こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
ビジネスで「ITリテラシー」という言葉を耳にする機会も多くなったのではないでしょうか。ITリテラシーとは社員がIT技術を理解し、使いこなす能力を指します。IT技術の活用によって業務効率化することが、今やビジネス成功の鍵となっています。
よって、ITリテラシーは業務効率に直結する重要な要素です。社内のITリテラシーが低いと、IT技術を活用して業務効率化することは難しいでしょう。しかし実際のところ、ITリテラシーが低いとお悩みの企業も多いですよね。
そこでこの記事では、社内のITリテラシーが低い原因や、その対策についてご紹介します。ITリテラシーを高めたいとお考えの方は、ぜひご覧ください。
社内のITリテラシーが低い3つの原因
社内のITリテラシーが低い職場には、さまざまな原因が考えられます。まずは、特に大きな3つの原因について解説します。
社員へのIT教育が不十分
ITリテラシーは、IT教育によってある程度向上させることが可能です。コンピューターやネットワークなどに関する教育を行うことで、社員のIT技術に対する理解が深まり、ITリテラシーが高まります。裏を返せば、このようなIT教育が不足しているとITリテラシーの低い社員が多い原因となります。
日頃からスマートフォンやタブレットに触れている若手社員は、IT技術への理解が高いケースも多いでしょう。反対に、そういった機器を利用する機会の少ない年齢層の高い社員は、ITリテラシーが低い傾向があります。年齢層に関わらず社員のITリテラシーを向上させるためには、全社的にIT教育の場を定期的に設けると良いでしょう。
社内にIT人材が少ない
社内のITリテラシーを高めるためには、IT技術の導入やIT教育の実施を主導するIT人材が必要不可欠です。しかし、「IT 人材需給に関する調査」によるとIT人材は不足しており、今後さらに深刻化していくと試算されています。そのため社内に十分なIT人材がいないことも多く、ITリテラシーが高まらない原因となるのです。
IT人材が不足していると、年々巧妙化していくサイバー攻撃などのリスクに対応できないことも考えられます。もちろんIT人材を積極的に採用できれば話が早いのですが、人手不足を考えると容易ではありません。後ほどご紹介する、ITツールの活用などで補うのが良いでしょう。
IT技術に触れる機会が少ない
社内にアナログ業務が定着している職場だと、IT技術に触れる機会は少ないでしょう。アナログ業務を不便に感じていても、「昔からのやり方だから」とそのままにしてしまいがちです。結果としてITに関する有用な情報が社員にあまり入らず、ITリテラシーが高まらない原因となります。
前述のようにIT人材が不足していることもあり、率先して変えようとする人がいないことも大きな要因です。IT人材の確保が難しい場合は、ITリテラシーが高くない社員でも使いやすいITツールの活用をおすすめします。
社内のITリテラシーを向上して業務効率化するなら「グループウェア」
このように、さまざまな原因によって社内のITリテラシーが低いとお悩みの企業は多いでしょう。社内のITリテラシーを高めるためには、「グループウェア」の導入が最もおすすめです。グループウェアはオンラインで使えるITツールの1種で、社内の情報共有やコミュニケーションを促進します。
グループウェアは多くの社員が使うことを想定して、誰でも使いやすいインターフェースとなっています。そのため社員のITリテラシーに関わらず容易に利用でき、社内へのIT技術の浸透を促進するのです。グループウェアを通してIT技術の知識や使い方への理解が深まり、ITリテラシーの向上につながるでしょう。
ここでは、よりITリテラシー向上に役立つグループウェアを選定するための3ポイントをご紹介します。なお、グループウェアが持つ機能はさまざまです。具体的にグループウェアでできることについては、以下の記事をご覧ください。
「クラウド型」を選ぶ
グループウェアには、データ管理を社内サーバーで行う「オンプレミス型」と、クラウドサーバーで行う「クラウド型」の2種類が存在します。導入するなら、クラウド型のグループウェアがおすすめです。
クラウド型であれば社内サーバーの構築が不要なだけでなく、サーバー管理の手間もかかりません。そのためスピーディーに導入できる上に、導入後も少ない負担で使い続けられます。結果として、グループウェアを社内に浸透させやすいでしょう。
シンプルに使いやすいものを選ぶ
グループウェアのインターフェースは、サービスによってさまざまです。大半は使いやすさを重視したものですが、中には操作画面が見づらかったり、操作が複雑だったりするものも。グループウェアを選ぶ際には、シンプルに使いやすいものを選びましょう。
そうすることでITリテラシーの低い社員でも負担なく利用でき、グループウェアが社内により浸透しやすくなります。操作画面や操作方法を公式サイトで確認し、使いやすいサービスかどうか判断すると良いでしょう。
セキュリティ性が高いものを選ぶ
クラウド型のグループウェアを利用する場合、クラウド上のサーバーでデータ管理することとなります。万が一のトラブルを防ぐために、セキュリティ性が高いグループウェアを選びましょう。
とはいえ、大半のグループウェアはセキュリティ対策が充実しており、大きな問題が発生することはまずありません。不正アクセスの監視やバックアップなどセキュリティ対策もさまざまなので、公式サイトで確認すると良いでしょう。
グループウェアで、ITリテラシーの高い職場づくりを！
今回は社内のITリテラシーが低い原因や、その対策として効果的なグループウェアをご紹介しました。
企業が今後生き残るためには、社内のITリテラシーを高めて業務効率化することが大切です。その実現方法として、グループウェアを導入するのが良いでしょう。グループウェアの導入により社員のIT意識が高まるだけでなく、情報共有がスムーズになりチームワーク強化も期待できます。
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