こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
「建築士」は、建築に必要となる設計や工事監理を主に行う仕事です。建築士がクライアントからの案件をそつなくこなす上で、正確なタスク管理が欠かせません。しかし建築士は外出やスケジュール変更が多く、タスク管理に苦労している方も多いのではないでしょうか。
建築士のタスク管理には、ツールを活用するのが効果的です。そこで本記事では、建築士がタスク管理ツールを選ぶ際の3ポイントや、おすすめツールをご紹介します。日々のタスク管理にお悩みの建築士の方は、ぜひご覧ください。
目次
建築士がタスク管理ツールを選ぶ際の3ポイント
現在では数多くのタスク管理ツールが存在し、機能や操作方法も変わってきます。タスク管理の効率を高めるためには、適切なタスク管理ツールを選ぶことが大切です。ここでは、タスク管理ツールを選ぶ際の3ポイントをご紹介します。
スケジュール管理との兼ね合い
建築士はニーズに合った設計を行うために、クライアントとの打ち合わせが必要不可欠です。また工事監理では、現場で施工会社の社員とやり取りすることもあるでしょう。さまざまな人と関わる予定が多いので、スケジュール管理も欠かせません。
よって、スケジュール管理と連携しやすいタスク管理ツールを選ぶことをおすすめします。タスクをカレンダー上に表示して、打ち合わせなどのスケジュールと共に管理できるツールもあります。このようなツールを選ぶことで、タスク管理に加えてスケジュール管理も正確に行いやすくなるでしょう。
利用できる場所
特に工事監理では、現場に建築士自らが足を運ぶことも多いですよね。外出の発生しやすい建築士にとっては、タスク管理ツールを利用できる場所も重要となります。おすすめは、場所を問わず利用できる「クラウド型」のタスク管理ツールです。
クラウド型だと、クラウドサーバーでデータ管理できるため、社内ネットワークに依存せず使えます。外出中はもちろん、設計作業などをテレワークで行う際にも利用できます。反対に、社内サーバーでデータ管理する「オンプレミス型」では、オフィス内でしかタスク管理できず不便です。
クラウド型・オンプレミス型の違いについて詳しくは、こちらの記事を参考にしてください。
更新作業のしやすさ
建築には、クライアントはもちろん施工会社などの様々な人が関わってきます。そのため、工事のスケジュールが急遽変更になるようなケースも少なくありません。スケジュールが変われば、当然タスクも影響を受けやすいでしょう。
よって、タスクの更新作業がしやすいタスク管理ツールを選ぶのがおすすめです。必要な項目がそろっているか、使いやすいインターフェースとなっているか、などを公式サイトで確認しましょう。必要に応じて資料ダウンロードなどすることで、操作画面や操作方法を細かくチェックできます。
建築士のタスク管理には「グループウェア」がおすすめ
建築士のタスク管理に最もおすすめのツールは、「グループウェア」です。組織の情報共有やコミュニケーションを促進するITツールで、「タスク管理機能」をはじめとした豊富な機能があります。
グループウェアのタスク管理機能には、建築士にとってプラスとなる点が多く存在するのです。ここでは、建築士がグループウェアのタスク管理機能を使う3つのメリットを解説します。なお、グループウェアのタスク管理機能の導入事例については、次の記事をお読みください。
スケジュール管理との連携が容易
グループウェアには、カレンダー形式でスケジュール管理できる「カレンダー機能」もあります。タスク管理機能で登録したタスクは、このカレンダー上に表示することが可能です。そのため、打ち合わせなどのスケジュールと併せて、自分が抱えているタスクについても効率的に管理できます。
カレンダーからタスクの完了期限も把握できるので、タスクを意識しながら実現性の高いスケジュールを立てられます。自分はもちろんスタッフのタスクも表示できるので、他の建築士や事務員との連携も容易となるでしょう。
場所を問わずタスク管理できる
多くのグループウェアは前述したクラウド型なので、オフィスにいなくてもタスク管理できるのがメリットです。Webブラウザさえあればタスク管理機能にアクセスできるので、外出中であってもスマートフォンから利用できます。もちろんテレワークにも対応可能です。
外出中にタスク状況を更新した場合でも、クラウドサーバーにその情報がすぐに反映されます。そのため、あなたの最新タスク状況をスタッフがすぐに把握可能です。建築士事務所内での連携もしやすくなるでしょう。
操作性・視認性が高い
タスク管理に特化したインターフェースのため操作性が高く、更新作業が短時間で行えるのも魅力です。完了期限や進捗率はもちろん、担当者や優先度、カテゴリなどの豊富な項目が用意されています。エクセルなどでタスク管理する際のように、テンプレートを自作する必要がありません。
また、タスクの進捗率はパーセンテージで細かく設定でき、バーで見やすく表示されます。進捗が思わしくないタスクがすぐに把握できるため、迅速に対処可能です。ソートやキーワード検索の機能もあるので、チェックしたいタスクをすぐに見つけられます。
グループウェアで、クライアントの満足度向上を実現しましょう！
今回は建築士がタスク管理ツールを選ぶ際の3ポイントや、おすすめツールとしてグループウェアをご紹介しました。
先ほども解説したとおり、建築士の仕事ではさまざまな人と関わることになります。タスク管理が不十分で自分のタスクが完了できないようなことがあれば、多くの関係者に迷惑がかかるでしょう。そのため、タスク管理を正確に行うことは非常に大切です。
とはいえタスク管理に時間をかけすぎると、設計作業などの時間を圧迫してしまいます。タスク管理の正確性・効率性を両立させるためには、グループウェアを導入するのがベストです。タスク管理を効率化してクライアントの満足度向上を実現したい方は、ぜひグループウェアの導入をご検討ください。
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