こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
タスクと呼ばれる言葉も一般化してきました。ビジネス用語のひとつとして使われていますが元々はIT用語です。だれもが使うからこそ、タスクという言葉の意味を正しく理解しないと本来の役割を果たせません。
ビジネスではタスク管理が重要になってきています。理由はやることが多いためで、管理できなければ、業務を効率化するなどうまく進められなくなるからです。効率的な業務を目指すためにも、タスク管理はだれもが理解しなければいけないものとなりました。
目次
ビジネスにおけるタスク管理
タスクとはなにか
現在のビジネスマンでも知ってそうで知らないのがタスクの意味です。実際にタスクとは何かと問われたときに正確に答えられる人はあまりいないでしょう。
タスクとは課題を意味しています。ITの分野では処理される作業の最小単位としてタスクが使われてきました。実際には作業全体を指す言葉としても使われており、どんな課題をこなしているのかをタスクという言葉で捉えています。
元々は作業という意味で、ラテン語の税というところから来た言葉です。労働者の責務として税金があったことから、タスクは課題という言葉の意味で使われるようになりました。
講座内容からビジネスではタスクは小さな作業を表す言葉に変わっています。分解できるレベルの作業のことで、会議のタスクで言い表せば目的や場所時間を決めることもタスクです。出席者に連絡をとり資料を作成し取りそろえておくこともタスクと言えるでしょう。これらのタスクをしっかり管理しなければ、会議全体が成り立たなくなります。つまり、タスク管理とビジネスは密接な関係があり、やることが多い状態となれば難易度が上昇するのです。
タスク管理と使い方
タスクにはさまざま言葉の使い方があります。例えばマルチタスクはシングルタスクと言った言葉を聞いたことがあるでしょう。ビジネスでは当たり前のように使われる用語です。
シングルタスクとはひとつのタスクを進めていくことです。決められたことに対し集中するという意味も持つようになりました。マルチタスクとはシングルタスクの真逆を意味しています。複数のタスクを同時進行でできる人をマルチタスクと呼ぶことがありますが、並行して作業をすることを呼ぶからです。マルチタスクはいい意味で使われるだけではなく、集中力を欠きやすい状況としてネガティブな意味で使われる場合もあります。
人間は基本的にシングルタスクで行動をする動物だと言われており、マルチタスクは非効率と考えられるからです。ただしこれは人によって違いがあり、やることが多い中でもタスク管理がしっかりしており、シングルタスクの積み重ねとしてマルチタスクができる人も多くいます。
違った使い方としてタスクチームやタスクフォースもあります。チームやフォースという言葉から想像できるように、タスクをこなす組織です。両方とも同じような意味があるように見えますが、時間という概念で使い方が分けられるようになりました。
タスクフォースの方が緊急性が高いものに対する組織で、短時間で結果を生み出さなければいけません。短時間での対応が求められることから、タスクチームからタスクフォースを組み上げていく例もあります。緊急で集められてくる人材が多いため、連携よりも結果が求められるところにも違いがあるでしょう。
やることが多い中でタスク管理が重要な理由
ビジネスとなるとやることはいくらでも増えてきます。常に成長を求められるのがビジネスであり、立ち止まっている時間はありません。常に拡大していく中タスクも増えていきます。タスク管理が上手にできなければビジネスとしての成功を収められないのです。
タスク管理がビジネスに与える影響
タスク管理が重要なことはだれにでもわかっています。問題はなぜ重要なのかという意味あるでしょう。その意味を正確に把握していないからこそ、タスク管理が甘くなるのです。タスク管理ができていると業務全体を把握できます。どんなにやることが多いビジネスシーンでも、タスク管理がしっかりとできていれば全体を俯瞰して見れるでしょう。
例えばスケジュール管理がしっかりとしていると、タスク管理もしやすくなります。いつなにをするべきかがはっきりとわかるからで、タスク管理と連動しているのです。
タスク管理がしっかりしていれば、やることが多い状態でも納期にズレが生じにくくなります。どうも全体が俯瞰できているからこそ、納期の管理もしやすくなるからです。組織として全体を管理しやすくなり、損害も発生しにくくなるでしょう。これが組織を強くするポイントにもつながります。
作業が抜け落ちてしまうことも防げます。スケジュール管理にもつながりますが、タスク管理ができればビジネスとして必要な作業を落とすことがなくなるのです。俯瞰して見ると情報を理解しやすくなります。どこかで抜け落ちてしまうことがあっても、全体で注意を払うこともできるのです。特に複数の人で進めるビジネスシーンにおいては、タスク管理が欠かせないことがわかるでしょう。
やることが多い中でできるタスク管理の手法
タスク管理はいろいろな手法が考えられてきました。その方法はひとつではなく混乱を防ぐために多くの方法が活用されてきたのです。まずはタスクを洗い出さなければいけません。全てのタスクを洗い出したことで、管理がしやすくなるからです。不要な混乱を避けるためには、この手順を忘れてはいけません。
次にタスクを分類する作業に入ります。タスクは細かいようで、実は細分化されてないことがよくあるからです。実際に親タスクと子タスクの関係とも呼ばれますが、流れを見つければ細分化できることがわかるでしょう。
細分化することによって、優先順位が見えます。例えば期日の問題がありますが、締めが近いものは早めに処理しなければいけません。重要度の高い案件も同様です。このような優先順位を把握することでタスク管理は進められます。
特によく行われているのは、緊急性と重要度バランスで考える方法です。やることが多いビジネスシーンの中で、最も重要度が高いのは緊急だが重要なタスクになります。次に緊急だが重要ではない、緊急ではないが重要、緊急でも重要でもないタスクを分けるのです。このような管理方法をとると優先順位が分かりやすくなります。
ツールの活用
ビジネスの中でやることが多いと、管理は非常に難しくなります。管理する時間も必要になりますし、他の作業を犠牲にすることも出てくるからです。これではタスク管理している意味が薄れます。やがてタスク管理をしない方が効率的なのではないかという錯覚に陥るのです。
タスク管理を効率化するためにさまざまなツールが開発されてきました。これも効率化を目指すための手法の結果です。シンプルなツールを導入すれば手間はかかりません。スケジュール管理なども同様です。そこから新たなツールを探し出すというステップにも移れるため、まずはだれでも使えることを目指し選ぶと良いでしょう。
ビジネスにおけるタスク管理
ビジネスにおいてタスク管理は地味なことですが重要な意味を持っています。やることが多いからこそタスク管理も生きてくるのです。
ツールを使う場合にも、時間の制限を受けない方法を構築しなければいけません。どこにいてもスケジュール管理ができるようなツールが重宝されているのは、時間の制限を受けにくいからです。どこかにいかなければ入力できないとなればそのぶんだけ時間を必要とします。
これでは効率的な管理ができないのです。モバイルなどインターネットの環境下で使える方法も模索しながら、スケジュール管理を進めていきましょう。
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