こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
公認会計士事務所は、監査業務の他に経営に関わるすべてを総合的にサポートする仕事です。法人や個人を対象に、経営などに関わるお悩みなど、幅広い相談に対応しなければなりません。クライアントのご要望を叶えるためには、より良くなるようなご提案をするためには日程調整等が必要になります。
本記事では、公認会計士事務所の日程調整の悩みを解決させるツールとしてグループウェアの機能についてご紹介しています。業務効率化を目的とした導入メリットもご紹介していますので、グループウェアを検討している公認会計士事務所はぜひ参考にしてみてください。
目次
公認会計士事務所の日程調整事情
公認会計士事務所の業務内容
・巡回監査日程調整
税理士が定期的にクライアントのもとを訪れて実施する監査を巡回監査といいます。巡回監査は大きく分けると、月に一度実施される定期監査と、決算時に実施される期末監査に分けられます。
巡回監査では、各クライアントにおける会計処理が適切に行われているかを確認し、不適切な処理がある場合は指導を行っていきます。巡回監査を実施することにより、クライアントへ適正な会計処理を指導することは経理担当者の育成にもつながります。
また、経営に対する助言もタイムリーに行う必要があるため、クライアントとの日程調整が必要となります。
・経営コンサルティングによる日程調整
税理士法人や会計事務所の中には、税務申告手続きや節税対策の指導だけではなく、経営コンサルタント業務を行っているところもあります。税理士法人や会計事務所は、もともと企業取引の記帳を通して各クライアントの財務状況や経営の課題を把握しており、経営コンサルタントとして助言を行うために必要な情報を持っています。
実際に経営コンサルタント業務を行うためには、それらの情報に加え、経営戦略構築やITに関するものなど、様々な知識が必要となります。また、一部の税理士法人や会計事務所では、事業承継や企業買収、相続手続きなどの特定分野を専門的に取り扱っているところもあるため、幅広い分野の相談を含めた細かな日程調整も必要となります。
・税務業務の日程調整
クライアントの決算書をもとに、税務署へ税務申告書を提出する業務を税務申告といいます。税務申告を行うためには、決算書のほか、貸借対照表や損益計算書といった財務諸表の作成が必要になります。この作成業務のことを決算業務と呼びますが、記帳代行業務とは別に税務申告時に必要となる業務としている税理士法人や会計事務所が多くあります。
税務申告書作成時は、税理士法人や会計事務所が代理人となり、申告書にはその名称を記載した上で申告を行います。また、不服申し立ての代行も行うことがあるため、社内業務スケジュールの確認に加えて、税務署との密な日程調整も必要になるケースがあります。
グループウェアの日程調整機能
スケジュール共有
スケジュールの共有を行うことにより、外出先からであっても予定の確認や調整を行うことが可能になります。CSVでスケジュールデータの出力を行えば、工数を集計し、管理することもできます。
顧問先別工数分析
顧問先ごとの訪問回数等をスケジュールデータから取り出せば、各工数を集計することが可能です。顧問先だけでなく、業務内容や担当者別にも工数を集計することができ、各種分析に役立ちます。
掲示板
掲示板に必要な情報を貼り付けることにより、事務所の全職員に情報を共有することが可能です。掲示板では、掲載する期間の指定も可能ですので、申告業務に合わせた手続きを貼り付け、作業の漏れを防ぐこともできます。
施設予約管理
事務所の会議室や映像機器などの設備予約についても管理することができます。
管理者として、利用条件を設定したり、使用申請者からの申請を承認したりといったことが可能です。
電話メモ
事務所に不在の職員あてに電話があった場合、定型フォーマットへ入力すれば、着信を担当者へ通知することが可能です。担当者は、スマホアプリで通知を受け取る形になりますので、見逃すことがありません。
確定申告進行管理
申告書作成案件について、その内容や現在の進捗状況を確認することが可能です。
検索機能も搭載されているので、必要な情報を大量の案件から探し出すことも難なくできてしまいます。
会計業務などのバックオフィスの業務効率化機能
タスク管理
個人的なタスクの管理も可能です。タスクの追加、変更、削除は当然のことですが、他の職員へ依頼を行ったタスクについても管理することができます。
Webメール＆メッセージ
ウェブメールについても利用可能です。単純なメール作成や送信だけではなく、メールの内容を事務所内で共有することも可能です。個人やチームとメッセージのやり取りが可能で、チャットのようなリアルタイムのやりとりを行うこともできます。
顧客管理帳
クライアントの連絡先などの情報も管理することができます。各情報を登録するだけでなく、事務所内で共有することも可能です。また、個人用と共有用を使い分けることができるグループウェアも利用可能です。
アンケート
事務所内に向けて、アンケートを行うことが可能です。アンケートは、記名式でも匿名式でも行うことができ、オリジナルのアンケートを作成することができます。
レポート＆報告書
毎日の業務で作成されるレポートの作成及び共有も行えます。業務日報や会議録、その他の報告書などを作成するところから提出まで全てに対応しています。
業務ワークフロー管理
業務ワークフロー管理は、一連の業務手続を効率化するための機能です。経費の精算や出張申請、稟議書の決裁などを電子化し、効率的に運用することが可能です。
ここまで紹介させていただいたように、グループウェアには情報共有や業務の効率化、コミュニケーションの向上に役立つ機能が多く設定されています。
公認会計士事務所のグループウェア導入効果
報共有や業務の効率化、コミュニケーションの向上に役立つグループウェアを導入することにより、どういったメリットを享受できるのか、具体的に説明していきます。主に得られるメリットは次の３点ですので、具体事例を交え説明していきます。
社内のコミュニケーションの向上
一つ目の導入によるメリットは、事務所内のコミュニケーションの活発化です。メッセージ機能や掲示板による情報の共有、アンケートによる意見募集など、簡単にコミュニケーションを行える機能が搭載されています。これらの機能を活用することにより、事務所内のコミュニケーションを活発にすることができます。
コミュニケーションが不足している場合、職員間での認識の違いや業務の抜け落ちが発生することが多々あるため、グループウェアを活用し、そういった問題の発生を防止しましょう。
社内情報共有の円滑化
グループウェアを導入する２つ目のメリットは、事務所内での状況共有が簡単に行えることです。ファイルの共有機能や掲示板機能がグループウェアには搭載されているので、従来の電話や会議といったツールと比べ、簡単に情報の共有をすることができます。
スケジュールやアドレス帳なども共有することができるため、これまで時間がかかっていた確認などの作業を効率的に行うこともできます。
PCだけではなく、スマートフォンなどでも利用することができるものも多く、外出先からでもリアルタイムで情報を共有することができます。営業担当者を多く抱える場合は、このことはとても大きなメリットになるはずです。
固定費削減
最後のメリットは、グループウェアを導入することにより、固定費を削減できると言うことです。グループウェアに搭載されているファイル共有機能などを活用すれば、従来は紙ベースで管理していた各種資料を電子データとして管理することが可能になるため、紙資源の節約と共にコストも削減可能です。
順来の紙ベースによる管理では、情報が分散して保管されるため、その管理に人件費もかかってしまっていましたが、電子データとして管理を行えば、その費用も削減されます。
掲示板や議事録共有機能を活用すれば、これまで打ち合わせや会議などにかかっていた費用も不要になってしまいます。
公認会計士事務所導入事例
社内のコミュニケーションの向上事例
- 人材派遣会社で、情報を横断的に活用することにより、２０歳から６９歳のスタッフのナレッジを共有し、起業勝ちの向上を図った。
- 温泉旅館で、グループウェアを活用し、社員の価値観共有や考える機会を創出した。
- 市役所で、情報共有をグループウェアにより活発化し、働き方改革を推進した。
社内情報共有の円滑化事例
- 小売チェーンで、グループウェアを電話取次ぎや代理応答を省くツールとして活用した。
- スポーツ用品会社で、社内コミュニケーション整備にグループウェアを活用し、情報資産の散逸を防止した。
- 社会保険労務士事務所で、グループウェアに各種ツールを集約し、コミュニケーション力を向上させた。
固定費削減事例
- 老人保健施設で、資料のデータ化を行い、ペーパーレス化を推進した。
- 大学で、議事録機能を活用し、会議時間の短縮を実現した。
- 百貨店で、ワークフロー機能を活用し、複雑な業務にかかるコストを削減した。
公認会計士事務所へのグループウェアの導入を検討
公認会計士事務所での日程調整に関する効率化ツールについての理解は深められたでしょうか。それぞれの企業により、グループウェア選定にかかる基準は異なります。
導入する目的や、求める成果を明らかにしたうえで検討を進めることができれば、自社に適したグループウェアを選ぶことができるでしょう。現状に情報共有やコミュニケーションの課題があるのであれば、それらを解決するためのツールとして、是非グループウェアの利用を検討してみてください。
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