こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
建築業界では人手不足の解消、作業の効率化を進めるために、業務のIT化を進める企業が増えており、全国的に注目を集めています。
業務のIT化を進めると、書面や写真などを利用していた現場での作業をタブレットやパソコンを利用して管理できるため、作業に関わる様々な負担を簡略化することができます。
目次
ICT化との違い
ICT化という言葉を聞いてことがある方はいますか？ICT化は情報通信技術の略で、パソコンやタブレットなどの端末を利用してコミュニケーションをとることです。IT化は作業に必要な書類や写真を電子化していくことで、似たような2つの言葉ですが、その意味は大きく異なります。
野外での作業がメインになる建築業界では、パソコンやタブレットなどを利用してコミュニケーションを取るICT化を導入する企業が多いです。
建築業の課題
人材不足
建設業では工程や材料の管理、協力する業者の手配などを担当する管理者が必要で、これまでの経験で培われた判断能力が必要になります。
管理者は、予算や工程を守るための重要なポジションですが、電話や対面によるコミュニケーション取る時間が多く、工数を多く取られる問題に悩まされています。
外注先の確保
建設業の経営課題の一つが、信頼できる協力業者や職人の確保です。
現代の建設業は優秀で実績のある協力業者が、元請け会社を選べる時代になってきます。
優秀で信頼できる協力業者や職人さんが見つかったとしても、工程を進めていく中での伝達ミスなどを少なくして、効率よく作業を進めなければ、信頼関係を長く維持することは難しくなってしまいます。
社内教育
新人社員や中途社員を積極的に採用する企業は、スキルを身につけられる環境や制度を作ることも非常に大切です。それぞれの部署の現場情報やノウハウがバラバラになっていると、入社したばかりの若い社員への教育が難しくなるだけでなく、部署間で共有することもできなくなってしまいます。
グループウェアの導入効果
現場管理者の業務効率化
現場では管理者の業務を円滑に進めるためにはグループウェアがおすすめです。グループウェアを導入することで、管理者が電話やメールを利用して協力業者とやりとりすることが少なくなります。
グループウェアに情報を入力しておくと協力業者や職人さんが必要な情報をいつでも自由に確認できるようになります。そのため、管理者は自分の業務に専念でき、現場の仕事をスムーズに進めることにつながります。
取引先との信頼関係の向上
グループウェアは情報をスムーズに共有できるだけでなく、残業時間やクレームを少なくして、協力業者との信頼関係を高めることができます。特に現場情報の伝え忘れや、情報共有のミスを少なくすることができれば、頼れる協力業者や職人と長く継続した関係を築くことができるでしょう。
現場トラブルの回避
グループウェアは経験の少ない社員も現場で仕事がしやすくなるメリットがあります。過去の現場情報をデータ化することで、部門毎のノウハウを社内で共有することができます。
また、現場の状況は社内のすべてに共有されることで、現場でのトラブルや事故を最小限に抑えることができ、工事の品質も大きく向上します。
IT化による導入建築現場の業務効率化
情報共有機能
建築業界のIT化は工事に必要写真などを共有しやくするメリットもあります。工事に使用する写真や図面をデータとして残し、クラウド上で管理することで、作業に使う情報を社内全体で共有し、作業効率も大幅にアップすることができます。
また、共有したデータを安全に管理するためにも、データのIT化は率先して行っていきましょう。
一元管理
lT化は現場の情報管理がしやすくなるメリットもあります。住所などのお客さまの個人情報はもちろん、協力業者の基本情報、図面などの資料、写真といった様々な現場情報を社内掲示板として一括して管理できます。
ファイル管理
社内で共有する契約書やマニュアルなどをデータとしてファイルで管理することができます。データはフォルダ毎に階層を作って管理したり、権限の設定などもできます。
スケジュール管理
共有している協力業者や職人さんのスケジュールを共有する工程表を簡単に作ることができます。テンプレートとして保存することもできるため、似たような工事を行う際は、スムーズに工程表を作成できます。
請求書作成機能
協力業者との工事に伴う発注や請求を一括して管理することができます。追加工事を発注する時などに起こりやすい、電話交渉が原因で起こるトラブルを未然に防ぐことができます。また、現場ごとに原価の管理ができるため、利益を意識しながら工事を進めることができます。
日報報告機能
日報報告機能を利用すると、施工主のエンドユーザーと簡単にコミュニケーションを取ることができます。グループウェアに保存した写真を使用して、現場報告をすることで、エンドユーザーとの信頼関係も築くことができます。
社内教育
IT化によって現場の業務効率を上げるためには、システムを社内の全員が使えるかどうかです。システムの機能については、社内説明会だけでなく、協力業者に向けた説明会も実施します。また、店舗が複数ある場合はオプションで追加説明会を行うこともできます。
建設現場での導入事例・導入効果
業務効率化できたケース
建設業は業務時間が長く、残業も非常に多いことから、従業員が定着しにくい会社も多いです。グループウェアを導入したa社は、電話、FAX、メールなどを利用したやりとりが少なくなり、業務の効率化に成功しました。
結果的に毎月150万円以上かかっていた残業代を23万円にまで少なくし、85%カットすることに成功しました。
従業員の生産性向上したケース
作業要員の数が2人と少なく、現場管理が円滑に行えなくなっていたB社、現場の管理責任者を募集しても人材が見つからず、受注を取っても現場が回せない状況に悩んでいました。しかし、グループウェアを導入して、作業効率を高めることで、2人体制のまま47%以上生産性を高めることができました。
費用対効果が上がったケース
現場の業務で手一杯になってしまい、原価管理が疎かになったことで、予定粗利を大幅に下回ってしまうことは、建築業界では、頻繁に起こり得る話です。
協力業者とのやりとりを現場で管理しきれなくなったc社はオプションとして外注先とのやりとりを共有できる発注請求を導入しました。
結果的に現場ごとの予実管理が自動計算できるようになり、社内の全体が粗利を意識したことで、前年に比べて粗利率が2.6%上がりました。
建設業界の未来
海外の建築業ではIT化よりもICT化を進める動きが増えています。
また、ARを使った設計やloT技術を通して3Dプリンタを建築に使う機会も増えており、ICTという言葉が使われることが当たり前になっています。
日本が世界の建築に負けないためには、ICTを活用することが必要不可欠な時代が来ています。
IT化で建築業務を効率的にしよう
建築業のIT化は、工事に使用する図面や写真を共有して管理することで、作業効率を高めるだけでなく、少人数での現場管理や取引業者と密に連携をとれるといったメリットもあります。
グループウェアは作業の効率化だけでなく、粗利率の改善や残業時間の縮小なども期待できる業界シェアNo.1の施工管理アプリです。現場での作業を妨げる電話・メールなどの連絡手段もチャットを利用して円滑化し、現場管理者は自分の業務に専念できます。
また、図面や工程表などの情報も、社内の全員に共有し、常に最新の情報を確認できます。
建築現場に導入可能なツールは様々な種類があるため、自社に必要なツールを見極めながら、導入を検討してみてください。
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