こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
たくさんのチームメイトやクライアントを相手にするビジネスでは、コミュニケーション能力が欠かせません。円滑なコミュニケーションこそが信頼関係を構築し、ビジネスを成功につなげるポイントといえます。
しかし、コミュニケーション能力を持ち合わせていても、実際のビジネスに活用できていない方も多いのではないでしょうか。リモートワークの普及をはじめとするビジネスの変化は、対面でのコミュニケーションの機会を奪っています。
こうした状況に対応するためには、社員自身がコミュニケーション能力の活かし方を把握することが大切です。また管理職や上司も、社員がコミュニケーション能力を活かしやすい環境作りに取り組む必要があります。
そこで本記事では、コミュニケーション能力をビジネスに活かす方法を4つご紹介します。コミュニケーションに課題を感じている方は、ぜひご覧ください。コミュニケーションの基礎知識やコツを知りたい方には、次の記事がおすすめです。
ビジネスコミュニケーションをマスターしてビジネスの機会を広げよう！
目次
ビジネスでコミュニケーション能力を活かす方法4選
ビジネスでコミュニケーション能力を活かす方法は、2者間の小規模なものから企業単位の大規模なものまで様々です。ここでは、おすすめの方法を4つピックアップしてご紹介します。
日報を導入する
上司・部下間の小規模な方法としては、日報を導入するのが効果的です。上司が忙しいと、どうしても部下とのコミュニケーションが希薄になってしまいます。その点、日報を導入すれば多忙な上司でも、部下の業務状況や悩みを把握することが可能です。
日報に対して上司がフィードバックのコメントを付ければ、部下とのコミュニケーションが活発になります。日報として記録に残っていれば、後からでも業務の振り返りがしやすいでしょう。ただし、上司が日報のチェックを怠ると形骸化しやすいため注意が必要です。
チームビルディングに取り組む
チーム単位の中規模な方法としては、「チームビルディング」に取り組むことをおすすめします。チームビルディングとは、メンバーの能力を最大限に引き出し、全員が同じ方向へ進んでいけるチーム作りのことです。
チームビルディングの取り組みは、個々の生産性向上につながる上に、メンバー間のコミュニケーションも活性化します。おすすめは、楽しみながら気軽に取り入れられるチームビルディングゲームです。次の記事ではチームビルディングゲームを5つご紹介していますので、ぜひ参考にしてください。
【企業内研修にも◎】仕事場でできるチームビルディングゲーム5選
ジョブローテーションを導入する
企業単位の大規模な環境作りとしては、「ジョブローテーション」を導入する手もあります。ジョブローテーションとは、社員を定期的に異動・転勤させる組織体制のことです。社員が様々な業務を経験できることで、全社的なスキルアップが期待できます。
ジョブローテーションでは業務の引き継ぎが定期的に発生するため、前任者と後任者のコミュニケーションが頻繁に行われます。結果として、社員がコミュニケーション能力を活かしやすくなるでしょう。またオールラウンダーが増えることで、業務の代理が利きやすくなるのもメリットです。
ITツールを導入する
コミュニケーション能力を活かすための環境作りは、システム面からも行うべきです。最近では、対面でのコミュニケーションが取れないリモートワークも増えています。ニューノーマル時代のコミュニケーションには、オンラインで使えるITツールの導入が欠かせません。
多くのITツールは、オフィスにいなくてもスマートフォンで利用できます。状況を問わず社員間の連携が行えるため、コミュニケーション能力を発揮しやすいでしょう。ただし、ひと口にITツールと言っても様々な種類が存在します。おすすめのITツールを次章でご確認ください。
社員のコミュニケーション能力を活かすITツール3選
これからITツールを導入する場合には、正しいものを選ぶことが大切です。ここでは、社員のコミュニケーション能力を活かせるおすすめITツールを3つご紹介します。
スケジュール管理ツール
「スケジュール管理ツール」は、オンラインでスケジュールを管理・共有できるITツールです。カレンダー形式で可視性が高く、自分やチームメイトの予定が簡単に把握できます。相手の状況をリアルタイムに確認することで、タイミングの良いコミュニケーションが実現します。
また、専用のインターフェースによりスケジュール管理が効率的に行えるのも魅力です。たとえば、ドラッグアンドドロップで予定を簡単に追加できます。チームワークを強化してコミュニケーションが取りやすい環境を作る上で、ぜひ導入したいITツールです。
ビジネスチャット
「ビジネスチャット」は、離れた相手とチャット形式でやり取りできるITツールです。メッセージ本文を入力して送信ボタンを押すだけで良く、メールよりも手軽にコミュニケーションが取れます。パソコンはもちろんスマートフォンでも利用できるため、リモートワークでも問題ありません。
報告書作成ツール
「報告書作成ツール」は、報告書をオンラインで作成・共有できるITツールです。デスクトップ通知機能や既読状況チェック機能があるため、上司が忘れないよう確実に日報を展開できます。また、キーワード検索やソート機能を活用することで、確認したい日報をすぐに探せます。
ITツールを導入して、コミュニケーション能力を活かす環境作りを！
今回は、コミュニケーション能力をビジネスに活かす方法や、おすすめITツールをご紹介しました。
もちろん、社員のコミュニケーション能力を高めることも大切です。しかし、コミュニケーション能力が向上しても、それを活かせる環境がないのでは意味がありません。今回の内容を参考にして、コミュニケーション能力が活かせる環境作りをしましょう。
特に、ITツールの活用は鍵となりますが、多くの製品を導入するのではコストが膨らんでしまいます。そこで、おすすめなのが「グループウェア」です。情報共有・コミュニケーションを効率化する多機能なITツールで、今回ご紹介したITツールの機能を兼ね備えています。
社員のコミュニケーションを活かす環境作りの際には、ぜひグループウェアの導入をご検討ください。
スケジュール管理のことなら、私たちにご相談ください。
私たちは、予定共有ができるスケジュール管理クラウド「クロジカスケジュール管理」を提供しています。 豊富な知見を活かし、お客様のお仕事に合ったご利用方法をご提案します。 チームの情報共有でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。
