こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
日本企業といえば、世界でも有数の企業が名を連ねる優秀さが売りだと思われてきました。実際に正しい部分もあります。モノやサービスの付加価値を表す名目GDPは、世界3位の実力を持っていることからも証明されているでしょう。ですが、実際にはそこまで簡単ではないのです。
日本企業は雑務が多く、労働生産性で見るとワーストトップに挙げられることもあります。なぜここまで落ち込むのか、そこには日本企業が持つ理由が隠れているのです。
目次
日本企業は雑務が多いのか？
雑務とはなんだったか
企業の中にはさまざまな仕事があります。それぞれ必要な仕事であり、うまく噛み合ったときに効果を発揮するといえるでしょう。ところが、何でもうまく噛み合うわけではありません。雑務ばかりが増えたときには、生産性が低下します。
そもそも雑務とは、売上げに直結しない業務のことです。日本企業で多いといわれてきました。ここに隠れている問題とは、雑務をはっきりと認識している企業が少ないのです。雑務といっても企業によって中身は異なります。売上げに直結しないから、全く必要がないというわけでもありません。裏方の仕事として必要になる場面もいくらでも出てきます。
問題はこの効率をどのようにアップさせるかです。日本企業に多く見られる雑務の大半は、生産性から見れば必要がありません。なぜ無駄と考えられるのか、そこが重要なのです。
日本企業の無駄な雑務
日本企業の雑務が無駄だといわれるのには理由があります。現在では少なくなりましたが、お茶出しから始まり、業務に直結しない書類の手間や作成など日本企業独特の風習が隠れているからです。
日本企業の雑務が多い理由としては、礼節を重んじる風習があるのは間違いありません。お客様がいらっしゃれば、しっかりと接待しなければいけないと考えます。お茶出しに関しても、不必要というわけではありません。しかし、できることは自分でするだけで、ここにかかる労力は必要なくなります。そのぶんだけ労働生産性が上がるわけです。
もっと深刻な部分では書類の作成が挙げられます。効率を良くするために専用書式を使ってやり取りする場合もあるでしょう。紙でやり取りしているだけで、時間もコストもかかります。設計書から始まり納品書、報告書などを製本しなければいけない場合も少なくありません。別の業務をしているにも関わらず、書類作成で時間を取られるのは日本企業の特徴です。
本来正しい情報が伝われば問題ないものでも、紙の端から何ミリあけて止めなければならないなと無駄な様式美にこだわるケースまで出てきます。このような行動は、労働生産性を向上させるわけがありません。特にこうした様式的な部分は行政から始まっています。つまり、その下流にある企業などは断ることはできないのです。雑務が減らない日本企業の特徴といえます。
いくらデジタル化を謳っても、行政から始まるこのようなシステムは日本企業の足を引っ張り続けてきたのです。
無駄に時間がかかる承認システム
新型コロナウイルスの影響により、さまざまな補助金のシステムが活用されてきました。これ自体は企業救済の意味から正しい方向性だったことは確かです。しかし、申請をしようとすれば非常に複雑で時間がかかるシステムが待っていました。
行政としてはIT化を狙った新規システムにより、手間は減ったと考えていたのです。現実的には入力が難しすぎ、システムのサーバー自体がうまく稼働しない等の問題と相まって、非常に問題の多い申請となりました。
では、役所に行って申請すれば良かったのかといえば、そのような時間があれば少しでも稼ぎたいと思うでしょう。役所での放送は驚くほどの時間がかかるからです。雑務が多いのは日本企業の特徴であるのは間違いありません。しかし、そもそも問題のある行政から連なるシステムがあるのです。雑務が多い理由の根幹ともいえます。
日本企業の雑務と生産性の向上
雑務はすべて不必要なわけではありません。それどころか意外と重要なものも隠れています。大事なことは生産性を向上させるために雑務が足を引っ張らない状況を作ることです。そのために有効なシステムを構築できれば、日本企業が持つ特徴を生かして生産性の改善に取り組めます。
雑務の中に仕事の基礎がある
雑務といっても、問題は仕事としてのとらえ方です。雑務の中には仕事の基礎もつまっています。売上には直結しませんが、底支えしているのが雑務だからです。そこにはメインの仕事に関連する内容も多く隠れています。
雑務の方向性として備品交換のようなだれかのためになるものもあるでしょう。だれかがやれば、他の人が助かるものも雑務です。これをおろそかにする意味はありません。仕事としての基礎が隠れているというのも、こうしたホスピタリティといえる部分にあるのです。
同様の考え方として、トイレ掃除があります。他の人がやりたくない仕事だけれど、快適で清潔な環境を作るためにはだれかがやらなければいけません。ここから学べることもたくさんあるのです。実際に率先して掃除している人もいるでしょう。普段の業務から見えないことも見えてくるからです。
つまり、日本企業の雑務は、生産性だけでは語れない部分も出てきます。雑務が多い理由の裏に隠れた、仕事につながる経験だったりもするのです。
生産性を下げるデメリット
日本企業に多い雑務は、デメリットもたくさん抱えています。このデメリットを解消できれば、無駄な雑務から解放されて仕事の効率をアップできるのです。日本企業にありがちなのが、精神的ストレスでしょう。例えばトイレの掃除をしなければいけないとします。
なぜ自分がしなければいけないか考えてしまう人もいるはずです。仕事が忙しくやることが多いのに、掃除に時間を取られたくないと考えるからこそストレスになります。これが無駄なミスを誘発するのは確かです。特にデジタル的にとらえる人には、ストレスに感じやすくなると考えられます。
ところが、本当に不必要なのかといえば、そうでもありません。生産性を高めるためにも大事な業務なのです。大事なことはとらえ方であり、自分ひとりではないことでしょう。ほんの少し見方を変えるだけで、雑務は雑務でなくなることもあるのです。
多い理由から見る雑務の減らし方
日本企業に生産性の足を引っ張る雑務が多いのも確かです。日本企業独特の理由が隠れてもいますが、効率化を目指すためにも転換しなければいけない時期に差し掛かっています。雑務を減らす方法としては、マニュアル化する方法やアウトソースしてしまうやり方が一般的です。これらの方法ならできるだけ簡素化できますし、自社以外のマンパワーを利用できます。
デジタル化して雑務を減らす方法も有効です。例えばスケジュール管理をデジタル化すれば、ホワイトボードへの書き込みなども不必要になるでしょう。小さな雑務の繰り返しが業務の負担を増やしている例です。デジタル化したことでフレキシブルに対応でき、業務拡大にもつなげられます。
業務へ集中させる取り組みも有効です。承認システムのように効率化を目指して時間を有効に使えるようにするだけでも、業務へ集中しやすくなっていきます。
必要のない雑務は改善していく
雑務の考え方はいろいろとありますが、必要性の低いものは改善しなければいけません。多い理由として、日本企業だからこそ行われている慣習もありますが、すべて不必要なわけではないのです。デジタル化できることで改善できる雑務は、できるだけ減らせば業務効率のアップにつながります。工数の多さなどからも判断できる部分も多いので、細かな分析も必要です。
特にスケジュール管理や承認といったシステムは、どんな企業でも雑務から解放しやすいポイントとなるのは確かです。日本企業だからこその細やかさは残したうえで、次のステップを目指していくといいでしょう。
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