こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
仕事する上で「社内設備」を使うことも多いのではないでしょうか？社内設備といっても職種により様々ですが、「複数社員間で共有する」という点では共通しています。そのため1人で占有することは出来ないので、予約してから使うのが普通ですよね。
企業によっては、社内設備を社外のクライアントに貸し出すケースもあります。この場合、「社内」と「社外」の2ルートから設備の予約申請を受けることになるため、予約管理方法には注意が必要です。
しかし実際のところ、社内外の予約状況をまとめて管理するのは容易ではありません。
今回は、社内外で共有するスタジオの予約管理に苦労している企業にインタビューしました。そこで見えてきた、課題点と解決策をご紹介します。
社内外で共有しているスタジオの予約管理が大変
今回インタビューした企業はサウンド制作会社で、アニメやラジオ、ドラマCDなどの制作や収録を行っています。
社内には、収録するためのスタジオが存在します。このスタジオは、社内でのサウンド制作に使われるだけでなく、社外からの声優やライブ配信者などにレンタルすることもあるのです。そのため、社内外からの使用予約を正確に管理しなければなりません。
スタジオの使用予約は受付社員が、社内外からの予約申請をまとめて管理しています。しかし現状の予約システムでは、予約状況の確認や更新に手間がかかるため、受付社員に負担が大きくかかっているそうです。
ホワイトボードでは、社外から予約状況を把握できない
こちらの企業では、ホワイトボードで社内外のスタジオ使用予約を管理している、とのことでした。ホワイトボードへの記入は基本的に受付社員が行います。
社員がスタジオを予約する場合は、予約者名・利用日時をメールや口頭で受付社員に連絡します。また、社外からのスタジオ予約方法は基本的に電話やメールです。受付社員が希望予約日時を確認し、ホワイトボード上で空き時間となっていれば予約を行います。すでに予約済みの時間帯だった場合は電話やメールで回答し、別の時間帯へ変更を依頼します。
予約状況が書かれたホワイトボードは、社内の人間しか確認できません。そのため、社外のクライアントは予約状況を把握できず、どの時間帯が予約可能なのか分からないのです。結果として、予約が重複してしまい時間帯を変更してもらわなければならないことも多く、受付社員に無駄な手間が発生します。それに、予約連絡が来るたびにホワイトボードを確認しに行かなければならないのは面倒ですよね。
グループウェアのカレンダー機能で、社内外の予約をまとめてクラウド管理
社内外からの予約をまとめて管理するには、グループウェアのカレンダー機能を使うのがオススメです。
グループウェアだと、会議室や設備の予約をWeb上で一括管理できます。パソコンはもちろんスマートフォンからでも、予約状況の確認・更新が可能です。そのため、ホワイトボードまでわざわざ移動する手間もありませんし、外出中でも問題ありません。
また、グループウェアのカレンダー機能には予約状況をファイル出力する機能もあります。この機能を自社のWebサイトと連携させれば、社外のクライアントが予約状況を把握できるシステムも構築可能です。その結果重複した予約も防げるため、予約状況の管理がより手軽になります。
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