こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
自治体における効果的なコミュニケーションは極めて重要です。テレワークなど働き方も変わってきて、新型コロナウイルスが流行する前と比べて、コミュニケーションがとりにくくなっているのではないでしょうか。
この記事では、コミュニケーションツールの導入率の現状、導入のメリットや注意点について詳しく解説します。自治体組織の円滑な運営を支えるヒントについてご紹介します。ぜひ参考にしてみてください。
目次
自治体のコミュニケーションツール導入率は？
コミュニケーションツールとは、情報や意思の伝達に使用されるツールのことです。従来は、社内・社外を問わず「メール」が一般的な手段でした。一方、近年ではLINE WORKSやChat Workなどのチャット形式のツールが急速に普及しています。
コミュニケーションツールは、上記のようなテキストチャットだけでなくスタンプやビデオ通話などの機能によって、オンラインでの円滑なコミュニケーションを行えるツールになります。
個人のチャットツールと異なり、法人向けチャットツールではセキュリティが強化されています。
機能の違いはそれほどありませんが、法人利用の場合は管理者アカウントが存在し、各種機能や権限を制御できるため、個人利用よりも高いセキュリティ環境下で使用できます。
このコミュニケーションツールの導入率ですが、自治体に特化したLoGoチャットは非常に人気なツールで、日本全国の約半数の自治体で導入されています。
しかし、業務で紙の書類を扱うことが多いため、なかなか導入に踏み切れない自治体も多くあります。社会全体で働き方が変わってきているため、自治体もその環境に適応していくことが求められます。
コミュニケーションツールの種類
近年、ペーパーレス化が進む中、自治体職員にとって効率的なコミュニケーションツールの選択は極めて重要です。ここでは、コミュニケーションツールの種類について、ご紹介します。
チャットツール
チャットツールは、リアルタイムでのテキストベースのコミュニケーションに適しています。
たとえば、SlackやMicrosoft Teamsなどは、部署間の連絡や緊急時のコミュニケーションに最適です。また、ファイル共有や絵文字を使ったリラックスしたコミュニケーションもできます。
オンライン会議ツール
オンライン会議ツールは、遠隔地にいるメンバーとの円滑なコミュニケーションに役立ちます。ZoomやGoogle Meetなどは、稟議書の審査や会議への参加に適しています。ビデオ通話や画面共有機能を利用し、リアルタイムの意見交換が可能です。
タスク管理ツール
タスク管理ツールは、プロジェクトや業務の進捗管理に便利です。TrelloやAsanaなどは、申請や進捗状況の共有、タスクの割り当てなどを効率的に行うことができます。また、タスクの優先順位設定や期限管理も容易です。
ドキュメント共有ツール
ドキュメント共有ツールは、稟議書や重要な書類の共有をペーパーレスで行うのに役立ちます。Google ドライブやMicrosoft OneDriveは、複数の人が同時に編集できるため、スムーズな意見交換や承認プロセスを可能にします。
プロジェクト管理ツール
プロジェクト管理ツールは、複数のタスクやプロジェクトの管理を効率化します。JiraやBasecampなどは、稟議書の進捗や承認プロセスをプロジェクト単位で追跡できるため、全体の進行状況を把握しやすくなります。
コミュニケーションツールのメリット・デメリット
コミュニケーションツールを導入する前に、ツールのメリットやデメリットについてもしっかりと理解しておく必要があります。ここでは、コミュニケーションツールのメリットやデメリットについてご紹介します。
メリット
第一に、コミュニケーションツールは時間と場所を問わず、リアルタイムでの情報共有が可能です。
職員同士のコミュニケーションが円滑に行われるため、意思決定が迅速化し、業務効率が向上します。さらに、情報漏洩のリスクを低減し、セキュリティ面でも優れています。
第二に、コミュニケーションツールは協力と連携を強化します。チャットやグループメッセージ機能により、複数の職員がリアルタイムで情報を共有し合えます。
これにより、部署間の壁を取り払い、連携をスムーズに行うことが可能です。特に、緊急時や災害対応などでの連絡体制の強化に役立ちます。
第三に、コミュニケーションツールは会議の効率化に寄与します。ビデオ会議やオンラインコラボレーション機能を活用することで、遠隔地にいる職員との会議が容易に行えます。これにより、出張の負担を軽減し、時間やコストを節約できます。
最後に、コミュニケーションツールは情報の蓄積と分析に役立ちます。過去のコミュニケーション履歴やデータを参照し、より効果的な意思決定を行うことが可能です。また、改善点や課題を把握し、業務の改善につなげられます。
デメリット
第一に、情報過多と注意散漫が挙げられます。複数のコミュニケーションツールを使用することで、情報が分散し、重要なメッセージが見落とされる可能性があります。また、新着メッセージへの気配りが続くことで、作業効率が低下する恐れもあります。
第二に、コミュニケーションの遅延が考えられます。電子メールやチャットツールはリアルタイムのコミュニケーションを可能にします。
一方、相手がオフラインであったり未読のまま忘れられてしまったりすることで、返信が遅れるケースもあります。緊急な対応が求められる場面では、適切なツール選びが重要です。
第三に、情報のセキュリティリスクにも留意が必要です。デジタルツールを用いることで、機密情報や個人データが漏えいするリスクが生じます。
ハッキングや情報漏えいは、とくに行政機関において深刻な問題となり得ます。したがって、適切なセキュリティ対策を講じることが肝要です。
第四に、コミュニケーションツールの利用が増えると、直接対面のコミュニケーションが減少する可能性があります。
直接対話には非言語コミュニケーションや相手の反応を把握する利点があるため、これが減少することで情報伝達の齟齬が生じる可能性もあります。
最後に、技術的な問題が挙げられます。ネットワーク障害やソフトウェアの不具合などによってコミュニケーションが滞ることがあり、これが業務の進行に支障をきたす可能性があります。
ツールを選ぶ際のポイント
稟議書の申請などのプロセスを効率化するには、自社に適したコミュニケーションツールを選ぶことが重要です。ツールを選ぶ際には以下のポイントに注意しましょう。
まず、使いやすさと直感性が挙げられます。職員が短期間でツールをマスターできるような使いやすいツールを選びましょう。
わかりやすいインターフェースや操作方法があるか確認し、職員の方が悩まずに使えるものを選ぶことで、しっかりとツールを使用してくれるようになります。
次に、カスタマイズ性と柔軟性が重要です。自治体ごとに業務プロセスが異なる場合、ツールがカスタマイズ可能で自治体固有のニーズに合わせて調整できるかを確認しましょう。ワークフローの設定や必要な機能の追加ができるかどうかを考えましょう。
セキュリティとデータ保護も見逃せません。自治体では、多くの個人情報や機密データを取り扱います。
信頼性の高い暗号化やアクセス制御が必要です。ツールのセキュリティ機能が適切に整備されているかを確かめ、データの保護を最優先に考えましょう。
また、連携性と拡張性も考慮すべきポイントです。現行の他のシステムやツールとの連携がスムーズに行えるかどうかを確かめ、既存のシステムとの統合が容易かつ将来的な拡張性も持っているかを検討しましょう。
ツール選び後も大切なのが、トレーニングとサポートです。ツール導入後も適切なトレーニングや問題解決サポートが得られるかどうかを確認し、職員のストレスを軽減しながら効果的な活用を図りましょう。
最後に、コストとコスト効率を考えることも不可欠です。初期投資だけでなく、ツールの導入・運用にかかる維持費やアップグレードの費用も含めて評価し、コスト効率のよい選択を行いましょう。
自治体にオススメのツール【2選】
ここでは、自治体にオススメのツールを2つご紹介します。導入する際に参考にしてみてください。
LoGoチャット
LoGoチャットは、自治体に特化している、国内初のLGWAN環境を利用したクラウド型のビジネスチャットツールです。
LGWAN環境とは、一般的なインターネットとは異なり閉鎖的なインターネットであるため、セキュリティを確保しつつ、自治体の業務環境で安心かつ安全に利用できます。
また、LGWAN環境内での利用だけでなく、外出中の職員や外部機関、企業ともコミュニケーションが取れます。モバイルアプリも提供されており、災害時などにも頼りになります。
さらにLGWAN環境を通じて、複数の自治体と連携が可能です。全国25,000名以上の自治体職員とのコミュニティもあり、広範なネットワークを活用できます。
デメリットとしては、ビジネスチャット全般に言えることですが、便利である一方で、使っていくと夜間や休日でも連絡を取ることに抵抗がなくなり、プライベートと業務の境界線が曖昧になってしまうことです。
また、使用者によってはそもそも見ない人、見てもスルーする人、頻繁に使う人とバラつきがあるため、しっかりとしたトレーニングが必要となります。
LGTalk
LGTalkもLoGoチャットと同様に、LGWAN環境で利用できるビジネスチャットツールになります。プロジェクトごとのグループチャットはもちろん、一対一のダイレクトチャットでやり取りを行えるのです。
一番の特徴は、ファイルを無害化してくれるという機能です。悪意のあるファイルを開いてしまい、ハッキングされることがなく、安全なファイルを提供してくれます。
ファイルの共有もドラッグ＆ドロップで簡単にアップロードもできますし、社内・社外、インターネット、LGWANでの情報共有にも対応しています。
パソコンやスマホに対して、苦手意識がある方も簡単に操作できるという点も高く評価されています。
デメリットとしては、初期費用として10万円といった導入費用と1ユーザーあたり月300円のコストがかかります。無償で使用できるデモ環境が用意されているため、使用感を確かめた上で、行うようにしましょう。
まとめ｜コミュニケーションツールを導入して、自治体のやりとりをスムーズに
いかがでしたか。この記事では、コミュニケーションツールの導入率、ツールの種類やメリット、デメリット、ツールを選ぶ際のポイントについて、ご紹介しました。
自治体でもコミュニケーションツールとして、ビジネスチャットの導入が進められています。ご紹介したツールは、自治体に特化しているツールであるため、導入する際の参考にしてみてください。
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