こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
「時間管理をより的確に行いたい」「もっと効率的に仕事をしたい」と悩んでいる人も多いのではないでしょうか。
時間管理が上手くいっていると、精神的にもゆとりができますよね。
その結果、集中して業務に取り組むこともできます。
一方で、時間管理が上手くいっていないのであれば、
- タスクが明らかでない
- やることが多すぎる
などの原因が考えられます。
今回はそれらを改善するためのコツをご紹介します。
無料で今日から始められるものもあるため、ぜひ参考にしてみてください。
目次
「タスクが明らかでない」を解決するコツ
タスクを10分単位に分割する
ビジネスで、時間・タスク管理が苦手な方は、
10分単位でタスクを書き出してみてはいかがでしょうか。
今日やるべきことが明確でないと、モチベーションは下がってしまいます。
例えば、ToDoリストに「会議の準備をする」と書いてあったとしましょう。
「何をやるんだったっけ？」「資料の印刷と、会議室の予約と…」
このように頭の中で考えているうちに、面倒臭いとなってしまうことがあります。
少し工夫して、タスクリストにこのように書いてあったらいかがでしょうか。
- 会議室の予約(B室15:00-16:00)
- 議事録の作成依頼メール→○○さん
- 当日いる資料を5つリストアップ
1つ1つのタスクは10分以内に終わるよう分割しています。
こうすると、「簡単だ」と感じ、タスクに取り掛かりやすくなる方も多いでしょう。
緊急・重要マトリクスを使う
やることが明らかになっていても、優先度が不明瞭だと、タスクが滞ってしまいがちです。
そのためおすすめしたいのが「緊急・重要マトリクス」。
書籍「7つの習慣」の著者スティーブン・コヴィー氏が提唱したタスク管理方法です。
やり方は簡単です。
紙に大きく十字を書きます。
できた4マスを
右上：重要かつ緊急
右下：緊急だが重要ではない
左上：重要だが緊急ではない
左下：重要でも緊急でもない
とカテゴリ分けをします。
あとは、現在のタスクを割り振っていくだけです。
優先的に行いたいのは右上のタスク。
このようにタスクの優先度がわかりやすくなることで、時間管理もしやすくなるでしょう。
また、ビジネスにおいて「左上：重要だが緊急ではない」に着目することも大切と言われています。
なぜなら、そこには
- 経営課題をクリアにする
- 新たなプロジェクトに繋がる
タスクが書かれていることが多いからです。
時間管理に余裕ができてきたなら、左上の項目もチェックしてみましょう。
順番つきTo Doリストを作る
ビジネスにおける時間管理で基本となるのが、タスクの書き出しです。
それらを書き出したものをTo Doリストと呼びます。
すでにこうしたリストを作っている方も多いかもしれません。
そこで、今回ご紹介したいのが「順番つきTo Doリスト」です。
その名の通り、行う順番をタスクに割り振っていくだけ、というシンプルなリストとなっています。
「どのタスクからやるか」「次はこれにしようかな」など、決断する回数を減らせるのが、このToDoリストのメリット。
このやり方は「アイビー・リー・メソッド」と呼ばれており、100年以上も受け継がれている方法です。
「次はこれをすればいい」「今はこれだけに集中しておけばいい」と思えるため、精神的な負担も減らせるでしょう。
日々の業務量が多いという方は、ぜひタスクに順番を割り振ってみてください。
「やることが多すぎる」を解決するコツ
グループウェアを導入する
業務で、「これはもっと効率的にできないかな」と思うことはないでしょうか。
もしかしたらそれは、グループウェア(業務を効率化するデジタルツール)を導入することで解決するかもしれません。
効率的に行えると、その分、時間にゆとりも出てくるでしょう。
例えば、以下の業務の効率化にグループウェアは有効です。
プロジェクトのスケジュール管理をする
グループウェアを使えば、パソコンのほか、スマートフォンやタブレットからもスケジュールを見ることができます。
また、プロジェクトメンバーで共有することも可能です。
どのメンバーが予定が空いているかを素早くチェックできるため、
- 打ち合わせの日程調整
- 新たな業務の割り振り
を効率的に行うことができるでしょう。
稟議を迅速に行う
「ワークフローシステム」という、承認・申請の専門ツールを使うことで、稟議にかかる時間を大幅に短縮できます。
導入によって、従来の半分以下にまで短縮できた企業も。
「現在、誰が承認を保留しているか」も可視化できるため、直接相手に連絡することもできます。
その結果、よりスムーズに承認・申請手続きを進められるでしょう。
エッセンシャル思考を取り入れる
忙しいのは、やることが多すぎるからではないでしょうか。
時間管理をする方法を身につけるよりも、やることを減らしていくほうが、結果的に「時間に余裕ができた」ということもあります。
そこでおすすめしたいのが「エッセンシャル思考」です。
コンサル会社を経営するグレッグ・マキューンが、著書「エッセンシャル思考 最少の時間で成果を最大にする」で提唱した思考法で、「より少なく、より良く」をモットーとしています。
グレッグ・マキューン氏は、「あらゆることに手を出しすぎて、どれも成長していない人がいる」と述べました。
これはビジネスでも言えるかもしれません。
様々なプロジェクトに取り組んだ結果、いずれも売り上げが伸び悩んだ、という例もあるでしょう。
そこで彼が勧めているのが「重要度90点以下のものは切り捨てる」という考えです。
本質的に「やりたい！」と思える事業以外は手放す。
一朝一夕では難しいかもしれません。
ですが、やるべきプロジェクトが明らかになることで前進も期待できます。
「色々なことに着手しすぎている気がする」「経営の軸を作りたい」
そう考えている方は、このエッセンシャル思考を取り入れてみてはいかがでしょうか。
「そもそも」から逆算する
やるべきプロジェクトや経営課題に追い込まれている場合、もしかしたら「ビジネスを始めたそもそもの理由」を忘れているのかもしれません。
「そもそも、なぜこの会社(プロジェクト)を始めたのか」に対する問いに深掘りしていくことで、本来の目的を思い出せるはずです。
ゴルフ関連のビジネスをしていたある経営者は、バブル崩壊の影響で、多額の負債を背負ってしまったそうです。
何をするべきかもわからない状態でどん底でした。
そんな時、息子に「なぜゴルフの仕事を始めたの」と尋ねられたのです。
その質問により、「ゴルフが本当に楽しくて、その気持ちを他の人にも体験してもらいたい」という起業当初の目的を思い出しました。
その後、上記の目的を重視した施策をとることで、経営は安定していったそうです。
先ほどの経営者の例は、金銭的な危機でしたが、時間にゆとりがない方にも、この方法は有効なはずです。
本質的な目的が明らかになれば、それに向けて不必要なタスク等は省けます。
これにより、時間にも精神的にもゆとりを持ってビジネスに臨むことができるでしょう。
時間管理のコツを駆使して、ビジネスをスムーズに
今回はビジネスで時間管理をするコツをご紹介しました。
タスクを明らかにし、業務の無駄を省くことで、時間にゆとりができます。
やるべきことが明らかになることで、集中して取り組むこともできるでしょう。
「時間管理をしっかりして、効率的に仕事をしたい」という方は、ぜひ参考にしてみてください。
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