こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
バックオフィス業務を効率化することは、組織全体の効率化につながります。本記事ではバックオフィスについての概要と、バックオフィス業務の効率化についてご紹介していきます。
目次
バックオフィスとは
バックオフィスとは、顧客と直接やり取りを交わす営業担当者などを、後方から支援する業種のことです。
事務部門や管理部門と呼ばれたりもします。バックオフィスの主な業種としては、「経理」「総務」「人事」「法務」「財務」「労務」があります。以下で詳しく説明していきます。
- 経理は給与計算や決算書作成など、事業活動で発生する収支の管理・計算をおこないます。
- 総務は消耗品の補充など備品管理やイベント運営などの施設管理をおこないます。
- 人事は人材採用、人材管理などをおこないます。社員の異動や退職の手続きなど人材に関する幅広い業務をこなします。
- 法務は法律に関する業務をおこないます。契約書の確認や訴訟対応などが主な業務にあたります。
- 財務は経理が作成した帳簿をもとに、資金管理や予算の調達をおこなったりします。
- 労務は社員の勤怠管理や社会保険の手続きなど、労働に関する業務をおこないます。 バックオフィス業務は企業の功績に直結するような業務ではありませんが、非常に重要であることに変わりはありません。
総務部門が社内の蛍光灯の取替をおこなったり、経理部門が経費の計算をしてくれているわけですが、これらの業種が無くなってしまえば、営業部門や企画部門の人たちが自分たちで蛍光灯を取り替えたり経費の計算をしなくてはなりません。
蛍光灯の取り換えなどは自分たちで出来なくは無いにしても、そのような単純作業に時間をとられてしまうのは好ましくないですよね。また、経理や法務の仕事は集中力や専門性を要する仕事であるため、営業担当や企画担当の人が簡単に取って代われるものでもないでしょう。
このように、間接的な支援であることには変わりありませんが、非常に重要な役割を担っているのがバックオフィスなのです。
バックオフィスを効率化することのメリット
後方支援が主な業務のバックオフィスですが、それらの業務を効率化することで得られるメリットはどのようなものがあるのでしょうか。
ヒューマンエラー防止
バックオフィスの業務はデータ入力や集計、照合といったものが多く、集中力を要するものが多いです。
そのような業務を手入力などでおこなっていると、ヒューマンエラーが起こる確率が大きくなります。業務を自動化するなどして効率化することにより、手入力によるヒューマンエラーの防止につながります。
生産性向上
バックオフィスの業務を効率化することで、組織全体の生産性向上が期待できます。ある程度ルーティーン化されている定型業務は、自動化することによる弊害が少なく、比較的簡単に効率化できるはずです。
単純な作業を自動化して効率化することにより、他のより複雑な業務に時間を割いたり、余裕を持って業務全体に取り組むことができます。 また中小企業などの場合は、社員が営業などのフロントオフィスと総務などのバックオフィスを兼任していることがあります。そのような場合でも、可能な限り業務を自動化して効率化することで、個人の負担を軽減することにつながります。
コストの削減
バックオフィスを効率化することで、コストの削減につながります。紙の書類を電子化してペーパーレス化することで、印刷代などのコストが節約できます。また、定型作業を効率化できれば、業務全体にかかる時間が減り、残業代や人件費などのコスト削減も期待できるでしょう。
バックオフィスが抱える課題
バックオフィスを効率化するべき理由がいくつかあります。以下で詳しく見ていきましょう。
業務量が多い上ミスが許されない
バックオフィスの業務は多岐に渡るうえに、契約書の確認や決算書作成などミスが許されないものが多いです。このことからも、自動化によってヒューマンエラーを防ぐことの重要性が指摘されています。
人手不足
バックオフィス部門は、営業担当や企画担当のように直接的な利益を生み出すわけでは無いので、リストラや人員削減の標的となりやすいです。そのため、慢性的な人手不足も起こりやすいのです。
業務の属人化
バックオフィスの課題として、業務の属人化が挙げられます。属人化とは、業務が特定の人にしかおこなえない状態のことをいいます。業務が属人化していると「今日はAさんが休みでこの仕事が出来ない」といったように業務停滞の原因となってしまいます。
属人化が頻繁に起こると、バックオフィス全体が停滞することもあります。そうなると、フロントオフィス業務にも悪い影響を与えてしまいかねません。
業務フローやマニュアルで改善
バックオフィスを効率化し、従来の課題を解決するためには、どうすればよいのでしょうか？以下では「業務フローの作成」「業務マニュアルの作成」「ITツールの導入」の3点についてご紹介していきます。
業務フローとは
業務フローとは、業務の流れを、効率性や安全性を意識して流れ図にしたものをいいます。スイムレーンという枠で部門を表し、業務内容を記号で示して各業務を矢印でつないでいきます。つまり業務を図式化するのです。
業務フローを作成するためには、まずは現場の人たちの声を聞いて、業務手順を洗い出していくことが重要です。また、矢印や記号などは極力最低限を意識し、誰が見てもわかりやすいように意識しましょう。業務フローを作成することで業務の属人化を防ぎ、バックオフィス全体の生産性を上げることが期待できます。
業務マニュアルとは
業務マニュアルとは、業務の大まかな流れを示した手順書です。業務フローがより細分化された業務の手順だとすると、業務マニュアルは業務全体やプロジェクト全体の流れを示したものと言えるでしょう。
業務フローや全体の要領が明確になっていることで、業務効率や作業品質の標準化が期待でき、業務を滞らせることなくフロントオフィスを効率的に支援することが期待できます。
ITツールを導入してさらに効率化
ITツールとは、仕事上の業務を自動化することで業務効率化、生産性向上を図るためのインターネット上のツールです。主な機能としては、社員や顧客とのスケジュールを確認するカレンダー機能やスケジュール管理機能、基本的なチャット機能やファイル機能、電子契約機能やオンライン会議機能、日程調整機能などがあります。
バックオフィスは日々多忙な業務に追われ、紙の書類が積み重なっていくこともあるでしょう。しかし紙の書類だと、探すのが大変だったり、破損する可能性もあります。ITツールで書類やスケジュール表を電子化することで、紙のように探すのに時間がかかったり、破損したりする心配もなくなります。
電子上の書類は検索機能で探すのが簡単なので、業務にかかる無駄な時間を短縮することにつながります。 また、表計算などはITツールが自動的に計算してくれるため、従来のような手入力によるヒューマンエラーを防ぎます。このようにITツールを駆使していけば、バックオフィスの課題であった業務量の多さや人手不足を解消できるでしょう。
バックオフィス業務の効率化は組織全体に有効
後方支援が優秀であれば、フロントオフィスも活気づくのです。そのためにも、バックオフィス業務を効率化することは非常に重要なことと言えます。
バックオフィス業務を効率化して、組織全体を活気づけていきましょう。
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