こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
カレンダーは日・週・月ごとに予定を確認するために使われるツールで、ビジネス・プライベート問わず多くの人が利用しています。以前までは手帳などの紙媒体が主流でしたが、近年ではPCやスマートフォンなどデジタル媒体のものが使われるようになりました。とくに、企業においては自分だけではなく、ほかの社員のスケジュールが確認できることから、管理効率が改善されています。
今回は、企業が使うカレンダーに求められる機能や、カレンダーツールの選定ポイントをご紹介します。
カレンダーツールを使う理由は？
企業がカレンダーツールを使う理由には、
- 作業時間の把握と作業の振り返りを行う
- 作業の優先順位を決める
- 柔軟な対応を行う
といった理由が挙げられます。
作業時間の把握と作業の振り返りを行う
企業では、さまざまな業務が課せられるためスケジュールを頻繁に管理する必要があります。業務のなかには自分だけで完結するものや、チーム単位で臨むものが含まれています。しかし、関係者に都度作業時間や進捗を把握するのはお互いの作業効率を下げてしまうものです。
カレンダーツールを使うことで各人の作業状況を確認できることから、管理効率の改善が期待できます。
作業の優先順位を決める
業務にはアンケートのように優先度が低いものから、クレーム対応のように最優先で臨むべきものまでさまざまなものがあります。仕事が早かったり、優秀だと言われている社員は作業の優先順位を決めてから作業に取り掛かるため、社内外問わず信頼を得ています。
作業の優先順位を決めるためには、現状の作業をすべて洗い出す必要がありますが、手書きの場合は修正に手間がかかるものです。デジタルのカレンダーツールであれば、修正や追加が容易に行えることから、企業で採用されることが多くなっています。
柔軟な対応を行う
日常的に業務を行っていると、急な対応を行わなければならないことが発生する可能性があります。スケジュールを隙間なく埋めてしまうと差し込み案件に対応する余裕がなくなり、どうしても後回しになってしまいます。
また、急ぎ案件に対応するためにスケジュールを調整する手間がかかるため、余計な作業が発生するでしょう。そのため、スケジュールを管理する際、少し余裕を持った予定を立てることが重要です。
カレンダーツールを使うことで得られるメリットとは？
こちらでは、カレンダーツールを使用することで得られるメリットをご紹介します。
スケジュールを共有できる
ノートや手帳など紙媒体のカレンダーの場合、自分のスケジュールしか把握できません。チーム単位で進行するプロジェクトの場合、
- 誰が
- いつ
- どこで
- 何をしているのか
を逐一確認する必要があります。
一方、多くのカレンダーツールでは関係者と予定を共有できることから、わざわざ関係者に聞く必要がありません。カレンダーツールを用いることで確認作業を軽減でき、空いているスケジュールに予定を登録できる点はメリットです。
進捗の確認が容易になる
先述の通り、カレンダーツールを使用することで関係者の予定を確認できるようになります。複数人で進行するプロジェクトの場合、リーダーは各員の進捗を把握することが重要です。
しかし、毎回担当者に進捗を確認すると管理効率の低下だけではなく、モチベーションを下げてしまう懸念があります。カレンダーツールを使用することでチーム全体の動きを把握できることから、確認作業が減少し、話す機会を減らせます。進捗が遅れていても容易にスケジュール調整ができる点も、カレンダーツールのメリットといえるでしょう。
抜け漏れの防止ができる
営業職の人は、お客様のもとへ訪問している際に次回の商談や打ち合わせのスケジュールが決まるものです。従来であれば紙媒体のカレンダーに書き込んで管理をしていましたが、書く暇がなかった場合には抜け漏れが発生する可能性があります。
多くのカレンダーツールにはスマートフォンに対応しているもののほか、リマインダー機能が搭載されています。また、クラウド型のカレンダーツールの場合、スマートフォンで打ち込んだ情報をPCで確認することが可能です。そのため、紙媒体のカレンダーと比べて抜け漏れのリスクを低減できる点がメリットです。
差し込み案件にも対応できる
仕事上では、お客様からの電話による質疑応答やクレームなど、優先的な業務が発生することがあるでしょう。しかし、多くの人はその日に行わなければならない業務があるため、スケジュールの調整が必要になります。手帳など紙媒体の場合、予定を消してから再度書き込むため、視認性の低下が懸念されます。
デジタルのカレンダーツールの場合、ドラッグ・アンド・ドロップや直接予定に書き込むことで予定を変更できます。差し込み案件に対しても柔軟に予定を変更でき、視認性を下げない点はカレンダーツールの魅力といえるでしょう。
カレンダーツールにも、それぞれ特徴がある
カレンダーツールには下記のようにさまざまなタイプがあるため、どのような悩みを解決したいかを考えてから導入しましょう。
日程調整機能が充実しているもの
日程調整は、社内だけではなく社外の関係者とも行うものです。社内の場合は納期や会議日程の変更、社外の場合は打合せ日時の変更などが挙げられます。日程調整が強いカレンダーは、作成したリンクを送り、相手に希望日時を選んでもらうだけで完了するものもあります。
また、日程調整が強いカレンダーツールはリマインド機能や予定の重複をアラートしてくれるものが多い傾向です。そのため、ダブルブッキングなどの問題も回避してくれることが強みといえます。
ファイル管理なども行えるもの
グループウェアとは、スケジュール管理を含む組織全体の生産性を向上させるためのツールです。組織ではデータのやり取りやチャットなど、さまざまなツールが用いられます。それぞれ別のツールを用いてやり取りを行うこともできますが、何をどこに保存していたのかが分からなくなることがあります。
グループウェアの場合、スケジュールの登録・調整だけではなく、使用するファイルの保管が可能です。ひとつの場所に関係する文章や書類を保存することで、管理効率を改善できるでしょう。
工程管理機能が充実しているもの
工程管理が強いカレンダーツールは、主に社内のプロジェクト管理の際に使われる傾向にあります。プロジェクトの進行状況を可視化して共有できるため、開発やデザイン、マーケティングなどさまざまな部署で活躍します。
プロジェクトはひとりの進行が遅れると作業全体に遅れが生じるため、時には大幅なスケジュール変更が求められるでしょう。工程管理が強いカレンダーツールを使用することで進捗を確認できることから、フォローや納期の検討などが容易になります。
企業向けにおすすめのカレンダーツール5選
ここからは、多くの企業に導入されているカレンダーツールを、特徴とあわせてご紹介します。
Googleカレンダー
Googleカレンダーは、GmailやYouTubeといった無料ツールを提供しているGoogleのカレンダーツールです。Googleアカウントを取得していれば無料で使え、ToDoリストやGoogle Meetとも連携が可能です。
また、ほかのGoogleアカウントを所有しているユーザーを登録することで、その人のスケジュールの確認が可能です。スケジュール上にGoogleドライブ内のデータを掲載することで、資料の配布忘れを防ぐといった使い方をする人もいます。ほかのカレンダーツールやグループウェアとも連携しやすいGoogleカレンダーは、多くの企業への採用実績があります。
Googleカレンダーのデメリットとしては、ネットワークが接続されている間しか情報を共有できないという点です。クラウド上でデータを管理しているので、オフラインで予定を変更しても、予定を共有している他のメンバーの予定は変更されないため、注意がしなければなりません。
Yahoo!カレンダー
Yahoo!カレンダーは、ヤフオク!やYahoo!ニュースなどのサービスを提供しているYahoo!株式会社のカレンダーツールです。ひとつのアカウントでプライベートや仕事用を分けて複数のカレンダーを作れるといった特徴があります。
また、Yahoo!カレンダーはデザインのアレンジが可能であることも強みのひとつです。そのため、ビジネス用とプライベート用のデザインを変更することで、一目でどのカレンダーなのかを見分けられます。どの端末でもスケジュールを確認し、バックアップを取るためにはYahoo!IDを取得する必要があります。Yahoo!カレンダーは無料で利用できるため、一度登録しておけばさまざまな便利機能が使用可能です。
Yahoo!カレンダーのデメリットは、バックアップ機能がありません。物理的なデバイスの故障や紛失などによって、スケジュールが消えてしまう可能性があります。大事な予定などは、別で記録しておくなどの対策が必要となります。
Stock
Stockは株式会社Stockが開発・提供しているカレンダーツールで、チームの情報を簡単に残せる特徴があります。スケジュールや案件を管理している際、どこに何を保管したのかが分からなくなった経験をされた人もいることでしょう。また、チャットを使ってやり取りをした場合、話が流れていき話題の情報を探すのに時間がかかる人もいます。
Stockはさまざまな情報をひとつのツール上で保管できるため、探す手間を省き、業務効率を改善できます。PCだけではなくスマートフォンやタブレットなど、さまざまなデバイスに対応していることから、社内外問わず快適に使えるでしょう。
Stockのデメリットは、無料版でもすべての機能が使えますが、クラウド上に保存されません。そのため、Stockを使ってタスク管理を行う場合は、有料となってしまいます。しかし、有料といっても、一人ひとりにかかるのではなく、5人以下・10人以下・20人以下・それ以上の人数によって金額が変動します。詳しくは、Stockのホームページを参考にしてください。
Senses
Sensesは株式会社マツリカが提供している営業支援ツール（SFA）です。さまざまなSFAがあるなかで、下記のような特徴を持つことからSeensesは営業に特化したツールであるといえます。
- 高機能ダッシュボード
- 直感的に操作ができる
- 顧客管理の負担を抑えられる
Sensesを導入した結果、売り上げの成長率が39％、管理工数を30％削減できたという事例があります。下記の通り、運用コストは必要なものの業務改善を検討している人は導入の余地があると言えます。
- Starter…27,500円～/月
- Growth…110,000円～/月
- Enterprise…330,000円～/月
Sensesのデメリットは、システム担当者がいなくても導入できるほど簡単に扱えるツールということもあり、自社の状況に合わせたカスタマイズが難しいという点です。StarterプランとGrowthプランでは機能をカスタマイズできません。Enterpriseプランでカスタマイズをしたいのであれば、どれくらいの費用がかかるのか、慎重に検討するようにしましょう。
ジョルテ
ジョルテカレンダーは株式会社ジョルテが開発・提供しているカレンダーツールです。コンセプトは「手帳のように使える」であることから、使い勝手がよいと評判です。全世界で3,400万、国内で1,200万ダウンロードの実績があることから、使い勝手の良さを知ってもらえることでしょう。
ジョルテカレンダーは自分好みにカスタマイズしたり、スマホ以外でも使えたりする点が特徴です。そのため、ひとつの媒体を紛失・破損してもほかの媒体でカレンダーを使用できます。
ジョルテのデメリットとしては、無料版だと予定のリマインダーだけでなく、広告まで通知されてしまうデメリットがあります。これは、有料版では通知されないので、少し邪魔だなと思ったら有料版への移行も考えましょう。
まとめ｜自社に合ったカレンダーを導入することが重要
今回は企業が使うカレンダーに求められる機能や、選定ポイントをご紹介しました。企業においてカレンダーはスケジュールの確認だけではなく、作業状況の確認や優先順位の決定の際にも使われます。
日程調整やグループウェア、工程管理が強いものなど、カレンダーツールにはさまざまな種類があります。そのため、自分がカレンダーツールを導入する際は、どのような点に課題があるのかを明確にすることが重要です。
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