こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
コロナ禍や働き方改革の影響もあり、在宅によるテレワーク需要が急速に加速し、新しい働き方が生まれてきています。
しかし、それぞれ自宅などの離れた場所で業務を行うのは、慣れない働き方に色々とストレスを感じてしまう方も、多いのではないでしょうか？
そこで今回は、テレワークによるストレスの問題を解決するために生まれた『テレワークマネジメント』について紹介しつつ、その問題点や解決策の方法について詳しく解説していきます。
テレワークによるストレスでお悩みの方は、ぜひ参考にしてください。
目次
『テレワークマネジメント』とは？
『テレワークマネジメント』とは、その名の通り従来のオフィス勤務形態のマネジメント同様に、テレワークでも従業員たちのメンタル面のケアや、勤怠管理などを行うことを目的とした考え方です。
しかし、従来のオフィスマネジメントをそのままテレワークに流用すると、労務管理が難しく、社内のコミュニケーションが取りづらいなど、テレワークに対応したマネジメントができないという問題点があります。
その詳しい問題点について、次の項目で解説していきます。
テレワークによって発生する問題点
テレワークによって発生する主な問題点は以下の3点です。
- 社内でコミュニケーションが取りづらい
- それぞれの勤怠管理がしづらい
- 従業員の評価をするのが難しい
それぞれの詳しい内容について以下に解説していきます。
社内でコミュニケーションが取りづらい
テレワークは、直接他の従業員と会ってコミュニケーションが取れない勤務形態です。
これにより、コミュニケーションの機会が少なくなってしまい、孤独を感じでしまう方も少なくありません。
また、職場の同僚や他の部署、直属の上司に相談や質問をする機会が減ってしまい、ストレスが貯まる要因になってしまいます。
それぞれの勤怠管理がしづらい
オフィスワークの場合は、基本的に決まった時間に出勤し、定時になったら退勤するため、勤怠管理がしやすい勤務形態です。
しかしテレワークの場合だと、オフィスに出勤せず仕事をするので、オフィスワークに比べ、勤怠管理がしづらいという問題点があります。
従業員の評価をするのが難しい
テレワークの場合だと、オフィスワークとは異なり、上司に自分の労務状況を把握してもらうことが難しくなります。
例えば、定量評価による数値化や成果物に対しての評価は可能ですが、それぞれの勤務態度や部下の教育といった評価をすることが難しく、自分が正当に評価されているのか不安になる従業員も出てきてしまうかもしれません。
結果的に、テレワークによる評価体制が整っていないと、従業員全体のモチベーション低下につながってしまう危険性もあるでしょう。
テレワークによって発生する問題点の解決策とは
ここからは、上記で解説してきた内容を踏まえつつ、その解決策の方法について以下に解説していきます。
主な解決策の方法は以下の3点です。
- コミュニケーションツールを利用する
- 勤務管理ツールを利用する
- テレワーク中の評価方法を決める
それぞれの詳しい内容について以下に解説していきます。
コミュニケーションツールを利用する
テレワークにおいて、別々の場所にいる従業員同士の意思疎通や、仕事に関する情報共有は欠かせません。
そこで役に立つのが、『コミュニケーションツール』を利用したリモートコミュニケーションです。
しかし、Skypeなどのシンプルなコミュニケーションツールを利用するだけでは、細かいコミュニケーションを円滑に行えません。
例えば、全体ミーティングやグループミーティングなど、状況や場面に応じて細かく使い分けをし、それに応じたコミュニケーションツールを使用することが重要です。
また従業員のメンタル管理のためにも、上司と直接コミュニケーションが取れるようなマンツーマン専用のグループを作ったり、業務時間外でも従業員同士が雑談できるグループを作ったりするなど、従業員のテレワークマネジメントに考慮した使い方をするとさらに良いでしょう。
おすすめのコミュニケーションツール2選
ここからは、おすすめのコミュニケーションツールを、2選に厳選して紹介します。
紹介するコミュニケーションツールは、以下の2点です。
- Zoom
- slack
それぞれ以下に詳細を記載します。
Zoom
Zoomは、世界各国の企業やオフィスで使用されており、実績のあるコミュニケーションツールです。
必要なライセンスは主催者のみでよく、グループでアドレスを共有するだけで、誰でも会議に参加することができます。
slack
slackは、75万社以上の企業が使用している実績のあるコミュニケーションツールです。
目的ごとにチャンネルを作成することが可能で、業務の進行状況をグループ内で共有できるようになり、業務に集中しやすくなります。
勤務管理ツールを利用する
2019年4月より働き方改革関連法によって、『労働時間の客観的な把握』が義務づけられるようになりました。
しかし上記でも解説したように、テレワークの場合だと勤務場所にとらわれることなく、それぞれが離れた場所で自由に仕事をするため、従業員の勤務状況を把握することは非常に困難です。
もし、オフィスワークのように、タイムカードなどで管理することができれば簡単なのですが、テレワークの場合はそうはいきません。
そこで役に立つのが、インターネット環境さえ整っていれば、誰でも使用することができる『勤怠管理ツール』です。
この勤怠管理ツールを導入すれば、テレワークでも勤怠管理をするのが簡単になり、ストレスなく毎日の勤務を管理することができます。
おすすめの勤怠管理ツール2選
ここからは、おすすめの勤怠管理ツールを、2選に厳選して紹介します。
紹介する勤怠管理ツールは、以下の2点です。
- AKASHI
- ジョブカン
それぞれ以下に詳細を記載します。
AKASHI
AKASHIには、『36協定設定』という機能があり、テレワークでも勤怠状況を正確に管理できます。
また、他社サービスと連携することにより、管理の負担を減らすことも可能です。
ジョブカン
ジョブカンは、導入実績が5万社を超える業界No.1のクラウド型勤怠システムです。
勤務形態に応じて運用できるのが特徴で、万全のサポート体制が整っています。
テレワーク中の評価方法を決める
テレワークにより、従業員の業務状況を把握しづらくなると、評価基準が成果主義など、特定の方法に限定されてしまいます。
さらに近年、今までの年功序列型の人事評価から、成果主義型の人事評価に移行している企業が増えているのが現状です。
しかし評価が成果主義型に偏り過ぎると、従業員への配慮や後輩の指導など、成果につながらない頑張りが評価されなくなってしまい、結果的に従業員が不平不満を抱えてしまうという問題が出てきます。
つまり、目標を上司と部下の間で明確にすることにより、従業員のモチベーション維持やキャリアアップにつなげることが、テレワークの評価方法として最も大切なことといえるでしょう。
ちゃんとしたテレワークマネジメントができれば快適にテレワークをすることが可能
今回は、テレワークマネジメントについて紹介しつつ、その問題点や解決策の方法について詳しく解説してきました。
コロナ禍など世の中の変化に応じて、新しい働き方が始まっていくと、それに応じた新しいマネジメントに変えなければ、従業員のマネジメントはうまくいきません。
特に、テレワークでのコミュニケーションは一番の問題点で、従業員のストレスやモチベーションを気遣いながら、こまめに上司や同期・後輩などとコミュニケーションを取る機会を与えることが重要です。
ストレスなく日々のテレワークで業務をこなすためにも、新しい働き方に合ったツールをうまく活用して、テレワークにも対応できるマネジメントを行ってみてはいかがでしょうか？
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