こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
従来のように、手帳やメモ帳のような紙ベースでスケジュールを管理すると、意図せず抜け漏れが発生する可能性があります。近年では、さまざまなデジタルツールが開発・提供されているため、それらを使用してスケジュールを社内外の関係者と共有することで、抜け漏れの防止や進捗の管理などが行いやすくなります。
また、クラウド型の場合はデバイスや場所を気にせずスケジュールを作成・共有できるため、多くの企業で採用されています。今回は、クラウド型のスケジュール共有ツールを使用するメリットや注意点、選ぶ際のポイントなどについてご説明します。
クラウド型のスケジュール共有ツールとは
スケジュール共有ツールとは、カレンダーのアプリやツールなどを用いて今後の予定やタスクを整理・調整できるツールです。仕事において、スケジュールを関係者に共有することは抜け漏れを防いだり、進捗を確認したりするために用いられます。
しかし、手帳やメモ、口頭でスケジュールを共有すると忘れてしまったり、聞き直されたりといったムダが発生します。そのような手間を削減するため、現在では多くの企業がデジタルツールを使用しています。
スケジュール共有ツールによっては、共有先の相手のスケジュールを確認できるものもあるため、予定の確認が不要です。また、クラウド型のスケジュール共有ツールはパソコンやスマートフォンなどさまざまなデバイスから情報を閲覧できます。
スマホさえあれば、外出先でもスケジュールを作成・共有できる点も強みです。帰社後にそのツールをパソコンで確認すると、外出時に作成したスケジュールが反映されているため、抜け漏れを防ぐことができます。
社内でスケジュールを共有するメリット
こちらでは、社内でスケジュールを共有するメリットについてご説明します。
メンバー間の連携が取りやすくなる
スケジュール共有ツールでは、自分だけではなく社内のメンバーが「いつからいつまで」「どのような」予定が入っているのかを知ることができます。人数が多い場合は表示される量が多くなりますが、ツールによっては表示・非表示などを選べるため、情報の整理を行えます。
また、自分が関係者とスケジュールを共有することで、作業担当者に進捗を確認しやすくなります。「〇日に入れた会議について、資料は作成できている？」や「〇日に納品する商品の完成度はどれくらい？」といった確認がしやすくなる点は、スケジュールを共有するメリットといえます。
場所や時間、デバイスを問わず確認ができる
クラウド型の場合、時間や場所、デバイスを問わずスケジュールの確認ができます。紙ベースや口頭ベースで共有した場合、人によっては抜け漏れなどの人為的ミスが発生する可能性があります。
しかし予定が発生した時点で、PCやスマートフォンでスケジュールを共有することで、抜け漏れを防ぐことが可能です。外出時や社内での作業時など、時間・場所・デバイスを選ばずに共有できる点もメリットといえます。
リマインド機能
スケジュールを共有することで、メンバー全員がお互いの情報や予定を確認できるようになります。そのため、同じスケジュールを共有しているメンバー間で進捗を確認したり、リマインドができたりする点もメリットといえるでしょう。
また、ツールによっては前日や直前にリマインドをしてくれる「リマインド機能」が搭載されているものもあります。これらの機能を有効活用することで、効率良くスケジュールを管理・共有できるようになります。
クラウド型のスケジュール共有ツールを利用するメリット
クラウド型のスケジュール共有ツールを利用することで、下記のように「どこでも使える」「導入コストを抑えられる」「メンテナンスが不要」といったメリットを得られます。
どこでも使える
クラウド型のスケジュール共有ツールを利用することで、さまざまな端末からスケジュール管理を行なえます。たとえば、先述したように外出先のスマートフォンや、社内でのPC端末など、ビジネスではさまざまなツールを使用します。それらすべてにツールを導入していれば、いつでもどこでも管理ができるようになるため、抜け漏れを防ぐことができます。
導入コストを抑えられる
社内サーバーを使用する「オンプレミス型」の場合、運用や管理、メンテナンスを自社で行う必要があるため、人件費などランニングコストが高額になります。また、オンプレミス型のスケジュール共有ツールを導入する際、高度なスキルを持つ人材の雇用が必要です。クラウド型の場合は新規でツールを開発する必要がなく、社内にサーバーを設置しなくてもいいため、導入コストを大きく抑えられる点がメリットです。
メンテナンスが不要
オンプレミス型の場合、システムがダウンしたりトラブルが発生したりすると、そのたびにメンテナンスが必要になります。そのため、就業時間外にシステム担当の社員が対応にあたるということも珍しくはありません。クラウド型の場合はそのツールを提供しているメーカーがトラブルやアップデートなどを対応するため、メンテナンスが不要な点も魅力のひとつです。
クラウド型のスケジュール共有ツールの注意点
さまざまなメリットがあるクラウド型のスケジュール共有ツールですが、導入の際にはいくつかの注意点を押さえておく必要があります。
突然サービスが終了になる可能性がある
クラウド型のスケジュール共有ツールは月額費用を支払うことで利用できるものが多い傾向にあります。ツールを開発したメーカーは多くの企業や個人に利用してもらう必要がありますが、その際にはサーバーの管理費やメンテナンスの管理費などが必要です。
そのため、収益が上がらないと判断したメーカーは、突然サービスを終了することがあります。サービスが終了すると、これまでのスケジュールを別のツールに移行する必要があるため、多くの手間が発生します。スケジュール共有ツールを導入する際、企業規模や導入実績、利用者数などを参考にすることで、サービスが終了する可能性などを見極めることができます。
カスタマイズに制限がある
クラウド型の場合、自社でシステムを開発しないため、ランニングコストを抑えることができます。しかし、システムやできることはメーカーに依存するため、カスタマイズに制限があります。
「〇〇の機能が欲しい」と思っても、そのツールに搭載されていなかった場合、アップデートがない限りは使うことができません。そのため、スケジュール共有ツールを導入する際、社内でしっかりと話し合った上で決めるようにしましょう。
セキュリティ
クラウド型の場合、社外のサーバーに情報を保管するため、セキュリティ面に不安を感じる方もいらっしゃると思います。現代では暗号化などの技術が向上したことによりセキュリティが強固になっていますが、ツールのメーカーに依存します。
そのため、脆弱なセキュリティ体制が敷かれているメーカーの場合、自社の情報が漏えいする可能性があります。スケジュール共有ツールを導入する際、そのメーカーに対してセキュリティの強度について確認しておきましょう。
オススメのクラウド型スケジュール共有ツール
こちらでは、多くの人に利用されているスケジュール共有ツールをご紹介します。
R－GROUP
R－GROUPは、Rグループ株式会社が開発・提供しているスケジュール共有ツールで、下記のような機能が搭載されています。
- タイムライン
- スケジュール
- 掲示板
- メール
- タイムカード
- ステークホルダ管理
- 無料通話
- 設定
- シフト表
- ファイル共有
- 名刺管理
- チャット
これらの機能はビジネスシーンで多くの方が使うもので、本来であればさまざまなツールを導入して管理を行います。しかし、R－GROUPではさまざまな情報をひとつのツールで管理ができるため、連携も簡単です。
たとえば、商談に行く場合はそのお客様の名刺情報を搭載したり、プレゼン資料を登録したりできます。スケジュール共有機能も搭載されているため、社内外問わず予定が管理できる点も魅力です。UI・UXも簡素化されているため、誰でも使いやすい点もメリットといえます。
LINE WORKS
LINE WORKSは、ワークスモバイルジャパン株式会社が開発・提供しているツールで、多くの人が導入しているLINEに似たような使い勝手のスケジュール共有ツールです。使い慣れたLINEに似たインターフェース上でやり取りができ、グループトーク機能を利用することで効率的な情報共有ができます。
また、必要な場合は音声やビデオ通話で、プロジェクトメンバー同士がやり取りできる点も魅力のひとつです。さらに、ビジネスツールとして利用する際、アンケートやクーポンの発行などさまざまな機能を利用できます。
教育コストがかからず、使い勝手がいいことから、多くの企業が採用しているツールです。導入事例としては小学校のPTAや建築業界、化粧品業界など教育機関・業界問わず幅広く、下記の機能を有効活用しています。
- トーク
- 掲示板
- カレンダー
- タスク
- アンケート
- アドレス帳
- メール
- Drive
- 管理
- Bot
ジョルテカレンダー
ジョルテカレンダーは株式会社ジョルテが開発・提供しているアプリで、紙の手帳のような使用感と、さまざまな機能が搭載されている点が特徴です。カレンダー機能はもちろん、ToDoリストや写真を貼れる日記などがあるため、ジョルテカレンダーがあれば忘れてしまうということも少ないでしょう。下記、ジョルテカレンダーの機能の一例です。
- きせかえ
- ジョルテPF（PCとの連携）
- イベントカレンダー
- 日記
- ウィジェット機能
- ランチャー機能
ジョルテカレンダーの実績は全世界で3,400万ダウンロード、日本国内で1,200万ダウンロードされていることから、高い信頼を得ていることがわかります。クラウド型のスケジュール共有ツールであるため、機種変更や機材トラブルの際でもバックアップをとることができ、直感的に操作がしやすいことが要因です。
また、紙の手帳の場合書式は統一されていますが、ジョルテカレンダーの場合は日・週・月などで表示を変えられます。そのため、今後の予定やその日にやるべきことなどを視認しやすい点もジョルテカレンダーが多くの人に利用されている要因といえます。
まとめ｜クラウド型ならいつでもどこでもスケジュール管理・共有ができる
今回は、スケジュール共有ツールについてご説明しました。クラウド型のスケジュール共有ツールを導入することで、メンバー間でやり取りがしやすくなる、時間・場所・デバイスを問わずに利用できる、リマインド機能が利用できるといったメリットがあります。抜け漏れの防止や進捗管理に時間がかかっている企業は、クラウド型のスケジュール共有ツールの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
スケジュール管理のことなら、私たちにご相談ください。
私たちは、予定共有ができるスケジュール管理クラウド「クロジカスケジュール管理」を提供しています。 豊富な知見を活かし、お客様のお仕事に合ったご利用方法をご提案します。 チームの情報共有でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。
