こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
働き方改革や新型コロナウイルスの影響で柔軟な働き方が求められるようになり、テレワークなどで働く社員も多くなってきました。しかしテレワークを導入し、社員間のコミュニケーションが希薄になり、悩みを抱えている企業も多いですよね。
そこで社員間のコミュニケーションを促進してくれるツールが「社内SNS」です。本記事では社内SNSの導入を検討する経営者や管理職の方に向け、以下の内容をご紹介します。
- 社内SNSの概要とビジネスチャットとの違い
- 社内SNSがもたらす社内コミュニケーションへのメリット
- 社内SNSを導入する際の注意点
社内SNS導入の参考になる内容ですので、ぜひご覧ください。
目次
社内SNSとは？ビジネスチャットとの違いは？
社内SNSとは、会社内で利用するソーシャルネットワークサービスのことです。
私たちが普段利用するFacebookやTwitterなどのSNSのように、カジュアルに利用でき、スピーディーに情報共有ができます。従来、社内の情報共有といえば電話、メール、掲示板などを通じて行う機会が多かったのではないでしょうか？
しかし近年は業務の効率化や、多様な働き方が求められていることもあり、テレワークとの相性も良い社内SNSに注目が集まっています。一方で情報共有を行うツールには「ビジネスチャット」もあり、違いがよくわからない方もいらっしゃいますよね。
両者には端的に以下のような違いがあります。
- 社内SNS → 社内の情報共有や連絡に特化
- ビジネスチャット → 社内・社外問わず同じツールを使っていたら誰とでも連絡が取れる
つまり社内SNSはクローズド、ビジネスチャットはオープンなツールとも言えるでしょう。本記事では「社内の情報共有」に特化した社内SNSについて紹介しています。次の章では社内SNSが、社内のコミュニケーションにもたらすメリットを紹介します。
社内SNSがもたらす社内コミュニケーションへのメリット
社内SNSが社内のコミュニケーションにもたらすメリットは以下の3つがあります。
- 場所を問わないコミュニケーションができる
- 課内、課外問わず広くコミュニケーションを取れる
- カジュアルにコミュニケーションを取れる
順番に見ていきましょう。
場所を問わないコミュニケーションができる
1点目が「場所を問わないコミュニケーションができる」です。
社内SNSはマルチデバイスに対応しているサービスも多く、営業先や出張先、テレワーク時など社員がどこにいても連絡を取り合えます。
例えば社内SNSを用いることで
- 営業先から即座に対応指示を出せる
- スケジュールの変更連絡などをスピーディーに連絡できる
などが期待できます。
またサービスによってはビデオ通話や音声通話もできますので、文面だけでは伝わりにくい連絡も通話で行えるため、テレワークとの相性も良いです。
社員がどこにいても円滑に連絡を取り合えるのは、生産性の向上にも大きく貢献するのではないでしょうか。
課内、課外問わず広くコミュニケーションを取れる
2点目のメリットが「課内、課外問わず広くコミュニケーションを取れる」です。
普段は課内の人とは話すものの、課外の人と触れ合ったり、密な情報共有を行ったりする機会は少ないのはないでしょうか？実際に課外の人と密な情報共有を行わなければ、組織として一体感も生まれず、「縦割り組織」の弊害が出てしまいます。
「縦割り組織」では
- 部署間で対立をしてしまう
- 連携を欠いたサービス提供をしてしまう
などの弊害が挙げられます。
質の高いサービスを顧客に提供するには部署間で連携しあい、一丸となる必要があるでしょう。
そこで有効なのが社内SNSです。
社内SNSでは課内・課外に限らずグループを設定したり、気軽にコミュニケーションを取ったりできます。また課外の人とも常にコミュニケーションを取ることで、新たなアイデアや人脈が生まれる場合もあるでしょう。
このように社内SNSは組織の連携強化、良いサービスの提供に役立つのです。
カジュアルにコミュニケーションを取れる
最後が「カジュアルにコミュニケーションを取れる」です。
社内SNSは私たちが日常生活で利用するSNSのように、カジュアルに社内の人と交流を図れるのです。
例えば社内SNSは社員に業務連絡を送るだけではなく
- 業務効率化に役立つアイテムを投稿できる
- 社員の投稿に「いいね！」を付けられる
などの機能も兼ね備えられているため、普段利用するSNS感覚で利用ができます。従来のメールのような定型文なども特段利用する必要もなく、誰もがカジュアルにコミュニケーションを図れるのも社内SNSの魅力の1つですね。
社内SNSを導入する際の注意点
本章では社内SNSを導入する際に注意すべき点を2点紹介します。
- 利用のルールを明確にする
- 使いやすい社内SNSを導入する
順番に見ていきましょう。
利用のルールを明確にする
1つ目の注意点が「利用のルールを明確にする」です。
なぜなら社内SNSも利用ルールを明確に定めなければ、トラブルにつながる場合もあるからですね。
例えば以下のような利用ルールがおすすめです。
- 時間外の利用は避ける
- メッセージへの返信ルールを決める
1の「時間外の利用は避ける」に関してですが、社内SNSは休日であろうと簡単に社員に連絡を取れる一面もあります。
そのため休日に上司から頻繁に連絡が来て、疲弊してしまう社員も少なくありません。
もちろん社内SNSは緊急時でも早く連絡できるメリットもありますが、緊急時以外は社員にプライベートを確保してもらうために、時間によって使い分ける必要があるでしょう。
2の「メッセージへの返信ルールを決める」に関してですが、社内SNSのように文面だけで連絡をしても、顔が見えないため理解をしてもらえたかどうか、わかりにくい場合も多々あります。
そのため
- 返信の際は必ず一言リアクションをする
- スタンプで反応する
などの小さなルールを定めておくと安心して利用ができるでしょう。
もちろん上記のルールはあくまでも一例です。社内の雰囲気や、社員のITリテラシーなどを考慮しつつ、自社に最適なルールを定めましょう。
使いやすい社内SNSを導入する
注意点の2つ目が「使いやすい社内SNSを導入する」です。
なぜなら使いやすいサービスを導入しなければ、社員の負担が増え、利用が浸透せず、導入が無駄になる場合もあるからです。
社内には
- SNSを使いこなせる人
- SNSを全く使ったことがない人
- 機械があまり得意ではない人
など、様々な社員がいますよね。
当然複雑なサービスを導入してしまったら、ITリテラシーがあまり高くない社員に負担をかけてしまいます。
全社員が社内SNSを使い、スピーディーに連絡を取れるようになるためには、誰でも直感的に利用できるようなツールの導入が大切なのです。
使いやすい社内SNSを選ぶためにも
- トライアル利用のあるサービスを選び、試してみる
- 少人数のチームで始めてみて、使い勝手を検証してみる
などがおすすめです。
また場合に応じて簡単な利用マニュアルの準備や、利用研修を行うと、より広い層に社内SNSが浸透するのではないでしょうか。
社内SNSを利用してコミュニケーションを促進させよう！
本記事では社内SNSの導入を検討する経営者や管理職の方に向け、以下の内容をご紹介しました。
- 社内SNSの概要とビジネスチャットとの違い
- 社内SNSがもたらす社内コミュニケーションへのメリット
- 社内SNSを導入する際の注意点
社内SNSはコミュニケーションを促進し、自社サービスにもたらす影響も大きいことを知っていただけたと思います。
もちろん利用の際は注意すべき点がありますが、働き方改革時代やコロナ禍において役立つことは間違いなしですので、ぜひ導入を検討してみてはいかがでしょうか。
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