こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
スケジュールを管理するためには、月や週、日ごとに予定を見られるカレンダーを用いることで、効率良く管理できます。近年ではスマートフォンの普及により、デジタルカレンダーが普及したことによって、オフィスやプライベートなどさまざまなシーンで採用されるようになりました。
今回は、最新のカレンダー事情について種類や選び方、特徴などとあわせてご紹介します。
カレンダーの種類
カレンダーには、月めくりタイプや日めくりタイプなど、さまざまな種類があります。自分の用途などに合ったものを選ぶことが重要です。
月めくりタイプ
月めくりタイプのカレンダーとは、1ヶ月分の日にちが1ページに記載されているカレンダーを指します。月単位の予定を一目で確認でき、日にちが大きく記載されている点が特徴です。
一般的に販売されている月めくりカレンダーは壁掛けタイプや卓上タイプのもので、用途に合わせて選べます。また、月ごとに変わるデザインのカレンダーもあるため、めくる楽しさを味わえる点も魅力です。
日めくりタイプ
日めくりタイプは、1日ごとにページをめくるタイプのカレンダーです。今日が何日なのかを一目で確認でき、余白が多いためさまざまな情報を書き込める点が特徴です。
一般的な日めくりタイプのカレンダーは壁掛けのものが多い傾向にあります。オフィスや家族が目を通しやすい場所に掛けておきましょう。
年間カレンダー
年間カレンダーは1年の暦が1枚の用紙に記載されており、過去と未来の予定を一目で確認できる点が特徴です。土日や祝日が色分けされているものが多く、大型連休などの際に予定を立てやすいことから、多くの方に利用されています。
使用シーンとしては出張や旅行など、長期にわたる予定を把握したり、子どもの学校行事の把握などに用いられます。一方、日付の文字が小さいことから、日ごとのスケジュール管理が難しい点には注意が必要です。
万年カレンダー
万年タイプは月・日・曜日などの表示を自由に変更ができるカレンダーで、1度購入すれば年を越えても使えます。買い替えの必要がなく、ゴミも発生しないといった特徴があり、オシャレなデザインのものが多く販売されています。
卓上カレンダー
卓上タイプは机やテーブルなど、スペースが限られている場所に置いて使うタイプのカレンダーです。コンパクトなものが多い一方、デザインの自由度が高くメモを書き込みやすいものなどがあります。
卓上タイプはお店で購入するもののほか、企業がノベルティや販促グッズとしてお客様に配布することがあります。ビジネスからプライベートまでさまざまなシーンで活用できる点が特徴です。
壁掛けタイプ
壁掛けタイプのカレンダーは月ごとや年ごとに記載されていることが多く、視認性の高さが特徴です。壁に掛けて使用することからスペースを使わず、日常生活の邪魔になりにくい点もメリットといえます。
一方、インテリアや周辺の家具と合わない壁掛けカレンダーを選ぶと、雰囲気を損なう可能性がある点には注意が必要です。
カレンダーを選ぶ際は、種類や材質、企業の場合は所属している業界から選びましょう。
カレンダーの選び方
カレンダーを選ぶ際は、種類や材質、企業の場合は所属している業界から選びましょう。
種類から選ぶ
カレンダーの種類は卓上タイプと壁掛けタイプの2種類に大別できます。
卓上タイプは日ごとに空白が設けられていることが多いため、スケジュール管理に向いているカレンダーです。壁掛けタイプは大きなサイズで視認性が高く、全体的なスケジュールを把握することに向いているカレンダーだといえます。カレンダーを設置する場所や用途によって、最適な種類を選びましょう。
紙質から選ぶ
一般的な紙製のカレンダーでは「上質紙」「マットコート紙」「ケント紙」といった材質の紙が使われています。
上質紙
一般的に売られているオーソドックスなコピー用紙に近い質感を持つ紙です。表も裏も加工やコーディングがされていないため、鉛筆やボールペンなどで予定を書き込みやすいです。そのため、ストレスなくスケジュールを管理することに向いていると言えます。
マットコート紙
マットコート紙は上質紙を加工した用紙で、上質紙に薬剤を塗り、圧力をかけて、コーティングした状態で仕上げられます。一般的には、チラシやカタログ、パンフレットなどの印刷物によく使われています。
上質紙と比較して、鉛筆やボールペンでは少し書きづらい部分はありますが、上品な印象、落ち着いた印象を与えることができます。
ケント紙
ケント紙は表面がツルツルとしており、絵の具やインクがにじみにくく、発色が美しいだけではなく高級感がある紙です。表面もツルツルしているので、鉛筆などでの書き込みにも向いています。
所属している業界から選ぶ
ビジネスシーンにおいて、卓上と壁掛けのどちらがよいか悩まれる方も多いでしょう。ビジネスや自分の業務などによって最適なものを選ぶ必要がありますが、業界によって使われるカレンダーに傾向があります。
たとえば、建設業ではチームで行動することが多いことから、壁掛けタイプのカレンダーが用いられることが多いです。また、ITやシステム業界では自分の作業の納期を把握するために、卓上タイプのカレンダーを選ぶ方が多い傾向にあります。
自分の業界や業務によって最適なカレンダーを選ぶことが重要です。
カレンダーツールの特徴
近年では、PCやスマートフォンといったデバイス上でスケジュール管理ができる「カレンダーツール」を使う方が多くなりました。こちらでは、カレンダーツールのメリットとデメリットをご紹介します。
メリット
カレンダーツールは、いつ、どこででも使える点が大きなメリットです。たとえば、オフィス内にいるときはPC上でスケジュールを把握し、外出時はスマートフォンで確認・登録することが可能です。
また、多くのカレンダーツールではほかの人とお互いの予定を確認・登録ができる「共有」機能が設けられています。共有機能を使用することで誰が・いつ・どこで・何をしているのかを一目で理解できるようになります。そのため、相手に予定を聞かなくても予定を追加・登録できるため、効率良くスケジュール管理ができるでしょう。
デメリット
さまざまなメリットを持つカレンダーツールにも、注意するべきデメリットがあります。たとえば、インターネット環境下でなければ使えないカレンダーツールの存在です。
電波が届かなかったり、通信が不安定だった場合はスケジュールを管理・追加できない点には注意しましょう。
また、月額制のものなどコストがかかるカレンダーがある点にも注意が必要です。
おすすめのカレンダーツール5選
ここでは、おすすめのカレンダーツールを5つ、ご紹介します。
Googleカレンダー
Googleカレンダーは、検索エンジンやYouTubeなどを提供しているGoogleが開発・提供しているカレンダーです。表示形式を月・週・日などに変更ができることから、全体から詳細までさまざまな状態でスケジュールを把握できます。
また、GoogleのサービスであるGmailやToDoリストとも連携が可能である点も特徴です。ほかのカレンダーよりもひとつの場所で管理できるものが多く、業務効率の改善が期待できます。そのため、Googleカレンダーは個人だけではなく企業においても高い導入率を誇ります。
Googleカレンダーのデメリットとしては、ネットワークに接続されていない場合は、アクセスが制限されてしまうことです。オフラインでの急なスケジュール変更には対応できないことが難点です。
Timetree
Timetreeは株式会社TimeTreeが開発・提供しているカレンダーツールです。先述したGoogleカレンダーとも連携が可能であることから、プライベートはTimetree、会社ではGoogleカレンダーといった使い分けが可能です。
Timetreeの特徴として、予定ごとにチャットができる点が挙げられます。予定はカレンダーツールで管理し、予定の詳細はLINEなどチャットツールで行う方も多いでしょう。さまざまなツールを使った結果、予定の抜け漏れが発生したという方もいるのではないでしょうか。
Timetreeを使った場合、スケジュールごとにチャット機能を使えるため、情報をひとつの箇所にまとめられます。また、スケジュールごとに写真を投稿できるため、予定の視認性を向上できる点も魅力です。
Timetreeのデメリットとしては、Googleカレンダーと比べると、連携するアプリケーションの種類が少ないことです。また、Timetreeはスマホ版のアプリのみが提供されており、PCではwebブラウザでしか編集できないため、少々不便な部分もありますが、最近は社用のスマホを貸与される企業も多いので、あまり問題にはならないでしょう。
Lifebear
Lifebearは株式会社ライフベアが開発・提供しているカレンダーツールです。ほかのカレンダーツールと同様に、LifebearにもToDo機能や予定の共有機能などが搭載されています。
Lifebearの独特な機能として、「豊富なきせかえ」と「ノート・日記」といった機能があります。カレンダーツールを使う方のなかには、カレンダーがシンプルで面白みがないと感じる方もいるでしょう。毎日見飽きるようなデザインは予定の管理に前向きになれず、モチベーションが下がってしまうものです。
Lifebearには1,500種類以上のスタンプ、20種類以上のきせかえテーマが用意されていることから、スケジュール管理のマンネリ化を防げます。また、資料の画像やメモなど、備忘録を付けられるノートや、日記なども搭載されています。Lifebearを使用することでさまざまな情報を楽しく管理できるようになるでしょう。
Lifebearのデメリットは、無料版では機能に制限があることです。一部の機能は、有料プランでしか使用することができないため、使用していて物足りないとなれば、有料プランへの移行も検討しましょう。
Jorte
Jorteは株式会社ジョルテが開発・提供しているカレンダーツールです。手帳のような使いやすさにこだわって作られた結果、全世界で3,400万ダウンロードの実績があります。
手帳や紙のカレンダーでは、あらかじめ決められた表示形式のものを1年間使う必要があります。そのため、ある時に使いづらいと感じても、そのまま使い続けなければならない点はデメリットです。
Jorteの場合、日・週・月ごとにビューを変更できるだけではなく、六曜・和暦・祝祭日・旧暦などでも表示できます。また、週ビューの場合は日曜始まりや月曜始まりのように変更できることから、表示に関する自由度が高いカレンダーツールといえるでしょう。
スポーツ観戦などイベントに興味を持っている方は、Jorte内のイベントカレンダーを閲覧することで近日のイベントを確認できます。Jorteは社会人だけではなく、学生や専業主婦など多くの方から支持を得ています。
Jorteのデメリットとしては、カレンダーアプリとしての基本機能に加え、雑誌やニュースなどの情報提供もしているため、余計な情報が表示される場合があるため、シンプルなカレンダーを利用したい方には向いていないと言えます。しかし、カレンダーとニュースを一度に確認できるのは、ビジネスパーソンにとっては、時間を有効活用できるため、そういった意味では重宝される機能でしょう。
Yahoo!カレンダー
Yahoo!カレンダーはYahoo!株式会社が開発・提供しているカレンダーツールです。自分好みのカレンダーにカスタムできるほか、ヤマト運輸と佐川急便と連携していることから、荷物の配送予定日も確認できます。
ビジネスシーンでは、外出時に天気予報を確認することが多いでしょう。当日、急に雨が降ってきたといった不測の事態に備えられなかった方も多いのではないでしょうか。
Yahoo!カレンダーではスケジュールの上に天気が記載されているため、事前に傘を準備するなど対策を取れます。
Yahoo!カレンダーのデメリットとしては、スマートフォン用アプリとしては機能が少なく、少し使いにくい部分もあります。また、デザインもシンプルなので、カレンダーの見た目がにこだわりたい人には物足りない場合があります。
まとめ｜自分に合ったカレンダーを選びましょう
今回は最新のカレンダー事情についてご説明しました。カレンダーには卓上タイプや壁掛けタイプなどさまざまな種類がありますが、近年ではPCやスマートフォンで確認・管理ができるカレンダーツールを利用する方が多くなりました。
表示形式を自由に変更できる、自分好みにカスタマイズができるなど、カレンダーツールにはさまざまな機能が搭載されています。自分に合ったカレンダーツー
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