コロナ禍における社内コミュニケーションの必要性と対策とは

こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。

「コロナ禍で従業員とのコミュニケーションが減った」と考える人は珍しくありません。コロナ禍のなかリモートワークやテレワークのような新しい働き方が増えています。働き方の自由化という観点から見れば良いことですが、一方で従業員と対面する機会が減少しコミュニケーションも減ってしまったと懸念の声もあるようです。

この記事ではコロナ禍における社内のコミュニケーション不足で懸念される問題点を紹介していくとともに、グループウェアを使った改善策についても説明していきます。コロナ対策は妥協したくないけれど、コミュニケーション不足も何とかしたいという方はぜひご覧いただければと思います。

社内コミュニケーション不足による問題点

従業員のストレス増加

企業の中には様々な人々が集まっており、同じ目標に向かって進むためにコミュニケーションは欠かすことができません。部署や部門に関係なく従業員同士で綿密にコミュニケーションを取ることで迅速な業務に直結することからも非常に重要です。

従業員同士によるコミュニケーションが不足していると「指示の意図が理解できない」「情報共有が上手く進まない」といった問題に繋がります。このような状態では企業としての問題となる以前に従業員にストレスとしてのしかかります。

このようなことからもコミュニケーションは重要ですが、コミュニケーションの中には「非言語コミュニケーション」というものもあります。対面で会話をしているときは相手の仕草などで感情を読み取っているのです。

リモートワークでもビデオ通話であれば非言語コミュニケーションも可能ですが、どうしても電話やチャットのみのやりとりは増えるため、従業員によってはストレスに感じる人もいるのが現状です。

従業員のモチベーション低下

社内でのコミュニケーションが不足していると従業員が上司や同僚から意見を聞く機会が減るために業務に影響をきたす場合があります。上手く成果が出ないのでキャリアアップの機会も得ることが出来ず、結果モチベーションの低下に繋がってしまいます。

また仕事の成果が認められないことで同じ範囲内の仕事しか任せられていない状況も、従業員のモチベーションの低下を招いてしまいます。モチベーションが下がり続けると人によっては鬱などの精神疾患にも繋がりかねないため、コロナ禍でも上司や同僚が積極的にコミュニケーションを取っていく必要性があるのです。

コミュニケーション不足によって孤立感を感じることで、行動力や業務量が鈍感になってしまうケースもあります。このようにコミュニケーションの不足というものは従業員のモチベーションを低下させ本来の能力が発揮しづらい環境を作ってしまうのです。

生産性低下

コミュニケーションが上手く機能していない職場では従業員のストレス増加やモチベーションの低下で業務量やスピードが減少し企業全体の生産性が低下する傾向があります。またプロジェクトにおいても同じ目標やゴールを共有できないと失敗する可能性が大幅に高まります。

ミスやトラブルにも直結し、顧客からの信用を失うなど契約の機会をみすみす逃すことにも繋がりかねません。これらを踏まえても社内でのコミュニケーションというのはかなり重要なことがわかります。

次に社内でのコミュニケーション不足を解消するために、グループウェアを使った改善方法について見ていきましょう。

グループウェア導入による改善策

グループウェア導入による社内コミュニケーションの活性化

グループウェアとは従来、紙媒体や人力によって行われていた業務をインターネット上で電子化(自動化)することで業務の改善を目指すツールです。なかでもチャットやビデオ通話の機能はコロナ禍においてコミュニケーションを維持するために非常に効果的と言えます。

メールや電話のように堅苦しくなく、LINEのように会話調でやり取りが出来ることもコミュニケーションの活性化において期待ができます。LINEだとセキュリティ上の問題が懸念されますが、仕事用に作られたグループウェアであればその点も安心して利用できます。

チャットやビデオ通話機能のほかにもファイルやスケジュールの管理、捺印、領収書など全て電子化しインターネット上で管理することで紛失や情報伝達のミスを防ぐことができます。次にこのグループウェアを使ってコロナ禍でもコミュニケーションを活性化させるための方法について見ていきましょう。

チャット機能

グループウェアのチャット機能はLINEでのやり取りを想定してもらうとわかりやすいです。外国に本社のあるLINEだと情報流出の恐れがありますが、クロジカスケジュール管理などの国産グループウェアはセキュリティ上も安心して使うことが出来ます。

ビデオ通話機能

これもzoomなどと使い方は同じですが、セキュリティという面で日本製のグループウェアを使用することで安心感があります。コロナ禍では音声会議が多くはなるでしょうが、対面に近いビデオ会議も導入することでコミュニケーション不足の解消に繋がります。

チャット機能やビデオ通話機能を使うことでコロナ禍におけるコミュニケーションの不足は大幅に解消されます。メールのように定型文を使う必要もなく、電話のような独特な緊張感もないので、従来よりコミュニケーションが増えたなんてこともありえるかもしれません。

コミュニケーションツールとして心強いグループウェアですが、それ以外にも便利な機能があるので、ここでもいくつか紹介していこうと思います。コミュニケーションと全く無関係というわけでもないので参考になるでしょう。

ファイル管理

ファイルや資料が未だに紙媒体である企業も珍しくはありません。しかしグローバル基準ではデジタル化が進んでおり、紙媒体での業務は過去のものとなりつつあります。グループウェアではメールなどを介さずにファイルを電子媒体化し保管や共有が可能です。

紙媒体だと同じ場所にいなければ確認できませんが、インターネット上にファイルがあると、従業員同士が遠隔にいてもすぐに共有することが出来ます。コロナ禍でテレワークやリモートワークが推奨される状況でファイルを電子化することは大いに価値があるといえるでしょう。

スケジュール管理

ファイル管理と同様スケジュール管理も電子化する必要性があるでしょう。コロナ禍で職場に向かえない社員にとっては、職場にスケジュール表が貼ってあったところで確認のしようがありません。スケジュールをグループウェアで共有すればリモートワーク中の従業員も対応することができます。

コロナ禍でもコミュニケーションを忘れずに

コロナ禍で社員が集まれない状況が続きますが、コミュニケーションの不足はグループウェアで解決できます。チャットやビデオ通話の機能はLINEで話しているのと変わらないくらいの気軽さでメールや電話よりもダイレクトに概要を伝えることも可能です。

この他にもファイルやスケジュールを電子化することでコロナ以前から指摘されていたデジタル化の遅れを取り戻すことにも繋がります。しかしコロナ禍において何よりも大事なことは、従業員に孤独を感じさせないことです。

普段のコミュニケーションもコロナによって減っている人にとって、仕事上でコミュニケーションが活発になってもどこか孤独感は拭えないものです。会議の最後の10分を雑談の時間として割くだけでも大きく違います。コロナ禍でもコミュニケーションを忘れずに頑張りましょう。

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