こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
製造業では情報伝達を主に口頭や電話で行っているため、業務効率化が思うように進んでいない企業が数多く存在しています。人材育成やタスク管理の苦手な企業も多く、これらの課題は、チャットツールを導入することで解決することも可能でしょう。
チャットツールは、コミュニケーションを円滑にして正確な情報伝達を行える便利なツールです。この記事では、製造業界の企業の課題やチャットツール導入のメリット、導入する際の注意点についてご紹介します。オススメのチャットツールもご紹介しますので、自社に合っているものを導入して業務効率化を図りましょう。
目次
製造業の企業が抱える課題とは
日本の製造業界には数多くの企業が存在しますが、ほとんどの企業で下記の課題を抱えています。
- 情報の伝達ミス
- 人材育成がうまくいかない
- タスク管理ができていない
次項よりそれぞれ解説していきますので、業務効率化を行うためにもしっかりと確認しておきましょう。
情報の伝達ミス
製造業の企業が抱えている課題でもっとも多いものは、電話や口頭による情報伝達ミスです。情報の伝達を電話や口頭でやりとりすると記録が残らないため、言った言っていないのトラブルや、勘違いが発生して間違った情報が伝わることも珍しくありません。また、電話は相手の手を止めてしまい、作業する時間を奪ってしまいます。
口頭の場合は直接相手と会う必要があるため、相手の場所まで移動する時間などが必要になります。このように、コミュニケーションを取るのに不要な部分に時間をかけてしまっている点は製造業の課題といえるでしょう。
人材育成がうまくいかない
近年日本全体でも少子化が問題になっていますが、製造業においても若手の人材不足が深刻な課題になっています。製造業の社員は、職人気質で若手社員にスキルを教えることを苦手としている人も多いため、人材育成がうまくいかないこともあるでしょう。
マニュアルなどが作成されていない、古いデータをそのまま使っているなど、若手社員が成長できる環境が整備されていないことも、若手社員が伸び悩む要因のひとつに挙げられます。まずは社員の育成方法や職場環境の見直しを行い、若手社員が成長しやすい環境を作る必要があるでしょう。
タスク管理ができていない
製造業での業務はチーム単位で行うことが多く、従業員同士がお互いの進捗状況を把握することが、業務効率化につながります。しかし、タスク管理が不十分であったり、感覚に頼ってタスク管理を行なっている企業も存在するでしょう。
製造業は納期を守ることを大前提としていますが、一つの工程で遅れが発生すると後続の工程にも影響し、納期に遅れが生じる恐れがあります。タスク管理をつつがなく行い、各工程の進捗状況を把握してトラブルが発生したときのリスクを減らすことが大切です。
課題解決にはチャットツール導入がオススメ
製造業におけるこれらの課題を解決するには、チャットツールの導入がオススメです。リモートワークの普及などで、多くの企業がチャットツールを導入しています。
チャットツールとは
チャットツールとは、業務連絡や情報交換、コミュニケーションに特化したツールのことをいいます。チャット機能を利用すればリアルタイムに情報共有ができ、グループチャットを使えば複数人への情報伝達が可能です。
LINEなどのコミュニケーションアプリと比較すると、チャットツールは高いセキュリティやグループの細分化、他のサービスとの連携ができる点などが優れています。従来では電子メールで行なっていたコミュニケーションを、チャットツールに変更している企業も多いでしょう。
また、社内コミュニケーションだけでなく、取引先との連絡手段のひとつとしてチャットツールが利用されることも増えています。電子メールと違い、「お世話になっております」などのビジネス定型文が不要になり要件だけを伝えられるので、作業時間の削減にもつながっています。
複数人への情報伝達が簡単にできる点もチャットツールの強みのひとつです。電子メールでは宛先を追加するのに対し、グループを設定するだけで送付対象全員に伝達できます。
チャットツール導入のメリット
チャットツールを導入するメリットは、
- 作業効率の向上
- 職場での円滑なコミュニケーション
- 情報伝達ミスの削減
などが挙げられます。それぞれ解説するので、チャットツール導入を検討する際に参考にしてみてください。
作業効率の向上
チャットツールを業務に導入することで、作業効率の向上が可能です。スマホやタブレットからアクセスできるため、社外からでも確認や連絡が行えます。上司の承認待ちなどの時間が削減できるため、スムーズに業務を進められるでしょう。
また、グループチャットをうまく活用すれば、複数の人と同時に情報交換できます。そのため、個別に連絡をしたり、会議を開く手間がなくなるため、作業効率の向上が期待できるでしょう。電子メールと違い送信後の編集や削除ができるため、積極的なコミュニケーションが可能です。
職場での円滑なコミュニケーション
チャットツールでは気軽にコミュニケーションが取れるため、円滑でスピーディーなやり取りが可能です。従業員間のコミュニケーションが活発化することで、口頭では難しかった細かい情報共有もやりやすくなるでしょう。
また、多くのチャットツールでは、相手がメッセージを読んだことがわかる「既読表示」がつく機能も搭載されており、相手に情報が伝わっているかが一目でわかります。ログイン中や離席中といった状況がわかる機能があるチャットツールを活用すれば、相手に状況の確認する一手間を減らせるでしょう。
情報伝達ミスの削減
チャットツールはスマホやタブレットからも確認でき、場所や時間を選ばずにコミュニケーションを取れます。また、リアクション機能を活用すれば、ワンクリックで相手に目を通したことを伝えることが可能です。
グループチャットはチームやプロジェクト単位で作れるため、多くの人の目を通すことで情報の伝達ミスを減らせます。複数人を相手に情報を端的に伝えられる点も魅力のひとつです。
さらに、ファイル管理機能が搭載されているツールを活用すれば、情報共有がよりスムーズです。グループチャットを上手に活用し、ファイル管理機能とチャットを組み合わせれば情報伝達のミスの削減にもつながるでしょう。
チャットツール導入の注意点
チャットツールを導入する際の主な注意点は、
- 自社の課題を明確にする
- 導入するチャットツールの機能を確認
- 導入コストや運用コストを計算
- 導入後の運用サポート
といった点が挙げられます。次項より解説していきますので、導入の際は参考にしてみてください。
自社の課題を明確にする
チャットツールを導入する場合、まず自社の課題を明確にすることが大切です。改善したい点や使用目的を明確にして、最適なツールを選択するようにしましょう。無料で利用できる場合もあるため、有料版を導入する前に試験的に操作することがオススメです。
導入するチャットツールの機能を確認
改善したい点や目的を明確にしたら、次に必要な機能を選定しましょう。チャットツールは多くの会社から提供されているため、搭載機能はツールを選ぶときの基準になります。
費用対効果を考える
チャットツールは無料で利用できるものもありますが、最大限にその機能を活かすなら有料プランの契約がオススメです。有料プランは導入コストがかかるため、導入後は費用対効果を得られるよう業務効率化の実現を目指しましょう。
また、利用人数や企業の規模によってプランを複数設定しているツールもあり、自社に適したプランを選択することが重要です。企業の成長にあわせて利用プランを変更できるものもあるため、機能とプランの両面から検討して導入するようにしましょう。
導入後の運用サポート
チャットツールを導入する際、ITツールの操作に慣れていない人に対する運用サポートが必要不可欠です。せっかくツールを導入しても、社内で浸透しないと効果は期待できません。マニュアルを作成したり勉強会などを開催して、社員教育をすることをオススメします。操作に不安がある場合は、自社の社員のITスキルに合わせて操作性が良いもの、またはサポート機能が搭載されているものを選ぶとよいでしょう。
製造業オススメのチャットツール2選
製造業の企業にオススメのチャットツールとして、
- クロジカスケジュール管理
- Chatwork
の2つをご紹介します。いずれも操作性が高く、ITツールに慣れていない人でも運用しやすい点が魅力のツールです。自社の特徴や課題にあわせて、最適なチャットツールを選択しましょう。
クロジカスケジュール管理
クロジカスケジュール管理は、コミュニケーションが円滑に行えるチャットツール機能があるグループウェアです。チャット機能以外にもカレンダーや日程調整、タイムカードといった機能が搭載されています。
利用料金は、ベーシックプランで1ユーザーあたり月額500円です。直感的に操作可能なインターフェースが特徴で、ITツールに不慣れな人でも簡単に操作できます。
Chatwork
Chatworkは41万社以上が導入している、知名度の高いチャットツールです。多くの企業で利用されているため、場合によっては社外とのやり取りにも使用できます。
ファイル共有やWeb会議機能など多くの機能が搭載されているため、幅広い使い方が可能です。タスク管理や経費精算システムとしても利用できるため、一元化管理が可能となり業務効率化にも期待できるでしょう。
まとめ｜チャットツールを導入して業務効率化
この記事では、製造業界の企業における課題やチャットツール導入のメリット、導入する際の注意点についてご紹介しました。課題を解決するため、チャットツールを導入して社内における円滑なコミュニケーションを目指しましょう。
導入にはコストや教育の手間もかかりますが、ツールを有効活用することで情報伝達ミスを減らし、社員教育をスムーズに行えます。導入後は現場の意見も聞き入れながら、チャットツールを社内の業務に浸透させましょう。
ツールは、自社にあったものを選択することが大切です。無料プランを利用できるツールもあるため、実際に体感してみるとよいでしょう。
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