こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
ビジネスチャットとは近年企業で使われるようになったチャット機能で、作業効率をあげるための便利な機能がたくさんあります。
どの業界でも必要とされる「円滑なコミュニケーション」と「社内での迅速な情報共有」、「個人情報を保護する高いセキュリティ」をビジネスチャットを活用することで実現することが可能です。
この記事では、ビジネスチャットを導入した際の効果と様々な業種においての使用事例についてご紹介いたします。
業務を効率化するために、「円滑なコミュニケーション」や「社内での迅速な情報共有」は多くの企業で課題となっています。ビジネスチャットを導入しようと考えている方はぜひ参考にしてみてください。
目次
ビジネスチャットの導入効果
業務効率化
ビジネスチャットにはメールにはない手軽さがあり、さまざまな面で使い勝手がよくなったことで大幅な作業の効率化が見込まれます。
ビジネスチャットではメールのように挨拶から文章を作ったり、かしこまった表現を使う必要がなく簡潔な文章でのやり取りを可能にします。これにより、内容を考えたりする時間が短縮でき、スピーディーなやり取りができるようになります。
また、メッセージを送る際に送信相手やグループを一度設定しておくことで、宛先をいちいち選択する必要がなくなり、時間を短縮できます。スレッド内でやり取りが行われるため、誤送信なども少なくなることもビジネスチャットの魅力です。
さらに、連絡がきたときにお知らせ表示をしてくれるプッシュ通知機能もあるため、すぐに反応できるというメリットもあります。
作業管理
タスク管理機能でスケジュールを管理すると、メンバーのスケジュールや仕事の進捗が確認できます。タスクの優先度や量を管理して、その日にやるべき仕事を適切な順番で行うことができるのでスムーズに業務を進めることが可能です。
また、タスクの期日も把握できるため、遅延や見落としを防ぐ効果にも期待できます。
情報共有
チャットツールのグループ機能を使えば複数人での情報共有が容易にできます。メンバーやタスクなどの情報を迅速に共有できるので、情報の伝え漏れがなくなり作業効率があがります。
また、社内での情報共有が気軽にできるようになることで、全体的なコミュニケーションアップにもつながります。もちろん社内だけでなく社外連絡にも役立ちます。
業界・業種・業務別にみるビジネスチャット導入事例
「IT業界」「販売業」「機械販売業務」の導入事例
IT業界や販売業では顧客の個人情報を多く取り扱っており、個人情報が漏れるのはなんとしても避けたいのが実情です。とはいえ、トラブル対応や従業員同士の連絡のやりとりのなかで個人情報が多く飛び交うのは日常茶飯事。そこで、高い安全性のなかで迅速な情報共有ができるビジネスチャットが導入されるようになりました。
従来は、個人情報の漏洩を防ぐ方法として電話等を使用した記録に残らない手段をとっていましたが、時間と手間がかかるため、SNSでのやりとりが主流になっていきました。一方、近年ではSNSのセキュリティ面に不安を抱える業者がおおく、高いセキュリティとSNSのように気軽に連絡のやりとりができるツールが求められるようになったのです。
そういった背景もあり、IT業界ではチャット機能が使えてセキュリティの高いビジネスチャットが注目され、現在はさまざまな大手企業がビジネスチャットを導入しています。
「飲食業界」「飲食業」「顧客管理業務」の導入事例
複数の店舗を管理する飲食業では多くの従業員がいるため、全従業員への情報共有や社員やアルバイトでの連携が簡単ではありませんでした。
そこで、すでに企業でも導入されているというビジネスチャットを導入してみることにしました。企業でも使われているということでセキュリティ面も安心して利用することができます。
ビジネスチャットでは顧客情報の管理が容易になり、従業員間での共有が安全にできるようになりました。また、顧客の情報の管理を正確に行うことで新規顧客の満足度も上がりリピーターの確保にもつながりました。
「教育業界」「サービス業」「個人管理業務」の導入事例
本来、多くの生徒たちの成績や個人情報を管理する教育業界では、生徒の問題点や指導のポイントを常に意識し教えるために先生間での情報共有が必要不可欠です。
一方、教育業界の現状は、アルバイトやパート契約の従業員が多いため、情報の共有が困難で円滑なコミュニケーションに課題を抱えていました。
この課題を克服するきっかけになったのがビジネスチャットです。チャット機能や作業管理機能を共有したことで、連絡のやり取りが円滑になり、伝達漏れも圧倒的に少なくなりました。
若い世代のアルバイトやパート学生などにも親しみやすく、従業員全体に浸透するのにも時間はかかりませんでした。さらに、高いセキュリティにより生徒の個人情報が守られる点も評価され、教育業界へ導入されるようになりました。
「医療業界」「医療業」「総務」の導入事例
人の命を預かる重要な医療の現場では、常にリアルタイムでスピーディーな情報の共有が重要です。
従来はメモや書置きなどで引継ぎなどをしていましたが、確認するタイミングもばらばらで、確認できたことさえわからない状況から先生同士のコミュニケーション不足など、さまざまな課題と最悪の問題につながる恐れもありました。
そこで複数のクリニックを運営している医療機関でビジネスチャットを導入してみると、管理者が現場に出向くことなくクリニックごとの情報を管理できるようになりました。また、コミュニケーションが以前より活発になり、管理者とスタッフがお互いの意思を確認できるようになりました。
「建築業界」「建築業」「プロジェクト管理業務」の導入事例
建築業では下請け業者を含めるとさまざまな業種が関係してくるため、情報共有などの連携がとても重要です。建設途中の事業の見直しや課題の検討をしていく上で、迅速な情報共有や作業効率のアップが課題となりました。
そこでビジネスチャットを導入してみたところ作業の役割分担や進捗の確認、グループごとの情報共有が可能になりました。また、ビジネスチャットであればセキュリティも高く素早い連絡ができるので以前よりも格段に作業効率がアップしました。
ビジネスチャットの活用法は会社によってさまざま
本記事を読んでビジネスチャットのメリットや、さまざまな業界での活用方法を理解していただけたでしょうか。
業界ごとに抱える課題やビジネスチャットの活用方法はさまざまです。
ですが、どの会社でもビジネスチャットを導入することで「円滑なコミュニケーション」や「社内での迅速な情報共有」、「個人情報を保護する高いセキュリティ」が可能になり、業務の効率化につながります。
ビジネスチャットを利用して新しいコミュニケーションのかたちをつくり業務を効率化させるために、ぜひ導入を検討してみてはいかがでしょうか。
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