こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
どの業界にも「営業職」という、自社サービスをお客様に提案する役職があります。営業は、お客様のニーズに的確かつ迅速にこたえるためにも「円滑なコミュニケーション」と「社内での情報共有」が必要とされます。
このような問題をすべて解決するのが「ビジネスチャット」です。ビジネスチャットを導入することで「円滑なコミュニケーション」と「社内での情報共有」に加えて業務の効率化を実現します。
本記事では、営業のどのような場面でビジネスチャットが活躍するのかを以下の流れでご紹介します。
- ビジネスチャットの導入で営業に与える3つの効果
- ビジネスチャットの導入で得られるメリット
- ビジネスチャット活用事例
- ビジネスチャットを営業に活用しましょう
ビジネスチャットの導入で営業に与える3つの効果
グループチャット機能でリアルタイム情報共有
グループチャット機能は、すぐに返事がほしい時や外出中などのリアルタイムで情報が欲しいときに便利なツールです。
例えば、テキストを送りたいと思った場合、グループチャットにあらかじめメンバーやグループを登録しておけば、そのテキストをボタンひとつで簡単に送信することができます。つまり、メッセージやファイルをメールのよりも迅速かつ簡潔に送信することができるのです。
さらに、短い文でのやりとりが多くなるため、メッセージを送る側は要点を押さえることが上手になり、結果的に全体の作業効率がアップする効果が生まれます。
自由な場所でのWeb会議が可能
ビジネスチャットは、インターネット環境があれば国内外どこからでも利用可能です。例えば、近年推進されてきているテレワーク（在宅ワーク）を実施する際や商談、出張先でもスムーズに業務を行うことができます。
また、ビジネスチャットの基本的な機能として、複数人での音声通話やビデオ通話が利用できます。音声電話やビデオ電話を上手に活用できれば、オフィスに行かずとも社内のWeb会議やオンライン講座が時間と場所を選ばずに参加することができます。
ビデオ通話でやりとりすると、お互いの表情や反応を見ながらリアルタイムで会話ができるため、円滑なコミュニケーションをとることができます。
タスク管理によるスケジュール管理の徹底
タスク管理機能では、自分のやるべき仕事（タスク）を、メンバーのスケジュールやその日の進捗度を確認することができます。タスクの優先度や仕事量を管理することで、一人一人がその日にやるべき仕事の順番や進捗状況を確認でき、それぞれに適格なアドバイスをおくることができます。
タスク管理をすることで個人個人の生産性向上に加えて、タスク漏れや期限の超過などの大きなミスを未然に防ぐことにも繋がります。
ビジネスチャットの導入で得られるメリット
各部署で情報共有の効率化が可能
ビジネスチャットでは、メールよりも要件を端的に伝えることができるため情報を迅速に共有することが可能です。
従来の紙とメールを中心にした情報共有が、従業員のストレスの原因となり作業効率を低下させているケースも少なくありません。ビジネスチャットを活用することで情報共有がしやすい環境づくりを実現させ、従業員の業務がスムーズに行えるようサポートする役割を担っています。
また、タスク機能やファイル機能などのさまざまな機能を活用することにより、情報が分散することなく必要な情報を必要なときに確認することができます。さらにテレワークなどで離れたところで仕事をする際にも、作業が円滑かつ効率的におこなえるところもビジネスチャットのメリットといえます。
メールよりセキュリティが高い
ビジネス上、連絡のやりとりのなかで、個人の情報や社内秘情報を伝えなければいけない場面も多いと思います。普段のメールではセキュリティ面に不安を抱えているため、電話でのやりとりが多くなり、効率がとても悪いといった声も多く耳にします。その点、ビジネスチャットはセキュリティレベルが非常に高いため、安心してご利用いただけます。
ビジネスチャットの基本的なセキュリティ機能として、ユーザーによる管理や通信内容の暗号化、アクセス制限、監視機能などがあります。また、１つのスレッド内でメッセージをやりとりできるため、誤送信などのリスクも低くなっています。
充実したセキュリティ機能を備えているサービスが多く、メールでやりとりをするよりも安全に送受信が可能。情報漏洩のリスクを減らしたいと考えている会社にはとてもおすすめです。
ファイルの送信が可能
ビジネスチャットは、メッセージだけではなく、仕事で必要となるワードやエクセル、パワーポイント、画像や動画といった様々な種類のファイルも添付することができます。
添付ボタンひとつで簡単に高いセキュリティに守られながら送受信できるので、ファイルの送受信を頻繁に行う会社にもビジネスチャットは導入されています。
ビジネスチャット活用事例
円滑なコミュニケーションにより社員の意識が変わった事例
ビジネスチャットを導入することで社員間のコミュニケーションが迅速になり、テレワークもスムーズに行えるようになりました。
例えば、メールを使用していたときは送る側も受けとる側も、メールを確認し返信をするまでには、とても時間がかかることを認識していました。ですが、ビジネスチャットを導入してから、操作が簡単になり連絡がしやすくなったため、自然と返信の速度も早くなり、徐々に「連絡を見たらすぐに返す」といった意識が定着していきました。
グループ内で素早いメッセージのやり取りが行われると、一人一人の意識が少しずつ変わりはじめ、はじめは返事が遅かった社員たちも自然と返信スピードが早くなっていきました。
チャット機能により情報の共有が簡素化した事例
ある福祉施設では利用者の個人情報を紙媒体で管理していたのですが、申請書類や利用者の状態を確認する際に情報が多すぎて記録を探すのにとても時間がかかっていました。また、大切なお客様との電話でのやりとりを記録に残さず、伝言を伝えないまま、後々思わぬトラブルに発展するケースもあります。
ですが、チャット機能を導入したことで、利用者や施設に関連するデータの共有が楽にできるようになりました。チャット機能は情報漏洩のリスクも低く安心して利用することができます。
ビジネスチャットを営業に活用しましょう
本記事を読んでビジネスチャットについての理解を深められたでしょうか。
本記事でご紹介したようにビジネスチャットを導入することで、営業には欠かせないコミュニケーションスキルや時間効率能力がさまざまな機能を活用していくなかで自然と身に付きます。そして、ビジネスチャットの最大のメリットは場所や時間を問わず、気軽なコミュニケーションとリアルタイムな情報の共有です。
外出することが多い営業の仕事もビジネスチャットで効率的になり、クライアントへの対応が迅速になると信頼関係にもつながります。
また円滑なコミュニケーションでスピード感のあるやり取りが可能になり、クライアントとの取引もスムーズに進めることが可能です。メリットだらけのビジネスチャットを導入してみてはいかがでしょうか。
スケジュール管理のことなら、私たちにご相談ください。
私たちは、予定共有ができるスケジュール管理クラウド「クロジカスケジュール管理」を提供しています。 豊富な知見を活かし、お客様のお仕事に合ったご利用方法をご提案します。 チームの情報共有でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。
