こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
- ビジネスチャットにはどんな機能があるのか
- ビジネスチャットで多様な働き方を実現させたい
と考えている方もいらっしゃるのではないでしょうか。
近年は働き方改革や新型コロナウイルスの影響もあり、多様な働き方が求められています。
そこで注目されているのが「ビジネスチャット」です。
そこで本記事ではビジネスチャットの概要を知りたい方へ向け、以下の内容を紹介します。
- ビジネスチャットの機能
- ビジネスチャットが導入される目的
- ビジネスチャットを導入して得られる効果
- ビジネスチャットを導入する際のポイント
ビジネスチャットの機能やメリットを把握できる内容ですので、ぜひ参考にしてみてください。
ビジネスチャットとは？どんな機能があるのか
そもそもビジネスチャットとはビジネス上でのコミュニケーションを円滑にするためのツールです。
ビジネスチャットはSNSのように直感的に利用ができたり、アプリをスマートフォンにインストールしたりすることで場所を問わず連絡ができることから、非常に注目を集めています。
そんなビジネスチャットの主な機能3つを本章では紹介します。
チャット機能
1つ目の主な機能は「チャット」です。
チャットでは普段私たちが利用するメールのように署名や宛名などを省略できますので、カジュアル、かつスピーディーに連絡を取り合えます。
またグループ作成機能なども搭載されており、複数人に効率的に連絡できるのも特徴ですね。
ファイル共有
ファイル共有の機能も搭載されており、WordやExcel、写真、動画、PDFなど様々なファイルに対応している場合が多いです。
また
・ファイルの保管場所の詳細設定
・誤送信防止の機能
などが搭載されているビジネスチャットサービスも多く、メールよりも利便性が高い点も特徴的です。
音声・ビデオ電話機能
音声・ビデオ電話機能が搭載されているビジネスチャットもあります。
インターネット環境が整っていたら、テキストでは伝わりにくい事柄も音声やビデオを通じて連絡できます。
ビジネスチャットが導入される目的
ビジネスチャットが導入される目的は以下の2つが挙げられます。
- 労働生産性向上のため
- 多様な働き方を実現するため
順番に見ていきましょう。
労働生産性向上のため
1点目が「労働生産性向上のため」です。
日本は「労働生産性」が主要先進国7か国の中で常に最下位という調査報告が出ています。（参考：日本生産性本部「労働生産性の国際比較 2019」）
日本の労働生産性が低い理由としては
- 長時間労働前提の習慣
- 昔ながらのアナログな手法を用いている
など様々な要因が考えられます。
これから日本は少子高齢化の影響で労働力がますます減少していくことから、より生産性を高め、最小のコストで最大の成果を出すのが課題とも言えるでしょう。
そこで少ないコストで導入でき、連絡や意思決定のスピードが上がるビジネスチャットに注目が集まっています。
生産性が重視されるこの時代において、ビジネスチャットは企業に大きな貢献をもたらすでしょう。
多様な働き方を実現するため
2つ目が「多様な働き方を実現するため」です。
2019年より順次施行されている働き方改革や、2020年猛威を振るう新型コロナウイルスの影響もあり、多様で柔軟な働き方が求められるようになりました。
そこで注目されている働き方の1つが「テレワーク」です。
テレワークはインターネット環境があるレンタルオフィスや自宅など、場所を問わずに会社の業務ができます。
テレワーク時に活躍するツールこそが、場所を問わずに簡単に連絡が取れる「ビジネスチャット」であり、導入する企業も続々増えています。
以上、
・労働生産性向上のため
・多様な働き方を実現するため
がビジネスチャットの導入される主な目的でした。
ビジネスチャットを導入して得られる効果
次はビジネスチャットを導入して得られる効果を2つ紹介します。
- 連絡の効率化
- コミュニケーション不足の改善
順番に見ていきましょう。
連絡の効率化
効果の1つ目が「連絡の効率化」です。
具体的には
- スピーディーな連絡
- 場所を問わずに連絡ができる
の2点が期待できます。
メールだと冒頭に堅めな定型文を入れる風習がありますが、チャットだと会話形式で端的に利用できるため、コミュニケーションの効率化とスピードアップにつながります。
情報共有のスピードが上がり、意思決定も早められるでしょう。
またビジネスチャットはスマートフォン用のアプリも用意されている場合が多く、インストールしておくだけで、社外にいてもチームメンバーと連絡を取り合えます。
コミュニケーション不足の改善
2つ目が「コミュニケーション不足の改善」です。
ビジネスチャットには場所を問わず、スピーディーに
- 1対1で連絡できる
- グループチャットで複数人と連絡が取れる
という特徴があり、オフィスで働いている時と大差なくコミュニケーションが取れます。
また近年はビジネスの連絡だけではなく、チャット内で「雑談専用」のグループを設けて、メンバー間のリフレッシュを図る試みも増えています。
チャット特有の堅苦しさが少なく、カジュアルに利用しやすい特徴を活かし、積極的にコミュニケーションをメンバー間で取れるのです。
ビジネスチャットを導入する際のポイント
ビジネスチャットを実際に導入する際に意識すべきポイントを3つ紹介します。
- 目的に沿った製品を導入する
- 使いやすいツールを導入する
- チャット利用時はルールを定める
順番に見ていきましょう。
目的に沿った製品を導入する
1点目のポイントが「目的に沿った製品の導入」です。
なぜなら自社の目的に沿ったビジネスチャットを導入しないと、無駄なコストや時間がかかるからです。
例えばビジネスチャットを導入する際は
- 音声やビデオ通話も積極的に行いたい
- 他のシステムとも連携させながら利用したい
- タスク管理やスケジュール管理など業務にまつわるサービスをすべて利用したい
など様々な目的があるでしょう。
しかし目的を明確にせず、ただビジネスチャットを導入しただけでは
- 不必要な機能が多くコストがかかる
- 必要な機能がそろっていない
などの事態が起こり、かえって時間やコストを浪費してしまいます。
ですので導入の際は目的をしっかり定めて、自社に最適なビジネスチャットを導入しましょう。
使いやすいツールを導入する
2点目が「使いやすいツールの導入」です。
具体的にはシンプル、かつ直感的に利用できるようなビジネスチャットが望ましいですね。
なぜなら誰もが使いやすいツールを導入しないと、使いこなせない人が出たり、スムーズに使用できるようになるまで時間がかかったりするからです。
使いにくいツールでは生産性も逆に落ちてしまいますので、トライアル期間などで使い勝手を試してみるのも良いでしょう。
またツールなどの利用があまり得意ではない社員に対して、簡単な研修や利用マニュアルを用意すると、より効果的な導入につながります。
チャット利用時はルールを定める
3点目が「チャット利用時はルールを定める」です。
ビジネスチャットはアプリでも利用ができるため、場所を問わずに気軽に連絡できるのが最大の強みともいえます。
しかしその気軽さゆえに、休日や時間外にも仕事の連絡をしがちになるケースもあります。
実際に「弁護士法人 浅野総合法律事務所」の公式サイトによると、労働者にも「つながらない権利」があり、時間外や休日に連絡を行うと残業代が発生したり、パワハラになったりする場合もあるようです。
参考：「つながらない権利」とは？勤務時間外の連絡の注意点【会社側】
労働者がプライベートの時間をしっかり確保し、リフレッシュをしてもらうためには、よほどの緊急時以外の時間外や休日以外の連絡を避けるなどのルールを定めるべきでしょう。
まとめ
本記事ではビジネスチャットの概要を知りたい方へ向け、以下の内容を紹介しました。
- ビジネスチャットの機能
- ビジネスチャットが導入される目的
- ビジネスチャットを導入して得られる効果
- ビジネスチャットを導入する際のポイント
カジュアル、かつスピーディーに利用でき、柔軟な働き方ができることを知っていただけたのではないでしょうか。
ぜひ多様な働き方を実現させるためにも、前向きに導入を検討してみるのも良いかもしれません。
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