつながるでしょう。
チーム内でのコミュニケーションも手軽に行える
報告書機能には、登録された報告書に関係者がコメントを付ける機能もあります。そのため、営業日報をチェックした上司がコメントを付けて、簡単にフィードバックが可能です。もちろん自分の営業日報にコメントが付いた場合もデスクトップ通知されるので、素早く上司のコメントを確認できます。
グループウェアで、営業日報を最大限に活用しましょう！
今回は営業日報の分かりやすい書き方や、効率化するためのツールとしてグループウェアをご紹介しました。
営業日報を有効活用できれば、チームの成功につながるでしょう。反対に、日報の内容が分かりづらかったり非効率的な管理方法だったりすると、かえって足かせとなることも。
営業日報の作成や管理、共有をまとめて効率化するなら、グループウェアの報告書機能がおすすめです。営業日報を有効活用して営業チームを成功に導きたい方は、ぜひグループウェアの導入をお考え下さい。
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