こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
ビジネスを成功へと導くための方法は、これまでもいろいろと考えられてきました。大事なことは、これまで培ってきた経験をどのように生かすかにかかっています。自分だけで抱えるのではなく、組織としてどのように伝えていくのか、ビジネスには欠かせない要素となりました。これまでもさまざまな方法で伝達してきたノウハウも、プレイブックと呼ばれる形に変わってきたのです。
目次
プレイブックの意義
プレイブックとは
日本ではまだあまり馴染み深い言葉ではありませんが、プレイブックは有効な方法として認識されるようになっています。プレイブックとはアメリカンフットボールの戦略集のことです。アメリカンフットボールは、自分たちがどのようなフォーメーションを取るべきか、相手の動きや出てくる選手、フォーメーションに合わせ有効な方法を練り上げていきます。情報の蓄積であり、経験に基づくセオリーを作り上げるのです。ビジネスでも同じように経験などから導き出されたセオリーをまとめていくのが、プレイブックになります。
少し勘違いされやすいのは、マニュアルとの違いでしょう。マニュアルとは手引き書のことで、誰でも一定の成果を上げられることを目的として作られています。プレイブックがアメリカンフットボールの戦略集だったことからもわかる通り、誰でも適用できるわけではありません。その会社で手法を理解している社員に対し、チームプレーで高みを目指すために作られているのです。一定の知識や経験を持った人でなければ理解できない内容も多く、限られた人が利用できれば問題ありません。
なぜビジネスにプレイブックが必要か
アメリカンフットボールでは、状況に対する対応力が勝負を決めます。相手の取る方法がわかれば、その弱点を突けるからです。逆に自分たちが弱点を持っていても、それを有効活用し逆手に取るなどの方法も考えられてきました。作戦の立て方次第ですべてが決まってしまうといってもいいでしょう。このような戦略性の高さがアメリカンフットボールの持ち味であり、プレイブックという形で経験や情報が蓄積され活かされていくのです。
ビジネスでプレイブックを活用する理由はさまざまです。プレイブックは言うなればガイドブックの役割です。それぞれの部署で業務をこなすうち、多くの情報が蓄積されます。この情報は整理されなければ埋もれてしまうものも出てくるでしょう。新たな展開に入った時に、これまでの情報を活用したいと思う場面もあるはずです。プレイブックが作られていれば、誰が何をしなければいけないのか、明確に判断ができます。部署としての行動、そのための必要な能力を確保するためのトレーニングなども明確化できるのです。最終的な成果に関しても、答えがわかりやすくなります。プレイブックをベンチマークとして活用できるからです。
蓄積した情報を言語化し、提示できるのがプレイブックのメリットです。同じようなものにナレッジデータベースがありますが、こちらは部署や担当者ごとに異なる表現などを統一するのに役立ちます。言葉の蓄積であり、活用法ではないのです。プレイブックのもとになる部分でもあり、うまく組み合わせればトレーニングの費用の削減などを目指せます。トラブル対応も、情報を検索しトレーニングを積むことで素早くできるのです。情報化社会としてどのように活用するか、効率化を含めて検討するべき材料になってきています。
プレイブックで必要な内容
プレイブックに何を含めていくべきか、これが重要な意味を持ちます。部署によっても必要な内容は異なりますが、これまでの経験を言語化するのがポイントです。一般的な対応をしっかり押さえ、もれなく作り上げていくのが、プレイブックとし完成度の高めます。
特に重要なのは、問題に対する最適解です。今までどのようなことが有効であったか、それをまとめて言語化できれば、人材育成のトレーニングにも大いに役立ちます。もしも、自社に最適解がなかった時には、類似している会社が行った対応を調査し整理するのも方法です。このようにまとめていけば対応にも一貫性が生まれてきます。
プレイブックのビジネスでの活用法
プレイブックの活用法は、作成の大事な基準にもつながります。一体どのような目的を持って活用するのか要件定義から攻めるのが大切です。
トレーニングの素材
これまでの情報を言語として取りまとめたのがプレイブックとなるため、トレーニング教材として活用できます。特に経験の長いトレーナーと一緒に教材にすれば、事例とともに理解度を高めやすくなるでしょう。論より証拠であり、実際の経験が提示できれば、大きな効果を発揮するからです。
情報の参照
もしも、トレーナーが不在となれば、トレーニングはなかなか進まなくなります。未知の部分に踏み出すのは、経験が必要だからです。その水先案内人がいなければ、当然先には進めません。勝手に進んだところで、効果が上がるどころか間違った方向に行く可能性が高いでしょう。
プレイブックが存在すれば、最適な情報が得られ何をするべきか理解が進みやすくなるのです。プレイブックには手順なども記載されるため、迷った時の参照ツールとしても役立ちます。経験があるからプレイブックは用済みになるわけではありません。それどころか道標として大いに力を発揮してくれます。
慣れてきた人ほど細かな点を省き、結果だけを求める傾向があるはずです。最適なプロセスであれば問題はありませんが、実際にはそうとは限りません。大事なプロセスが抜け落ちてしまったことで、大きな失敗につながるケースも多いでしょう。経験が生み出すミスをなくすためにも、プレイブックを活用することが求められるのです
プロセスの測定
プレイブックと照らし合わせることで、行動に対する結論を比較測定できます。本来求めるべき答えやパフォーマンスを評価するためにも、プレイブックが役に立つのです。結果として評価できない内容なら、どこをチェックするべきか同時に見えてくるでしょう。
そこから、なぜ実行できなかったか、プレイブックが持つ問題点も浮き彫りにできるのです。
このようなトライ&エラーができるのも、プレイブックのメリットと言えます。
常に柔軟な発想が必要であり、プレイブックが至上のものであると考える必要はありません。企業が置かれている状況や情報も常に変化します。常に同じことが繰り返されるわけではありません。プレイブックも必要とあれば最適解が更新できる形を作っていく必要があります。プレイブックは進化するものであり、これまで培ってきた経験が生きた形でなければいけないからです。
組織をベストな状態へと導くプレイブックとグループウェア
組織をベストな状態での維持は簡単ではありません。トレーニングでも熟練者でも、常に最適解を求め効率的な行動が、ベストな状態に求められるからです。誰もができることではなく、大きな苦労が伴うでしょう。プレイブックがあればその指針となり、行動しやすくなるのです。
プレイブックのような情報をどのように共有するのか、ここに注目しなければいけません。グループウェアのようなITツールを活用すると情報の共有が進みやすくなり、組織としてベストな対応力を保ちやすくなります。認証に関してもスムーズに進められるため、プレイブックとグループウェアを組み合わせて使えばさらに効率的な運用ができるのです。
現在、ツールは単一で利用するのではなく、複数のツールを有機的に活用します。さまざまな効果を求め、効率的な運用ができるからです。グループウェアは、統一されたプラットフォームの中で複数のツールを活用できます。運用方法も大きく広がるため、グループウェアとプレイブックはセットで活用したほうが大きな役割を果たすでしょう。
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