こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
近年では、チャットツールを導入する自治体が増えてきています。さまざまな場所や時間に利用できるチャットツールを使えば、効率良く情報共有を行えます。またリモートワークでも、デジタル環境の中で会社と同じように働くことが可能です。
このため職員の業務負担を軽減したり、情報の紛失を未然に防いだりできるでしょう。
本記事では自治体の情報共有にチャットツールが増加している理由や、メリットなどご紹介していきます。
目次
自治体の情報共有にチャットツールが増加している理由とは
自治体の情報共有にチャットツールが増加している理由は、大きく4つあります。その4つとは、
- リモートワークの増加
- 素早い対応が求められているから
- 人員減少のサポート
- コストの削減
です。これから一つずつ解説していくので、確認していきましょう。
リモートワークの増加
自治体の情報共有にチャットツールが増加している理由に、リモートワークの急増が挙げられます。新型コロナウイルス感染拡大防止の影響により、多くの企業がリモートワークを導入し始めました。
そのためチャットツールの需要が増えたのです。自治体もこのトレンドに追随し、チャットツール導入に乗り出しました。これには多くの企業のようにリモートワークにチャットツールを活用して、市民や企業とのやりとりを効率化する狙いがあります。
素早い対応が求められているから
素早い対応が求められているというのも、自治体の情報共有にチャットツールが増加している要因の一つです。多様化が望まれる近年では、地域が抱える課題はより複雑になり解決に労力がかかるようになってきました。
特に、コロナ禍後は多様化、複雑化しています。 新型コロナウイルスを機に、緊急時に素早く対応できる行政サービスが求められるようになりました。そこで自治体にチャットツールを導入することで、対面でなくても対応可能になったのです。
また職員が自宅待機しているため人数が足りない場合でも、リモートワークを行い業務のサポートができるようになりました。
人員減少のサポート
人員減少のサポートも理由の一つです。自治体の業務が多様化、複雑化する一方で、職員数が減少し続けているのです。
これをカバーするために、自治体は業務のデジタル化を進めていく必要が出てきました。 対面、電話、メール、FAXなどの従来の方法だけでは対応できないケースが増えてきたからです。
多様化、複雑化してかつ緊急性の高い業務には、チャットツールを取り入れることが有効です。チャットツール導入は情報共有効率化を実現するので、業務改善や働き方改革推進にも役立ちます。
コストの削減
コストの削減が求められているのも、自治体の情報共有にチャットツールが増加している要因の一つです。チャットツールを導入することで、電話やメールでの問い合わせ対応にかかる時間やコストを削減できます。
自治体が業務効率化すれば、労働時間の短縮が可能です。その結果、自治体のコストの削減にもつながるでしょう。
チャットツールとは
チャットツールとは、リアルタイムで情報交換、情報共有が可能なコミュニケーションツールのことをいいます。パソコンやスマートフォンなどのデバイスで使用可能です。
会話をするように双方向でコミュニケーションを取ることができ、1対1だけではなく複数人と同時に会話できるのが特徴です。またWeb会議機能やタスク管理機能、ファイル管理機能が搭載されているチャットツールもあります。
自治体が情報共有にチャットツールを導入するメリット
自治体が情報共有にチャットツールを導入するメリットには、検索機能で情報が素早く見つかる、スムーズな情報共有、情報の漏洩防止、職員間のコミュニケーション活性化、ペーパーレス化で無駄な業務を省くなどがあります。順番に解説していきます。
検索機能で情報が素早く見つかる
自治体が情報共有にチャットツールを導入するメリットに、検索機能で情報が素早く見つかるということが挙げられます。
自治体の業務では地域に関するさまざまな情報を扱います。それらを紙の書類で管理していると、必要な書類がすぐに見つけられない恐れもあります。
また膨大な保管場所から必要な書類を見つけるのには時間がかかります。そこでタスク管理機能、ファイル管理機能が搭載されているチャットツールを導入しましょう。
必要な情報をデジタルで管理できて、社員が検索すればすぐに情報を見つけ出せるようになります。これにより業務上のノウハウの共有、問題の解決などを効率的に行えるようになります。
スムーズな情報共有
スムーズな情報共有ができるようになるのも、自治体が情報共有にチャットツールを導入するメリットの一つです。自治体の中での情報共有の手段はメールや電話が一般的です。
しかし、メールでは容量の大きいファイルを送信できなかったり、電話では情報の認識違いが発生したりと、スムーズな情報の伝達が難しくトラブルの元になりやすいです。
そこでチャットツールの導入をすれば、複数のファイルをまとめて共有できます。このためファイルを複数のメールに分けて送信する手間がなくなりました。
チャットツールでは短文のテキストでのやりとりを行います。電話で発生する聞き間違いなどもなくなるでしょう。チャットツールを活用すれば少ない負担で正確な情報共有が可能になるので、業務で漏れのないスムーズな情報共有が可能になります。
情報の漏洩防止
自治体が情報共有にチャットツールを導入するメリットに、情報の漏洩防止があげられます。チャットツールはセキュリティが強化されたシステムなので、情報漏洩のリスク軽減が可能です。
また社内でのコミュニケーションだけを行うよう、機能を限定することができます。これにより情報の漏洩防止が可能です。デジタル管理なので、書類の紛失などもなくなるでしょう。
職員間のコミュニケーション活性化
職員間のコミュニケーションが活性化されるのも、自治体が情報共有にチャットツールを導入するメリットの一つです。チャットツールを活用すれば、職員間のコミュニケーションを気軽にとれます。
チャットツールはメールや電話でのコミュニケーションよりも即時性があります。また必要な情報や意見のやりとりを迅速に行うことができます。複数人でのグループチャットや共有ファイル機能もあるので、プロジェクトの情報共有が簡単になります。
ペーパーレス化で無駄な業務を省く
自治体が情報共有にチャットツールを導入するメリットに、ペーパーレス化で無駄な業務を省くということが挙げられます。
ペーパーレス化によって、必要な情報をスムーズに見つけられるようになります。そのため無駄な業務を省けるので、個人情報などを安全に管理できる環境が整えることができます。
自治体の情報共有にオススメのチャットツール
自治体の情報共有にオススメのチャットツールには、LoGoチャット、Tocaro、LGTalkがあります。それぞれ紹介していくので、それぞれのチャットツールが自社に合うかどうか確認してみましょう。
LoGoチャット
LoGoチャットは自治体専用のチャットツールです。LGWAN-ASPが提供しています。LoGoチャットはLGWAN（地方公共団体を相互に接続する行政専用ネットワーク）とインターネットの両方の環境から特別な設定なしで使用可能です。
LoGoチャットは、自治体の業務で多く使用されているLGWAN環境に特化したクラウド型チャットツールです。全国の自治体の約半数が使用しています。
LGWAN環境にいながらも、テレワークなどの外勤職員、企業や庁外などとのやりとりも可能にしてくれます。モバイルアプリを使って活用できるのもポイントです。
外部関係者に対してもゲストアカウントを発行することもできます。そのため、業者とのやり取りにも活用することができます。ただし、ゲストアカウントの管理に少し手間がかかるのがデメリットです。
Tocaro
Tocaroは組織で効率的に働くためのサポートを目的として、自社開発されたチャットツールです。伊藤忠テクノソリューションズ株式会社が提供しています。
大量のデータの中から必要なデータを簡単に見つけ出せる、優れた検索機能があるのが特徴です。検索したいキーワードを入力すると、メッセージや共有されたファイルすべてを発見してくれます。その中から必要な情報を探し出すことが可能です。
業務でさまざまなツールを同時に使用していると、ツールごとに検索をして必要なデータを探さなければならなくなります。しかしTocaroは一度の操作で横断的な検索が可能です。
情報を簡単に見つけ出せるので、自分で情報管理する習慣がつかなくなる恐れがあるのがデメリットです。
ファイル共有機能とメッセージ機能を一つのサービスで提供しているからこそ、できることと言えます。また仕事で重要な連絡を見える化して、業務の抜けや漏れを防いでくれます。
Tocaroは金融レベルの高セキュリティがあるのもポイントです。多くのセキュリティ機能を組み合わせて、あらゆるセキュリティ問題を乗り越えます。高セキュリティのため、官庁や自治体の導入実績もあるほどです。
LGTalk
地方自治体の働き方を大きく変えるべく作られたのがLGTalkです。シフトプラス株式会社が提供しています。LGTalkはLGWANに対応している自治体用チャットツールです。そのため自治体で今まで使っていたPCをそのまま利用できます。
LGTalkでは、社外とのやり取りは事前に許可された相手のみ可能です。ファイルのやり取りの決まりも細かく設定できます。このように情報漏洩対策もしっかり行うことができます。
ただし細かく設定できることが煩わしく感じる人もいるかもしれません。その場合はこの機能がデメリットとなります。
LGTalkは複数の自治体間のやりとりも活発にしてくれます。他の自治体とチャットでコミュニケーションをとることが可能だからです。
まとめ｜自治体の情報共有をチャットツールで円滑に
近年自治体での業務が多様化し、ニーズに合わせた細やかな対応が求められています。しかし、人口減少やコロナ禍の影響で、自治体の職員数が減ってきていることでしょう。このままの状態を放置していると、自治体のサービスに限界がくる恐れがあります。
それを回避するために、自治体の情報共有にチャットツールを導入しましょう。ITツールをうまく活用することで、時間とコストがかかっていたアナログ作業の省略が可能です。
自治体の情報共有にチャットツールを導入して、円滑で快適な環境をつくっていきましょう。
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