こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
建設業界において、紙管理に頭を悩ませている事業者も多いのではないでしょうか。他業種では、DX化やペーパーレス化が推し進められているものの、建設業の一部の業者では、紙媒体での管理が抜けません。
そこで本記事では、建設業界のペーパーレス化が進まない原因と、ペーパーレス化を促進するメリット・ペーパーレス化のやり方についてご紹介しています。ペーパーレス化をに頭を抱えている事業者やペーパーレス化による業務効率化を図りたい事業者はぜひ参考にしてみてください。
目次
ペーパーレス化とは
ペーパーレス化とは、紙による資料管理を電子化し、PC・タブレットなどに電子管理・電子保存される仕組みづくりをいいます。ペーパーレス化にすることで、紙コスト・管理場所コストなどの削減に加えて、さまざまなメリットがあります。
ペーパーレス化にするメリットは以下のとおりです。
デジタル管理への転換
企業のペーパーレス化は日本政府が改善に力を入れている社会課題でもあります。この社会課題を改善すべく政府は、IT導入補助金やIT機器の寄付など、さまざまな政策を行なっています。2022年には電子帳簿保存法が施工され、会計帳簿書類の管理を電子データ化による管理、保存が義務づけられました。
※電子化が義務付けられる企業側の準備不足等の理由により2年間の猶予期間が設けられました。
準備期間は設けられましたが、いずれ電子保存・管理に変わっていくことを考えると、キャッシュレス決済などが日常的に行われ、経理担当者の業務負担も大幅に軽減されるでしょう。このような時代背景もあり、企業は紙媒体からデジタル管理への転換が求められます。社内にデジタル化を浸透させる手段としてペーパーレス化は手軽で始められやすい社内政策のひとつといえるでしょう。
ペーパーレス化の浸透
ペーパーレス化は、新型コロナウイルスの影響などもあり、この数年で大きく進展していきました。とくに、承認作業や紙文化が残る建設業界では、テレワークや在宅ワークの導入より紙資料を作成する必要がなくなりました。加えて、会議室を抑えるコストや紙コスト、印刷コストの削減を実現したこともあり、今後ますますペーパーレス化は浸透していくことが予想されます。
建設業がペーパーレス化すべき理由
本章では建設業がペーパーレス化を促進することで以下のような効果が期待できます。
- 無駄のない業務フローの確立
- 紙媒体の付随コストを削減
- リスクの予防と対策
では、それぞれ確認していきましょう。
無駄のない業務フローを確立
建設業は図面や工程表を作成するうえで大量の紙を利用します。当然、クライアントが多ければ多いほど資料の数は増加し、過去の資料を探すにも膨大な時間を費やすことになります。また、工事トラブルなどの影響により、工程表の修正を余儀なくされた時も紙の資料だと一度現場を離れる手間がかかります。
一方、ペーパーレス化に取り組んでいる企業では、ITツールの導入により、資料の探す手間や急な工程表の変更にも臨機応変に対応しています。情報はチャット機能で共有し、過去の資料は、自動で更新されるツールなどを利用するなど、無駄のない効率的な業務フローを実現しているのです。
紙媒体の付随コストを削減
紙媒体の管理には、「紙コスト」「印刷コスト」「インクコスト」「場所コスト」など、さまざまなコストがかかります。数枚の印刷であれば影響は少ないですが、資料が全て紙媒体ともなれば大きな出費になります。
ITツールの導入は、イニシャルコストがかかるものの、その後のランニンングコストと業務効率化を考えれば、検討する価値が十分にあるツールと言えるでしょう。
リスクの予防と対策
ペーパーレス化はさまざまなリスクを未然に防ぐ効果が期待できます。例えば、現場作業での紛失リスクや紙の劣化リスクです。とくに、現場作業が多い建設業者であれば、雨や雪、風の中でも作業を進めなければならないため、紙の扱い、管理には非常に手間がかかるでしょう。
ペーパーレス化が浸透している企業では、工事に関わるデータをタブレットひとつで管理できるため、紛失リスクや紙の劣化リスクを心配する必要がなくなります。同時に、デバイスにパスワードを設定することで情報漏洩リスクの予防にも効果的です。
ペーパーレス化の進め方
ペーパーレス化の重要性とペーパーレス化によるさまざまなメリットはお分かりいただけたと思います。一方、具体的なペーパーレス化の進め方について悩んでいる企業も多いのではないでしょうか。本章では、建設業がペーパーレス化を実現するやり方についてご紹介しています。
ペーパーレス化しやすい業務の選定
ペーパーレス化を進めるうえで、なんでもかんでも闇雲のペーパーレスにすればいいものでもありません。まずはペーパーレスによる効果が高い業務の選定を行いましょう。建設業で言えば、工事の工程表や図面、社員のシフト、経理事務書類などの業務からペーパーレスにしていきます。
ペーパーレス化による効果が高いことを社員に感じてもらいながら、社内全体にペーパーレス化を浸透させるのがポイントです。
取引書類の電子化の推奨
ペーパーレス化が推奨されている背景を知ってもらうことも重要です。2001年の建設業法改正で、建設業でも電子契約書の使用が認められ、大手企業を中心に電子化が進みました。
2022年には、電子帳簿保存法改正により国税関係帳簿書類のデータ保存要件が緩和されることに加えて、電子取引で生じる国税関係書類の保存が義務化されました。
つまり、デジタル社会に向けて、電子・デジタル化が推奨され、ペーパーレス化になるような取り組みを国が推奨しているという事実があることを理解してもらうこともペーパーレス化を進めるうえで有効になります。
ペーパーレス化からデジタル化へ
ペーパーレス化はグループウェアなどのITツールを利用して進める方法がおすすめです。なぜなら、ペーパーレス化は社内のデジタル化を進めるチャンスでもあるからです。デジタル社会へと変化している今だからこそITツールを駆使して、さまざまな業務の効率化を目指しましょう。では、ITツールを導入することで何がどう変わるかを解説していきます。
タブレットの導入
ITツールを利用する際は、PCやタブレットなどが必要です。例えば、タブレットを配布することで、プロジェクト資料を持ち歩く必要がなくなることに加えて、必要な資料をすぐに確認することができます。とくに、これまで大量の紙資料を持ち歩いていた営業担当者やプロジェクトマネージャーの負担を軽減することにつながります。
ITツールの選び方
ITツールは自社にあった機能が搭載されているツールを選びましょう。業務の内容によって必要な機能は異なりますが、工程表の作成機能、スケジュール管理機能、見積書作成機能、図面作成機能など機能が搭載されているITツールを選ぶことが重要です。まずは、無料トライアル期間を利用して、ITツールを導入してみましょう。
建設業のデジタル化に向けた取り組み
建設業界がペーパーレス化を促進させる理由やペーパーレス化のやり方についての理解は深められたでしょうか。
ペーパーレス化の実現は、そう簡単ではありません。ITツールの導入するコストがかかるうえに、社内に浸透させるための社内研修などが必要となるでしょう。一方、ペーパーレス化を上手く実現できた時には、それ以上のメリットがたくさんあることも本記事でお分かりいただけた思います。
時代とともに、デジタル化が進む中で、アナログな方法で貴重な時間と労力を失わないためにも、早めの切り替えをおすすめします。企業の課題としてペーパーレス化を図りたい企業や業務の効率化を図りたい企業は、ぜひITツールの利用を検討してみてください。
スケジュール管理のことなら、私たちにご相談ください。
私たちは、予定共有ができるスケジュール管理クラウド「クロジカスケジュール管理」を提供しています。 豊富な知見を活かし、お客様のお仕事に合ったご利用方法をご提案します。 チームの情報共有でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。
