こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
どんなビジネスパーソンでも、1日に使える時間には限りがあります。その時間をいかにして有効活用するかが、ビジネスの成果を大きく左右するポイントです。時間を適切に管理し、有効活用するためには「タイムマネジメント」が欠かせません。
タイムマネジメントは、全てのビジネスパーソンに求められる作業です。どれだけ優れたスキルを持っていても、タイムマネジメントが不適切だと存分に発揮することはできません。とはいえ、どうすればタイムマネジメントを上手く行えるようになるのか、イメージしづらいものですよね。
そこで本記事では、ビジネスにおけるタイムマネジメントのコツを3つご紹介します。「時間が足りない……」などと感じることが多い方は、ぜひご一読ください。
目次
ビジネスで役立つタイムマネジメントのコツ3選
ビジネスにおけるタイムマネジメントのコツを3つ、ピックアップしてご紹介します。
タスクの優先度を明確にする
「タイムマネジメント」とは言っても、現実には1日の24時間を25時間に増やすようなことは不可能です。タイムマネジメントでは、限りある時間をビジネスパーソンの行動にどう落とし込んでいくかを考えることが求められます。このとき特に重要となるのが、タスクの優先度を明確にすることです。
ビジネスの成果を最大化するためには、優先度の高いタスクほど多くの時間を投資する必要があります。しかしタスクの優先度が把握できていないと、優先度の低いタスクに過剰な時間を投資してしまいがちです。作業に取り掛かる前に、タスクの優先度をしっかり明確にしましょう。具体的な方法は、後ほどご紹介します。
無理にマルチタスクにしない
効率よくタスクをこなすために、複数のタスクを同時に進める「マルチタスク」を行う方は多いでしょう。しかし、無理にマルチタスクを取り入れるのはおすすめしません。複数のタスクを行ったり来たりすることになり、作業ミスが発生しやすくなるためです。
成果物のチェックや手直しといった作業が増えることになり、かえって時間がかかってしまうケースも少なくありません。よって、業務効率の向上が期待できない場合は、シングルタスクで確実にタスクをこなしましょう。マルチタスクが効果的となるのは、一方のタスクの大部分をITツールなどで自動化できるケースです。
「ECRSの原則」を取り入れる
実際にタスクをこなしていく際には、どのタスクをいつ着手するかという情報をスケジュールに落とし込むことになります。この時、しっかり検討せずに落とし込むと、必要以上に時間がかかってしまいます。たとえば、タスクAの成果物を使ってタスクBを自動化できる場合、タスクBを手作業で行うのは時間の無駄です。
タスクを無駄なくスケジュールに落とし込む上で、「ECRSの原則」が役立ちます。ECRSの原則とは、下記の4観点で構成される業務改善のフレームワークです。
| Eliminate（取り除く） | 不要なタスクをなくせないか？ |
|---|---|
| Combine（まとめる） | タスク同士をまとめられないか？ |
| Rearrange（整理する） | タスクの順序を入れ替えて効率化できないか？ |
| Simplify（単純化する） | タスクのやり方をもっとシンプルにできないか？ |
ECRSの原則に沿ってタスクのやり方や順序を見直すことで、無駄に気づけます。結果として、短時間でも効率よく多くのタスクをこなせるでしょう。ECRSの原則について詳しくは、次の記事をご覧ください。
業務効率化にはフレームワーク「ECRSの原則」がおすすめ。やり方と注意点も
タイムマネジメントに役立つおすすめITツール
効率的なタイムマネジメントを実現するためには、ITツールも欠かせません。ITツールの活用によって、アナログなタイムマネジメントの無駄をなくし、時間をより有効活用できます。また、情報共有やコミュニケーションも効率化できるため、チームにとってもメリットは大きいでしょう。
ここでは、タイムマネジメントに役立つおすすめのITツールを2つご紹介します。
タスク管理ツール
「タスク管理ツール」は、自分が抱えるタスクの進捗管理や、チームでのタスク共有が行えるITツールです。タスクには優先度や締切日といった多くの情報を設定でき、担当者を別メンバーに変えることもできます。また、タスクの進捗率や優先度がバーで可視化されるため、どのタスクに取り組むべきかが一目瞭然です。手帳やメモ帳よりもタスクを正確に管理でき、タイムマネジメントも容易となるでしょう。
スケジュール管理ツール
「スケジュール管理ツール」は、カレンダー形式でスケジュールを管理・共有できるITツールです。社員ごとに予定が色分けして表示されるため、誰が何をしているのか迅速に把握できます。外出中でもスマートフォンで利用できるので、チーム内でリアルタイムなスケジュール共有が実現します。
また、タスク管理ツールで作成したタスクをカレンダー上に表示することも可能です。タスクの締切日を意識しながらスケジュールを管理でき、タイムマネジメントの質がより向上するでしょう。日々のスケジュール管理を効率化する意味でも、積極的に導入を考えたいITツールです。
ITツールを導入して、ビジネスのタイムマネジメントを効率化！
今回は、ビジネスにおけるタイムマネジメントのコツや、役立つITツールをご紹介しました。タイムマネジメントは、どの業種でも成果アップのために重要となります。タイムマネジメントを改善したい方は、今回ご紹介したコツを意識してみてはいかがでしょうか。
ただし、コツを把握することも大切ですが、やはりITツールの活用も必要不可欠です。とはいえ、複数のITツールを導入するとコストもかさんでしまいます。コストを抑えてITツールを導入するなら「グループウェア」がおすすめです。タスク管理やスケジュール管理といった機能はもちろん、情報共有やコミュニケーションに役立つ多くの機能を兼ね備えています。
グループウェア「クロジカスケジュール管理」なら、1ユーザーあたり月額500円からスケジュール管理機能を利用でき、大変リーズナブルです。ビジネスのタイムマネジメントを効率化したい方は、ぜひクロジカスケジュール管理の導入をご検討ください。
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