こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
近年、クラウドサービスの拡充によって、インターネットを通じてデータやアプリを利用する機会が増加しました。それに伴い、社内の情報共有を効率的に行いたいと考える企業も増え始めています。
社内のデータを共有したい、申請業務を効率化したい。そのような声に応えたのがグループウェアと呼ばれるクラウドサービスです。グループウェアはインターネットを通じて、社内の情報共有・コミュニケーションをサポートするサービスです。
従来は時間がかかっていた作業も、グループウェアを利用すれば効率的に行うことができます。特に建設業のような、社員が複数の現場に常駐する業種で、大きな効果を発揮できます。
USBメモリを使っていたデータの受け渡し、メールで行っていた業務連絡、これらはグループウェア上で簡単・安全に行えるようになります。
この記事では、建設業が頭を悩ませていた問題を解決する、グループウェアの4つの機能をご紹介します。
スケジュール管理機能
ミーティングの日程調整は常に悩みの種です。参加者と連絡がつかず、いつまで経っても日にちを決められないというのは誰しも経験したことでしょう。
「現場に出ているので事務所にいない」
「別のミーティングを行っているので定時後まで待ってほしい」
様々な理由で調整が難航し、ミーティングを設定するだけに1日かかってしまった。そんな経験も多いのではないでしょうか。グループウェアのスケジュール機能を使えば、この問題はすぐに解決できます。
グループウェア上で、社員全員が各々のスケジュールを確認できるため、参加者の予定がひと目でわかります。このおかげで個別に連絡して返答を待つ必要がなくなり、素早く日程を決めることができます。また、メールや電話の必要がなくなるので、今までかかっていた作業時間の短縮にもなります。
データ共有機能
設計図などのデータのやり取りは、通常メールかUSBメモリで行われます。しかし、これらには問題点がいくつもあります。メールの場合、第一にデータサイズが問題になります。メールサービスにもよりますが、メールで送ることのできるデータサイズはおおよそ50メガバイトまでです。
それ以上になると、データの分割などをしなければなりまりません。これは分割作業を行う送信側にも、ファイルの統合を行う受け取り側にも、煩雑な作業を強いることになります。また、宛先間違いで情報漏洩に繋がる危険性も無視できません。社外の人間に機密情報を送ってしまった場合は、セキュリティ事故の対応に追われることになります。
USBメモリの場合はどうでしょうか。USBメモリは大容量のデータを保存できますが、受け渡しに時間がかかってしまうのが難点です。同じ事務所・現場での受け渡しであればそれほど時間を要しませんが、お互いが離れた場所で作業している場合、そこまでの移動時間がかかってしまいます。
さらに、USBメモリを渡す相手が複数人で、それぞれの現場が別だった場合、かかる時間は大きくなるでしょう。かかった時間を人件費に換算すると、決して無視できる額ではありません。そして、USBメモリは紛失による情報漏洩のリスクを常に抱えています。
パスワードロックなどの紛失時の対策を行うことはできますが、だから問題ないというわけでもありません。機密情報を保存した記憶媒体が行方不明になるということは、それだけでセキュリティ事故になります。関係先への報告・お詫びが必要にな場合もありますし、今後の取引への悪影響もあります。
グループウェアのストレージ機能を使えば、これらの問題は解決できます。
グループウェアのクラウドストレージには容量の制限なく、サーバーが許す限りデータを保存できます。社員はいつでもそのデータにアクセスすることができます。また、データへアクセスできる人間を制限することで、セキュリティを強化することも可能です。
「部長以上の役職のみ閲覧可能」「特定のプロジェクトの参加者のみ編集可能」などの柔軟な設定が行えます。グループウェアには社内の人間しかアクセスできないので、ヒューマンエラーも最小限に留めることができます。
高いセキュリティを維持しデータをやり取りしたいなら、グループウェアがおすすめです。
申請書の承認ワークフロー
申請書の承認作業は、実際の作業時間以上の負荷があります。なぜなら、承認作業は承認者のスケジュール次第で遅延してしまうからです。上長などの承認者が不在だと、申請書はそこで止まってしまいます。外出・出張が原因で申請がスムーズに行えず、完了まで数日かかるという事態も少なくありません。
承認者はそのような事態を極力避けるために、事務所にいる時間を確保する必要があります。忙しい時期にこのような時間を割くのは非常に面倒です。グループウェアの申請書機能を使えば、承認作業をどこにいても行えるようになります。
スマートフォンを使ってグループウェアにログインすると、承認が必要な申請書がひと目でわかります。申請の内容を確認後、承認ボタンを押すだけなので作業も非常に簡単です。
申請書機能を活用すれば、申請作業がスムーズに進み、承認者の負担を軽減することができます。
報告書の管理機能
日々の業務をこなしながら、毎日大量にやってくる報告書を管理するのは非常に大変です。報告書はメールでやり取りする方法が一般的ですが、受信トレイの中に未読のまま埋もれてしまい、報告書に気づかなかったということも起こりえます。
また、報告書の受理連絡は時間を要し、他の業務の時間を奪っていきます。一つ一つに要する時間は1・2分かもしれませんが、何十もの報告書がやってくると1時間以上かかることも珍しくありません。このような煩雑な作業は、可能な限り効率化させたいですよね。
グループウェアには報告書機能があり、提出と確認をスムーズに行えます。報告側はグループウェア上で報告書を作成するだけです。受理側は自分が確認すべき報告を一覧で確認できるので、ひと目で自分が確認するべきものがわかります。報告書が雑多なメールボックスから切り離されるので、見落とす心配がありません。
受理連絡も、報告書の確認ボタンを押すだけです。数秒で終わるので、メールでの返信作業に比べて格段に短い時間で済ませることができます。報告・確認・受理の流れをグループウェアで効率化することで、ヒューマンエラーと受理側の負担を減らすことができます。
グループウェアで業務の質を向上！
以上が建設業の悩みを解決する、グループウェアの4つの機能になります。社員同士に物理的に距離があるような業種では、データのやり取りと連絡業務は作業負荷が高くなります。その負荷は主業務に費やすべき時間を奪い、生産性を低下させる原因になっています。
グループウェアは不要な負荷を排除し、新たな時間を生み出します。その時間を有効に使うことで、生産性を大きく向上させることができます。業務の質を向上させるために、グループウェアの導入を検討してみましょう。
スケジュール管理のことなら、私たちにご相談ください。
私たちは、予定共有ができるスケジュール管理クラウド「クロジカスケジュール管理」を提供しています。 豊富な知見を活かし、お客様のお仕事に合ったご利用方法をご提案します。 チームの情報共有でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。
