こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
社内の情報網は、企業の生産性に影響する大切な要素のひとつです。たとえ悪いニュースであっても、社員にとって必要な情報は、社内全体に確実に周知しなければなりません。
とはいえ、最近ではテレワークなど、オフィスで直接会えない社員がいることも多いですよね。そのため、社内全体への業務連絡は難しくなりつつあるといえます。
社内全体への業務連絡を、口頭やメールで行っている企業が多いのではないでしょうか？しかし、口頭やメールでの業務連絡にはデメリットも多く、生産性を落とす要因にもなり得るのです。
今回は、社内全体への業務連絡に苦労している企業にインタビューしました。その結果明らかになった、課題点と解決策をご紹介します。
口頭でまとめて業務連絡するのが難しく、メールや電話を使うことに
今回インタビューした企業はサウンド制作会社で、アニメやラジオ、ドラマCDなどの制作や収録を行っています。
収録するための自社スタジオがあり、声優やライブ配信者が夜通しイベントを開催することもあります。イベント中はスタジオが長時間使用できないため、全社員に周知しておかなければなりません。またその他にも、大きな案件を獲得した場合など、全社的な業務連絡が必要なケースが多く存在します。
しかし仕事柄、全社員が1か所に集まるタイミングがほとんどないため、口頭で全社員にまとめて業務連絡することは難しいのです。しかも、テレワークで自社にほとんど顔を出さないメンバーもいます。そのため、メールや電話といった手段で多くの社員に連絡しなければならず、とても手間がかかるそうです。
連絡手段が分散すると非効率的な上に、連絡漏れのリスクも
こちらの企業では社内での業務連絡は基本口頭で、必要に応じてメールや電話を使っている、とのことでした。
社内全体に周知したい情報がある時は、出来る限り多くの社員が集まるタイミングに口頭で連絡します。テレワークなどで直接連絡できない社員については、メールや電話で業務連絡することになります。
全社員が集まるタイミングは少ないため、口頭にメール、電話といった複数手段を使った業務連絡が必要です。連絡手段が分散すると時間がかかるのはもちろん、連絡漏れのリスクも高まります。
それに、口頭や電話ではデータとして残らないため、忘れてしまう恐れもあります。また、メールでは他の業務連絡と重なり、見逃してしまうことも多いでしょう。
グループウェアの掲示板機能で、社内全体への業務連絡を一本化
社内全体にまとめて業務連絡するためには、グループウェアの掲示板機能を使うのがベストです。
グループウェアだと、業務連絡をすべてWeb上で行えます。パソコンはもちろんスマートフォンからでも確認できるため、テレワークなど直接会えない社員にも周知可能です。しかも、連絡手段を一本化することで連絡漏れを防げるうえに、格段に連絡スピードをアップできます。
また、連絡事項はすべてWeb上で管理されるため、口頭や電話のように忘れる心配もありません。さらに、メールと切り離して管理できるため、他の業務連絡に埋もれることも防げます。
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