こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
パソコンが企業に導入されて、一人一台支給されることは珍しくなくなりました。パソコンは特別な機器ではなくて文房具の一つとみなされるようになってきています。また、携帯電話に代わってスマートフォンを支給している企業も増えてきています。
オフィスワーカーにとってパソコンを使って仕事をすることは普通になっていますが、職人と呼ばれている職種ではパソコンを未だに使わずに昔ながらの仕事をしているケースもまだまだあるようです。
1人でもパソコンを使わない人がいると、連絡や共有にアナログ的なメディアを使わざるを得なくなりデジタル化のメリットを十分に得ることができません。どんな人でもパソコンを使えるようにすることが、業務を効率化するには企業としては必要な条件と言えます。
この記事ではインタビューさせて頂いた企業で浮き彫りになったデジタル化を進めるための問題点と改善策についてご紹介します。
職人の理解が得られずデジタル化が進まない
今回インタビューさせて頂いた企業は工場のラインや商業施設などで使われている制御装置の設計や保守を請け負っています。
現場で作業する職人の方は、技術は優れたものを持っているのですが、古いやり方に固執してパソコンを使うことに忌避感がある方もいます。そのような職人の方からの報告書は殴り書きのような手書きのメモのため重要なノウハウ的な内容もあるのにもかかわらずバインダーに保存して死蔵しています。
長期間現場で出ることがあるので企業からの総務的な連絡や経営幹部からのメッセージが伝わらないことが多々あります。現場の中にはネット接続ができない場所もあるため、職人の方からパソコンを使わない理由にもされてデジタル化が一向に進みません。
社員間の情報共有が紙ベースで行われている
パソコンを使わない職人は基本的に紙ベースで情報のやり取りをしています。
現場作業の報告書はその場で手書きにより作成してオフィスに戻った時点で上司に提出しています。
提出された報告書は上司が確認した後に事務がファイリングしています。提出された手書きの報告書は作業完了のエビデンスとして使われるだけで、ノウハウや問題点の共有には使っていません。
企業の総務的な連絡や経営幹部からのメッセージは印刷をして部署内回覧をしていますので、オフィスに戻った時に一読して回覧を次に回すようにしています。
勤怠や各種申請などで期日までに行う必要があるものは電話連絡して、近くのコンビニなどからFAXで送って処理するようにしています。
報告を手書き感覚のタブレットベースのアプリで実施
パソコンを使おうとしない職人に対して、アナログ的なやり方からデジタル化を進めるために以下のような二つの方針で進めるのがいいでしょう。
- 紙に近い操作性を目指す
- 1対1で操作のトレーニングを図る
パソコンに不慣れな職人の方にも使ってもらえるようにタブレットを採用して、入力はキーボードではなくタッチペンを使った手書き入力できるようにします。日時、案件名、客先名、報告者名などは選択式でワンタッチで入力できるようして、検索に必要な属性を報告書に設定できるようにします。
ネット接続できなくても、事前に同期したデータを使ってオフラインで利用可能にします。企業でリモートオフィスを契約して現場の近くでネット接続できる環境を整備することによりオフィスへ戻ることなく最新のデータを同期できるようにします。
さらに職人の方に若手でパソコン操作に慣れたメンバーをアサインしてね現場へ同行してタブレット操作のレクチャーを行い、その一方で若手は職人のノウハウを教えてもらうことにより企業の無形資産を引き継ぎながらデジタル化を推進できます。
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