こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
「物流倉庫での業務を効率化し正確で迅速な出荷を実現したい」、「物流にかかるコストを削減したい」と考えている事業者の方は、物流倉庫で円滑なコミュニケーションが取られているのか確認してみましょう。なぜなら、円滑なコミュニケーションは、物流倉庫の業務を効率化するために必要不可欠だからです。
本記事では、なぜ物流倉庫でコミュニケーションが重要なのか、コミュニケーションを円滑に取ることでどのようなメリットがあるのかを解説しています。
目次
物流倉庫におけるコミュニケーションの重要性
物流倉庫では検査・検品やピッキング、フォークリフト運転、在庫管理など、複数の業務に従事する多くの人が同じ場所で働いています。もし、コミュニケーションが十分に取れていなければ、物流におけるさまざまなデメリットが発生してしまいます。
ここでは、なぜコミュニケーションが重要なのか、4つのポイントに絞り解説していきます。
出荷や入荷の遅延を防止する
出荷や入荷の遅延を防止するために、コミュニケーションは重要です。
物流が遅滞なく行われている今日は、倉庫に物を受け入れる入荷検品から、物を倉庫から払い出す出荷検品や梱包に至るまで、円滑なコミュニケーションによって実現されています。
もし、工程間でのコミュニケーションが十分に取れていなければ、何かイレギュラーな事態が発生したときに、適切な対応が取れず、出荷や入荷の遅延につながってしまうでしょう。
そのためにも、物流倉庫においてコミュニケーションは重要なのです。
物流コストの悪化を防止する
物流コストの悪化を防止するためにも、コミュニケーションは重要です。倉庫内で、工程の変更や商品の追加が発生したときに、事前に情報を周知し共有しておくことで、余計なコストが発生することを防ぐことができます。
もし、工程の変更や商品の追加などの情報が伝えられない、あるいは入荷検品には伝えられたが、他の工程に共有できていないなどコミュニケーションが取れていないとします。この場合、工程間で業務が停滞したり、物の余計な移動が発生したりするなど、物流効率が悪化し余計なコストが発生するでしょう。
物流コストの悪化を防止するためにも、コミュニケーションが重要なのです。
運用ルールの認識相違を防止する
運用ルールの認識相違を防止するためにも、コミュニケーションは重要です。
例えば、在庫管理をA社、入荷検品と出荷検品をB社、ピッキングや倉庫内の物流をC社と3社が共同で倉庫の運営に携わっていたとします。
会社が異なれば社内のルールも異なるでしょう。そこで、倉庫内での共通のルールを定めて運用することが一般的です。ルールの改訂があり、意図がしっかり伝わっていなければ、各々の会社でそれぞれの解釈で動いてしまいます。こうなってしまっては、運用ルールの認識相違が発生し、各々違うことをやっているという状態になりかねません。
倉庫内での業務を効率よく進めるためにも、運用ルールの認識相違は発生してはなりません。運用ルールの認識相違を防止するためにも、コミュニケーションは重要なのです。
事故の発生を防止する
物流倉庫での事故発生を防止するためにも、コミュニケーションは重要です。
物流メディアであるLOGISTICS TODAYの調査によると、倉庫での事故発生場所は出荷エリアが最も多く、事故が発生した原因では従業員教育が不足していたという原因が最も多いという結果となりました。
＊参考 LOGISTICS TODAY
さらに事故原因では、従業員のコミュニケーション不足や注意喚起が不足していたなど、コミュニケーションによる原因も多いことが調査結果から読み取ることができます。物流倉庫では、物流での業務経験がない作業者が配属されるケースもあります。
一方で、物流倉庫の業務は多忙で、教育に十分な時間を取ることができないということが課題です。作業者が危険個所やルールを知らずに作業し、事故に巻き込まれてしまう事例もあります。
コミュニケーションを十分に取ることで、危険箇所やルールが、末端の作業者まで伝わり、事故発生を防止できるのです。
物流倉庫でコミュニケーションを図るメリットとは
物流倉庫において、コミュニケーションを十分に取ることは、物流の遅延や、無駄なコストの発生防止、しいては事故発生防止のために非常に重要なものです。ここでは、コミュニケーションを取ることで、具体的にどのようなメリットがあるのか解説していきます。
正確かつ迅速な出荷を実現できる
円滑なコミュニケーションは、正確かつ迅速な出荷の実現に貢献します。
繰り返しますが、物流を遅滞なく行うには、倉庫に物を受け入れる入荷検品から、物を倉庫から払い出す出荷検品や梱包に至るまで、円滑なコミュニケーションが必要です。
例えば、キャンペーンセールや、ポイントアップなどのイベントの際は、普段と比べて出荷量は倍増するでしょう。
そこで、事前に「いつからいつまで、このようなキャンペーンセールを行うので、出荷量の増加が見込まれます」という情報を伝え共有することで、物流現場には事前に十分な準備をする時間が生まれ、万全な体制で構えることができます。
十分な準備ができているので、想定以上の出荷量となった場合でも、正確かつ迅速に対応することができるでしょう。
トラブルの早期解決ができる
円滑なコミュニケーションは、現場でトラブルが発生したときの早期解決に貢献します。トラブルはいつ発生するかわかりません。
また、トラブルが発生すると工程間の流れがストップしてしまい、物流は停滞します。普段から円滑なコミュニケーションを取ることができる雰囲気作りをしておくことで、いざトラブルが発生したときに、すぐに連絡を取り合い、対処することができるでしょう。
早急にトラブルに対処することができるので、トラブルの影響を最小限に抑えることができます。また、他工程にもトラブルが発生しているという情報が速やかに伝われば、工程間での調整がスムーズとなるでしょう。
トラブルの早期解決は先ほど解説した、正確かつ迅速な出荷の実現にもつなげることができます。
物流コストを削減できる
物流コストを削減できることも、コミュニケーションを取ることのメリットです。物流コストを削減するには、入出荷に必要な人数や保管スペースを最適化する必要があります。
しかし、コストを削減することを意識するあまり、人数やスペースを減らし過ぎてしまうと、繁忙期となったときに対応しきれない状況に陥ってしまいます。コミュニケーションを取ることで必要な情報を末端まで共有できるので、シーズンやキャンペーンなどのイベントによって、入出荷やスペースを柔軟に変更する対応が取りやすくなるでしょう。
柔軟な対応ができるので、物流コストを状況によって最適化することができるようになります。
また、コミュニケーションを取ることで、現場からも「こうしたらもっと良くなるのではないか」という建設的な意見が上がりやすくなるといったメリットもあるのです。
事業計画に合わせた物流を実現できる
円滑なコミュニケーションを取ることで、事業計画に合わせた物流を実現することができます。例えばEC運営事業者の場合、事業の成長によって、事業計画は柔軟に変更する必要があります。
普段から物流現場と円滑なコミュニケーションを取っておくことで、お互いに信頼関係が生まれ、事業計画の変更への理解が得やすくなるでしょう。
また、出荷量を増やすには人員の増員や倉庫スペースの拡大などの対策が必要です。運営側も、物流現場が現在どのような状況なのかを正確に把握することができるので、人員の増員や倉庫スペースの拡大などの計画を立てる際の判断材料にすることができます。
事故発生を未然に防止することができる
円滑なコミュニケーションを取ることで、事故発生を未然に防止することができます。物流倉庫では、物流での業務経験がない作業者が配属されるケースもあります。
一方で、物流倉庫の業務は多忙で、教育に十分な時間を取ることができないということが課題です。作業者が危険個所やルールを知らずに作業し、事故に巻き込まれてしまう事例もあります。
普段からコミュニケーションを取ることで、倉庫内でのルールの周知徹底を図ることができるでしょう。
また、作業者の末端まで危険個所がどこで、作業する場合は何に注意するべきなのかという倉庫内で安全に作業する手順を理解することができれば、事故を発生させることなく、業務を終わらせることができるでしょう。
さらに、作業中の危険体験や、新たな危険個所などの情報が上がりやすくなり、倉庫内を安全な作業環境にすることができるのです。
物流現場にはコミュニケーションツールの導入がオススメ
コミュニケーションを取るために、社内に掲示板を設置しても、貼り替えが手間で時間がかかるため、時間が経つにつれて形骸化してしまうことが多いです。
また、メールで作業指示をしても作業者に正確に伝わっておらず、実際は違う方法で作業していたというケースもあります。コミュニケーションを取るといっても、実際に情報を正確に伝達し共有することは難しいでしょう。
そこでオススメなのが、コミュニケーションツールです。コミュニケーションツールとは、各種情報の伝達をクラウド上で行えるようにしたツールのことで、デバイスさえあれば、作業者がいつでも確認することができるので、正確な情報伝達、共有が可能です。
また、現場との双方向のやり取りや、現場からのフィードバック、急な業務連絡や作業者の呼び出しなどにも活用でき、柔軟な運用ができます。
まとめ｜物流倉庫でコミュニケーションを活性化し業務を効率化しよう
物流倉庫での業務を効率よく進めるために、コミュニケーションは必要不可欠です。
コミュニケーションを取ることで、正確かつ迅速な入出荷を実現し、物流コストの最適化をすることができます。
そして、コミュニケーションツールは、各種情報の伝達をクラウド上で行えるようにしたツールのことで、デバイスさえあれば、作業者がいつでも確認することができるので、正確な情報伝達、共有が可能です。
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