こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
「業務効率化のためのシステムを導入することで、どのような効果を得られるのだろう」「業務効率化システムにはどのようなものがあるのだろう」
上記のように考えている人のために、今回は業務効率化システムやツールの導入で得られる効果や業務効率化ツールの種類について解説します。
業務効率を改善したい、とお考えの人はぜひ今回の内容を参考にしてみてください。
業務効率化とは
業務効率化とは、作業に潜むムダな部分を減らしたりなくしたりすることで、業務の効率性を改善していく取り組みのことです。
業務を効率よく進められることで時間的・経済的コストの削減、生産性の向上が期待できます。
またコストの削減によって社員の負担を軽減できたり、生産性が上昇して利益を獲得できれば社員への給与が上がったり、といったメリットも見込めます。
このように業務効率化は企業だけでなく、社員に対しても多数の利点が存在します。そのため業務効率化は日本全体で推し進めるべき施策といってよいでしょう。
実際に政府はITツールを導入した企業に補助金を支給するなど、業務効率化に関わる取り組みを支援しています。
業務効率化が必要な理由
業務効率化は、企業活動に欠かせない要素の一つです。しかし業務効率化がなぜ必要なのかを正確に述べられる人は少ないのではないでしょうか。
ここでは業務効率化が必要な理由を、実際のデータを元に説明していきます。
働き手の不足
現在の日本で懸念されているのが、将来的な働き手の不足です。
国立社会保障・人口問題研究所が発表した「日本の将来推計人口（平成29年推計）報告書」では、労働の担い手である15～64歳の人口は、平成77（2065）年に4,529万人まで減ってしまうと予測されているのです。
この15～64歳の人口を「生産年齢人口」といい、平成7（1995）年に8,726万人に到達してから減少の一途をたどっていることも分かっています。
また平成77（2065）年時点で0～14歳の人口は日本全体の10.2%、一方65歳以上の人口は38.4%にまで達するとの見立てもあり、少子高齢化の進行は避けられないものとなっています。
生産年齢人口の低下は労働力の減少を意味し、労働者の確保が難しくなると考えられます。労働者を新しく雇えなくては、必要な業務量をこなせないでしょう。
ひいては企業活動が滞り、日本経済全体の衰退を招きかねません。来るべき労働力の低下に備え、業務の効率化を前提とした企業活動が求められているのです。
労働生産性の向上
諸外国より労働生産性が低いことも、日本経済における課題の一つです。
日本生産性本部が実施した「労働生産性の国際比較2020」によると、日本人による1時間あたりの労働生産性は47.9ドルでした。この数字はOECD（経済協力開発機構）加盟国37カ国のうち21位で、先進国7カ国のうちでは最下位という結果に。
また「日本の労働生産性の動向2020」という調査では、2019年度における1人あたりの名目労働生産性は821万円で、実質労働生産性の上昇率は2年連続でマイナス傾向にあることが判明しています。
このように国内のみで考えたとしても、生産性は下がり続けていることが分かりますよね。近年では競争のグローバル化やデジタル技術の発展で、産業構造や消費者ニーズの変化は激しさを増しています。
常に変化し続ける市場で生き抜くためには、商品やサービスを作り続けなければいけません。
そのため業務の最適化を進めることで新たな企業活動へ費やせるリソースを生み出し、生産性の向上を図っていくことが重要といえます。
システム導入によって得られる効果
業務効率化にはシステムやツールの導入が欠かせません。ここではシステムの導入によって得られる具体的な効果をご紹介します。
タスク管理が容易になる
タスク管理ツールを導入すれば、社員やチームが抱えるタスクを簡単に把握できます。
ツールの機能によって業務量や工数を可視化できるので、ムダな業務や作業を客観的に判断可能です。
具体的には進捗状況を確認しやすい、どの業務を優先するか決めやすくなるため、業務の効率化が促進されるという効果が生まれます。
またタスクの一元管理もできるので、伝達漏れやタスク漏れにもすぐ対応できます。
社内ノウハウのナレッジ化
ナレッジとは社員が持つ知識や経験、ノウハウなどを、共有できる形に可視化したものを指します。
例えばツールの使用方法をマニュアルに直し、多くの社員がマニュアルを閲覧できるような仕組みを整えることがナレッジ化です。
ノウハウをナレッジ化することで業務をより効率的に進められるので、作業効率が改善されます。
またデータベースを構築すれば情報を引き出しやすくなるので、人材育成にかかっていたコストの削減も実現できます。
定型作業の自動化
事務職に多いルーティーン化した作業を自動的に行うことで、作業にかかっていた工数や時間を短くできます。
例えば表計算ソフトを用いた集計・分析作業や、書類の作成などの自動化が可能です。これらの作業は単純な割に量が多く、集中力を欠いてミスを招くことがあります。
しかし自動化ツールならデータの見落としや見間違いなどの心配はないので、作業担当者の負担を軽減させられます。
ペーパーレス化
データの管理や共有をツールでおこなうためには、書類等の電子化が必要になります。
企業やプロジェクトの規模が大きくなるにつれ資料の数も増え、管理がしにくくなるものです。
しかしペーパーレス化が進むことで必要な情報にすぐアクセスできるようなるので、検索にかかっていた時間を短縮できます。
また紙代や印刷代の削減や保管場所の省スペース化、紛失のリスクがなくなる、といったメリットも生まれます。
業務効率化を助けるシステムの具体例
業務効率化を目的としたシステムやツールは数多く存在します。ここからは代表的な業務効率化ツールをご紹介します。機能や強みについて説明するので、ツール導入時の参考にしてみてください。
グループウェア
グループウェアとは情報の管理・共有に長けたITツールです。社員やチーム間における意思疎通の円滑化を目的としています。
具体的な機能としてはデータやファイルの共有、スケジュール・タスク管理、ワークフローシステムなどが挙げられます。
またグループウェアにはタブレットやスマートフォンで使用できるものもあるので、外出先からでも必要な情報にアクセスできたり、承認を済ませたり、といったことが可能になります。
コミュニケーションツール
社員同士のコミュニケーションを促進させるツールです。
ビジネスチャットや社内SNS、Web会議ツールなどがあり、離れていても話し合いが可能になるので場所的・時間的コストの削減につながります。
テレワークを実施している企業ではよく活用されているため、使ったことがあるという人も多いのではないでしょうか。
また社内交流を活発化させることで組織の風通しがよくなったり、会社への帰属意識が高くなったり、などの効果も期待できます。
RPA
RPAとは正式名称を「ロボティックプロセスオートメーション」といい、パソコンを用いておこなう事務作業などを自動化できるツールのことです。
RPAの強みは作業の正確さ、作業スピードの速さです。また休ませる必要もないので、24時間365日稼働し続けられます。
そのため定型作業をRPAに任せることで人間の手でおこなうのと同程度、もしくはそれ以上の成果を得られるでしょう。
また作業にかかっていた人件費の削減や、人手を別の作業に回せるので生産性の向上も期待できます。
MA
MAは「マーケティングオートメーション」を省略した言葉で、顧客情報の管理や分析に活用できるツールを指します。
MAでできることは、顧客へのメール配信や顧客リストの作成など、マーケティング業務の自動化です。
業務プロセスを省略・簡略化することで、単純作業に忙殺されがちな担当者の負担を軽減し、本来のマーケティング業務に集中できるよう支援します。
最適なシステム導入で業務効率化を促進させよう
今回は業務効率化とは何か、業務効率化が必要な理由、システムを導入することで得られる効果、業務効率化システムやツールなどについてお伝えしました。
業務効率化を支援するシステムやツールは多くのメーカーによって提供されています。そのため自社の課題やニーズにそぐわないツールを適当に導入してしまっては、適切な効果を得られません。
システムやツールを導入する前に、自社にどのような課題があり、どのようなツールを用いれば解決できるのかを十分に検討するようにしてください。
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