こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
データの円滑な利用は、昨今のビジネスにおいて非常に重要度が高くなっています。オンラインストレージはその実現のため必要不可欠なものであり、多くの利点があるため、注目されています。
本記事では、オンラインストレージの特徴に加え、ビジネスに活用することの利点やサービス選定時の注意点を説明し、お勧めのサービスを紹介します。
また、オンラインストレージ以外の情報共有ツールについても、以下の記事で紹介していますので、ぜひ参考にしてみてください。
目次
オンラインストレージとは
クラウド上において、ファイルの転送・保管・共有を可能にするのが、オンラインストレージです。基本的にはブラウザ上での利用となりますが、近年では、エクスプローラーの画面上において、ファイルを操作することができる機能も増えています。
社内ファイルサーバー、プロジェクトにおける情報共有、取引先とのファイル共有等に利用されています。法人利用の場合は、セキュリティ及び管理面から考えると、有料サービスの利用がおすすめです。
ビジネスで活用できるオンラインストレージの選定ポイント
ストレージ量の上限
ストレージ容量は、サービス選定時に最重要となるポイントです。
各部署の情報を集約する必要がある大規模な企業等にとっては、ストレージ容量の検討は必須です。容量無制限サービスを選べば安心できますが、コストパフォーマンスを考慮し、適正容量のサービスを選定することが重要です。
イニシャルコスト・ランニングコスト
オンラインストレージは、利用ユーザー数の増加に伴いコストも増加していきます。
例えば、契約が月1,500円のA社と、月2,000円のB社であれば、
A社を利用した場合…1,500×10人×12ヶ月＝180,000
B社を利用した場合…2,000×10人×12ヶ月＝240,000
年間6万円の差額が発生し、ユーザー数が10倍の100人になれば、その差額が60万円になってしまいます。
初期段階で安易にサービスを選定してしまうと、企業が成長を遂げて100人規模となったときそのコストの負担が大きくなるため、しっかり検討してサービスを選定しましょう。
自社に合った機能の有無
オンラインストレージはデータ管理以外にも、情報共有やセキュリティなど様々な機能が付随されているため、選定時にはそれらの確認が必要です。
GoogleドライブやOneDriveであれば、他のアプリと連携して使用可能で、ExcelやWordを共有して共同編集もできるので、とてもおすすめです。
どのような機能を求めているのかを意識して、サービス選定を行うことが大切になります。
オンラインストレージサービス人気5選
Googleドライブ
社内オンラインストレージの代表例と言っても過言ではない「Googleドライブ」。
ビジネスプランG suiteでは、月600円/1ユーザーで、30GB の容量に加え、Googleアプリの大部分をチームで共有使用可能なので、コストパフォーマンス面において、他の追随を許しません。
≪Googleドライブ機能一覧≫
- Gmail
- Googleドキュメント
- Googleスプレッドシート
- Googleスライド
- Googleカレンダー
- Googleハングアウト
ドキュメントとスプレッドシートは、共有後にチーム内での共同編集が可能なので、社内外のコミュニケーションでも作業を進められます。
カレンダーは、チームメンバーであれば誰でも予定を確認可能で、作成した予定へ招待することもできるため、スケジュール把握や作成も容易に行えます。
企業規模に関わらずに導入しやすいように様々な料金プランが設定されており、おすすめのサービスのひとつです。
≪プラン名・容量・料金≫
プラン名：Google ドライブ
容量：15GB
料金：無料
プラン名：Google One
容量：100GB～30TB
料金：250～39,000円／月
プラン名：G Suite Basic
容量：30GB
料金：600円／月
プラン名：G Suite Business
容量：無制限
料金：1,200円／月
プラン名：G Suite Enterprise
容量：無制限
料金：3,000円／月
個人利用であれば、無料プランで15GBまで利用可能なので、まずは無料プランから始めて、必要が生じれば有料プランへ移行すれば問題ありません。
Dropbox
Dropboxは世界的シェアを誇り、初心者でも使いやすいシンプルなデザインを武器に、5億人以上のユーザーを獲得しています。
特徴としては、スムーズな情報共有の他、マルチデバイスに対応しているため、時間場所を問わずアクセス可能で、高速同期も魅力的です。
ビジネスプランは容量が3TB or 無制限になる他、メンバー内においてグループを作成でき、フォルダへのアクセス権限付与も可能ですし、誤消去したデータも復元可能で、データ紛失リスクの回避もできます。
また、チームのアクティビティ監視や、リンクデバイスの確認、社内外におけるデータ共有情報把握など、様々な機能も実装されています。
≪プラン名・容量・料金≫
プラン名：Dropbox Basic
容量：2GB
料金：無料
プラン名：Dropbox Plus
容量：1TB
料金：1,000円／月
プラン名：Dropbox professional
容量：2TB
料金：2,000円／月
プラン名：Dropbox Business Standard
容量：3TB
料金：1,250円／月
プラン名：Dropbox Business Advanced
容量：無制限
料金：2,000円／月
プラン名：Dropbox Business Enterprise
容量：無制限
料金：要相談
無料プランの容量は2GBのため、残容量については注意が必要です。
OneDrive
OneDriveの最大の特徴は、Microsoft社が提供しているため、Officeアプリとの連携が可能な点です。OneDrive上に保存・共有したExcelなどのアプリを使用し、リアルタイムでの共同編集が可能です。
≪OneDrive機能一覧≫
Word
Excel
PowerPoint
Outlook
OneNote
Microsoft Teams
Yammer
※ビジネスプランでは、各アプリの最新版が使用可能です。
また、スマホなどから時間場所を問わず作業可能で、一つのデバイスで更新を行えば、他でも反映されるため、同期も簡単です。OneDriveを導入に伴って、Officeアプリの共有使用が可能となるため、既にOfficeアプリを利用している会社に特にお勧めです。
≪プラン名・容量・料金≫
プラン名：無料プラン
容量：5GB
料金：無料
プラン名：OneDrive 50GB
容量：50GB
料金：249円／月
プラン名：Office365 solo
容量：1TB
料金：12,744円／月
プラン名：OneDrive for Business
容量：1TB
料金：6,480円／月
プラン名：OneDrive for Business
容量：無制限
料金：13,080円／月
プラン名：Office365 Business Premium
容量：15GB
料金：16,320円／月
DirectCloud-BOX
DirectCloud-BOXの特徴は、ユーザーIDやストレージなどの管理作業の手間やデータ消失などのリスクを解決してくれるという点です。
複数のファイルの移動やアップロードを簡単に行えるため、効率的です。
≪プラン名・容量・料金≫
プラン名：ベーシック
容量：100GB
料金：10,000／月
プラン名：スタンダード
容量：300GB
料金：30,000／月
プラン名：ビジネス
容量：2TB
料金：90,000／月
プラン名：プレミア
容量：5TB
料金：180,000／月
セキュアSAMBA
セキュアSAMBAは様々な使用容量に対応可能なプラン設定がされている法人向けのサービスです。フリープランであれば、3ユーザー・5GB/月まで初期費用及び月額費用無料で利用可能です。
また、法人利用を想定しているセキュアSAMBAでは、障害対策と運用監視が24時間365日体制で行われており、セキュリティ対策も充実しています。
アクセス権限も詳細に設定可能なので、まさに法人利用に最適なサービスです。
≪プラン名・容量・料金≫
プラン名：フリープラン
容量：5GB
料金：無料
プラン名：スタートプラン
容量：100GB
料金：5,000／月
プラン名：ライトプラン
容量：100GB
料金：15,000／月
プラン名：ミディアムプラン
容量：300GB
料金：25,000／月
プラン名：ビジネスプラン
容量：500GB
料金：35,000／月
法人向けサービスの中では低価格で、少人数利用にも対応しています。無料トライアルは、機能の制限なく、20GBの容量を使用可能です。
ビジネス向けのオンラインストレージサービスの活用
オンラインストレージについて理解は深められたでしょうか。
オンラインストレージの導入において有料サービス選定時に一番大切なのはセキュリティ対策ですが、それと同等に大切になってくるのはコストパフォーマンスです。セキュリティ面で必須機能を確認し、その上で長期継続可能なサービスを探しましょう。
この機会に業務の効率化が期待できるオンラインストレージの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
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