こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
時間管理は、ビジネスの基本です。しかし、自分では上手くできていると思っていても、時間管理の中に無駄が潜んでいることも。ビジネスの時間管理を無駄なく正確に行うためには、コツを把握することが大切です。
また最近ではテレワークの広がりもあって、手帳やホワイトボードといった時間管理に課題を感じる機会も増えているでしょう。働き方の変化に合わせて、時間管理も変えていく必要があります。これからのビジネスにおける時間管理には、ITツールの活用がおすすめです。
そこで本記事では、ビジネスで時間管理する4つのコツや、おすすめのITツールをご紹介します。時間管理が上手くいかずお悩みの方は、ぜひご覧ください。
ビジネスで時間管理するコツ4選
まずは、ビジネスで時間管理する4つのコツについて、順番に解説します。
不確実なタスクを後回しにしない
タスクの中には、実際にやってみないと要領が分からないものもあるでしょう。こうしたタスクを後回しにするのは禁物です。想像以上に作業時間がかかることが判明し、気づいた時には手遅れになっていることもあります。
詳細がクリアーになっていないタスクがあれば、できる限り早めに着手することをおすすめします。すぐに着手できないとしても、不明点をなくして作業時間をしっかり見積もっておくべきです。そうすることで、スケジュール的に難しいタスクがあっても早めに対処できます。
効率的な作業順序を考える
複数のタスクがある場合、作業順序によって効率が変わってくる場合もあります。余計な時間を費やして重要なタスクが終わらなくなってしまわないよう、無駄のない作業順序を心がけましょう。できるビジネスパーソンは作業順序にも気を配るので、時間の使い方が上手です。
たとえば複数の会議が必要な場合は、できる限り連続して予定に組み込むと良いでしょう。そうすることで移動時間を節約することが可能です。また、同じツールを用いるタスクが複数ある場合も、連続して着手した方が無駄は発生しにくいと言えます。
スケジュールに余裕を持たせる
締め切りギリギリにタスクを予定したのでは、何か問題があった時にリカバリーできません。
タスクをスケジュールに組み込む際には、完了期日に対してある程度の余裕を持たせることを心がけましょう。
事前に見積もったタスクの作業時間と照らし合わせて、スケジュール通りに行かなかった場合のプランも考えておくと安全です。反対に問題なく作業が進み時間に余裕がある場合は、後ろのタスクを前倒しするか、締め切りのないタスクに着手すれば良いでしょう。
タスクにかかった時間を記録しておく
正確な時間管理を実現する上で、正確な見積もりスキルが欠かせません。ビジネスにおける見積もり精度を向上させるために、タスクにかかった時間を記録しておくことも大切です。そして、あるタイミングで業務の振り返りを行い、予定と実績の作業時間を比較しましょう。
業務の振り返りでは作業のやり方に問題があったのか、見積もりが間違っていたのか、という観点でも検討します。前者であれば解決策を今後の作業に活かすことで、業務改善につながります。後者であれば今後の見積もりの参考にして、見積もり精度を向上させましょう。
ビジネスの時間管理に役立つITツール3選
ビジネスの時間管理を効率化する最も確実な方法は、ITツールを活用することです。手帳やホワイトボードを用いたアナログな時間管理では、どうしても手間やミスが発生してしまいます。手帳では煩雑になりミスが発生しやすいですし、ホワイトボードでは毎回移動する手間がかかります。
オンラインで使えるITツールであれば、こうした無駄をなくして業務効率化することが可能です。ここでは、ビジネスの時間管理に役立つITツールを3つご紹介します。なお、ITツール導入前に決めるべきことを知りたい方は、こちらの記事もご覧ください。
ITツール導入前に決めるべきことは？失敗しない業務改革のススメ
スケジュール管理ツール
「スケジュール管理ツール」は、オンラインでスケジュールの管理・共有ができるITツールです。使いやすさを重視したインターフェースで、予定の登録や更新が短時間で行えます。またカレンダー形式で見やすく、自分やチームメイトの最新スケジュールを迅速に把握できます。
さらに、「訪問」「会議」「来客」「在宅勤務」といった、予定ごとのカテゴリー設定も可能です。予定の種類がひと目で分かるため、作業順序を意識して効率的なスケジュールを立てやすくなるでしょう。
タスク管理ツール
「タスク管理ツール」は、オンラインでタスクの管理・共有が可能なITツールです。タスクには締切日やカテゴリー、担当者などさまざまな情報を設定できます。タスクの進捗率がバーで見やすく表示されるため、遅れているタスクが一目瞭然です。
また多くのタスク管理ツールは、カレンダーでのスケジュール管理機能も兼ね備えています。カレンダー上にタスクを表示できるため、何をいつまでに終わらせれば良いかが正確かつ迅速に把握可能です。
プロジェクト管理ツール
チーム全体の時間管理を効率化するなら、「プロジェクト管理ツール」がおすすめです。プロジェクト管理ツールを使うと、プロジェクト単位でチームメンバーが抱えるタスクを一元管理できます。ガントチャート形式で遅れているタスクがすぐに分かり、チーム内でのフォローが容易となるでしょう。
また、プロジェクト管理ツールには工数管理機能も存在します。予定工数・実績工数をそれぞれ入力しておくことで、後から業務の振り返りが容易となります。チームメンバーの見積もり精度向上はもちろん、業務改善のきっかけも得られるでしょう。
ITツールで、ビジネスの時間管理を効率化しましょう！
今回はビジネスで時間管理する4つのコツや、おすすめのITツールをご紹介しました。時間管理が上手くできないと予定していた作業が間に合わず、チームや顧客からの信頼低下につながる恐れがあります。このような事態を防ぐために、時間管理のコツをぜひお役立てください。
また、コツを把握することも大切ですが、時間管理を効率化するならITツールの導入をおすすめします。中でも、今回ご紹介したITツールの機能を兼ね備えた「グループウェア」がベストです。時間管理の無駄をなくしたい方は、ぜひグループウェアを始めとしたITツールの導入をご検討ください。
スケジュール管理のことなら、私たちにご相談ください。
私たちは、予定共有ができるスケジュール管理クラウド「クロジカスケジュール管理」を提供しています。 豊富な知見を活かし、お客様のお仕事に合ったご利用方法をご提案します。 チームの情報共有でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。
